Cómo organizar un gran Hackathon

Si se ejecuta correctamente, una serie de hackathons puede establecer un flujo de ideas valiosas. También puede tener un efecto cultural significativo dentro de su equipo, despertando potencialmente una mentalidad de experimentación e innovación

Este artículo explicará diferentes tipos de hackathons. Discutirá los objetivos, los criterios de éxito y otras consideraciones importantes.

Según la Wikipedia, un hackathon se define como » … un evento similar a un sprint de diseño en el que los programadores informáticos y otras personas involucradas en el desarrollo de software, incluidos los diseñadores gráficos, los diseñadores de interfaces, los gestores de proyectos y otros, a menudo incluyendo expertos en la materia, colaboran intensamente en proyectos de software»

En la práctica, se utiliza con frecuencia para describir cualquier iniciativa de generación de ideas, con o sin entrega de software funcional.

Mi propia definición sería:

Un reto intensivo de ideación, prototipado y presentación centrado en el software sobre problemas u oportunidades conocidas o desconocidas.

Intensivo en la definición anterior implica un proceso de tiempo limitado que pide a los participantes lo «imposible»: presentar soluciones novedosas a problemas concretos o ideas innovadoras y prototipos sobre nuevas oportunidades de negocio.

Los Hackathones están impulsados por la tecnología y se centran principalmente en el software, de ahí el elemento centrado en el software de la definición. Un Hackathon es muy exigente con los participantes, ya que no sólo requiere grandes habilidades técnicas y de codificación, sino también de ideación y presentación.

Se pide a los participantes que aporten grandes ideas, formulen un prototipo y establezcan prioridades de forma inteligente; luego se autoorganizan y ejecutan: investigan rápidamente, preparan recursos, escriben código, reutilizan componentes y sistemas existentes y, por último, preparan una presentación, todo ello en un escenario con límite de tiempo. El Hackathon puede centrarse en problemas conocidos u oportunidades de negocio o tecnologías (declaradas de antemano) o podría estar abierto a cualquier idea sin limitaciones particulares.

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Tener una definición clara de tu evento hackathon (estilo, procesos, objetivos, premios) es clave para su éxito. Los principales atributos que definen su hackathon son:

1. Fecha, duración, plazo de entrega y lugares de celebración. Especialmente el tiempo de espera es importante para permitir que los participantes se preparen discutiendo ideas, equipos y escenarios de colaboración. Dependiendo del caso y del tamaño de la empresa/equipo implicado, debería haber un plazo de algunas semanas.
2. Reglas de participación: la lógica que define quién puede participar (por ejemplo, empleados a tiempo completo de determinados equipos, lugares, etc.).)
3. Entregable mínimo: el tipo de entregable requerido para una presentación exitosa – por ejemplo, ¿es un prototipo funcional + código fuente? un modelo predictivo? un video de presentación? esta es una información clave que puede tener un impacto significativo en las tasas de participación
4. Contexto: el enfoque del evento en términos de tecnologías, problemas de negocio particulares a resolver. Por ejemplo, podría ser un hackathon de datos o de robótica o de RA/VR; o de cualquier tecnología, aunque centrándose en una clase particular de problemas.
5. Alcance: ¿es un evento interno, de toda la empresa o público? Un hackathon privado puede estar dirigido a equipos concretos o a toda la empresa. Un hackathon público acepta participantes fuera de la corporación.
6. Criterios y proceso de evaluación: las reglas, prioridades y procesos para evaluar las presentaciones (¿hay un proceso de votación, un panel de expertos? ¿cuáles son las dimensiones a utilizar para evaluar una idea?)
7. Premio: número de ganadores y tipo de premio

Establecimiento de los objetivos, definición de «éxito»

Típicamente, se espera que un evento de Hackathon proporcione al menos un conjunto de ideas interesantes y novedosas. Idealmente, debería haber unos cuantos conceptos destacados, posiblemente con un prototipo y una prueba rápida del concepto/tecnología en cuestión.

Más allá del objetivo obvio -generar ideas de negocio y conceptos de producto de alto valor y procesables- hay otro aspecto relacionado con la dinámica del equipo y la mentalidad de innovación: un gran hackathon debería impulsar la cultura de la innovación y establecer aún más el intercambio de ideas, la colaboración efectiva y la creatividad, impulsada por el entusiasmo hacia un objetivo compartido.

Los empleados tienen una gran oportunidad de descubrir tecnologías, equipos y demostrar sus habilidades y talentos fuera de la descripción típica de su trabajo; las corporaciones tienen la oportunidad de identificar el talento, experimentar la creación de equipos potentes y capturar valiosos comentarios.

¿Cómo se define el éxito?

Los criterios de éxito dependen del contexto particular – negocio, industria, tamaño de la corporación, tiempo, etc. En todos los casos, sin embargo, los KPI pueden definirse en función de algunos o todos los elementos siguientes:

1. Índice de participación: se trata de un indicador evidente de un aspecto del éxito del evento: cómo han respondido los empleados a la «llamada a la innovación». El porcentaje sobre el número total de empleados depende, por supuesto, de la naturaleza del hackathon, el momento, el enfoque, etc. El objetivo debe establecerse después de analizar eventos similares dentro de la misma corporación.
2. Volumen de ideas: el volumen de ideas generadas también es significativo, especialmente cuando se analizan en función de metadatos adicionales (compruebe también: principios de una gran plataforma de ideación)
3. Porcentaje de ideas accionables: el porcentaje de ideas accionables (aquellas que son prometedoras o que merecen una mayor inversión desde el punto de vista empresarial) es un buen indicador del éxito.
4. Porcentaje de oportunidades de negocio: aquellas ideas prometedoras que, tras el procesamiento posterior, demostraron ser valiosas oportunidades de negocio que merecen una mayor inversión.
5. Porcentaje de proyectos generadores de PI: aquellos proyectos que son elegibles y valiosos para la protección de patentes.
6. Tasas de conversión: todo el lote de ideas/conceptos/proyectos generados debe ser monitoreado como una «cohorte» contra el tiempo. De este modo, las ideas originadas en un hackathon concreto, pero que sólo aportan valor al cabo de un tiempo, también se medirán como resultado exitoso.
7. Oportunidades de publicidad: medidas de la «atención mediática» como resultado del hackathon
8. Impacto del equipo: tal y como se recoge en los procesos formales de retroalimentación, una gran fuente de información son las opiniones de los participantes y las partes interesadas. Esto podría permitir un análisis cuantitativo y cualitativo desde muchos ángulos diferentes, incluido el efecto sobre la dinámica y la moral del equipo.

Cómo se desarrolla el hackatón

Los hackatones suelen tener un tiempo de espera – una fase de preparación, desde el anuncio del evento hasta el «tiempo de hackeo» real, como se explica a continuación:

El «tiempo de diseño»

Se trata de comunicar el evento a los empleados, atraer la atención y permitir el registro formal del interés.

Tan pronto como se anuncie el Hackathon, los empleados deben tener un tiempo de anticipación suficiente -normalmente unas semanas- para explorar ideas, tecnologías, equipos y recursos. Se trata de una fase de preparación informal que debería estar apoyada por herramientas adecuadas (sistemas que permitan a los empleados estructurar sus ideas, proyectos, equipos; comunicar su esfuerzo, pedir consejo o ayuda). En todos los casos se debe:

1. Anunciar el hackathon con mensajes claros y un fuerte patrocinio por parte de la dirección
2. Comunicar con frecuencia y constancia las actualizaciones sobre el calendario del evento, el número de participantes, la disponibilidad de los recursos
3. Proveer herramientas de autoservicio para que los empleados puedan inscribirse, crear proyectos, explorar proyectos, formar equipos, explorar tecnologías, etc.
4. Asignar un pequeño equipo para apoyar el proceso

El «tiempo de ejecución»

Aquí es donde sucede la magia: los equipos trabajan intensamente para alinear sus ideas, definir el «producto», ejecutar, revisar, iterar; la parte más emocionante y creativa del hackathon, donde los empleados olvidan sus roles y títulos formales y se autoorganizan centrándose en su misión: crear algo novedoso e impactante. Dependiendo de la definición de cada evento, puede haber un requisito de lanzamiento de vídeo, un lanzamiento en vivo de la idea o una demostración en vivo del producto/prototipo. En todos los casos, la importancia de presentar eficazmente el trabajo realizado es fundamental. También debe:

1. Asegurarse de que los participantes tengan tiempo dedicado a trabajar en sus proyectos
2. Asegurarse de que todos los equipos dispongan de un espacio físico y un equipo adecuados

El «momento de la evaluación»

Los productos válidos presentados por los equipos se evalúan en función del protocolo del evento concreto. Esto podría implicar un proceso de votación en toda la corporación, un panel de expertos que analice ciertos aspectos de cada proyecto, o una combinación de ambos. En algunos casos, los clientes reales también podrían participar y dar su opinión sobre los proyectos. Tenga en cuenta lo siguiente:

1. La selección de los ganadores basada en la popularidad dentro de la empresa suele ser sesgada y probablemente engañosa
2. El panel de expertos debería utilizar dimensiones predefinidas como, por ejemplo, la viabilidad, el nivel de innovación, el impacto empresarial previsto, la oportunidad de propiedad intelectual y el potencial de diferenciación.

Ganadores &Premios

Dependiendo de la estructura del evento concreto, puede haber un único equipo ganador o se pueden nombrar múltiples ganadores en diferentes categorías. La selección del premio para cada caso es también un aspecto muy significativo del Hackathon – normalmente los premios son monetarios (por ejemplo un bono), simbólicos (placas, cubos, título), o una pieza de tecnología/dispositivo.

Sin embargo, lo más importante desde el punto de vista de un desarrollador son los recursos y el patrocinio para llevar el producto/idea a la siguiente etapa. Este podría ser el premio más inspirador de todos: la posibilidad de que el equipo ganador utilice recursos especializados (desarrolladores, equipos, programas informáticos, servicios) -según un plan adecuado- y se prepare para una presentación formal del resultado ante los principales interesados, los líderes y los responsables de la toma de decisiones. Este tipo de premio puede impulsar impresionantes historias de éxito de «proyectos de hackathon que pasan a la producción» y dar un propósito adicional al evento.

Analizar los resultados: El valor empresarial

Se espera que los hackathones generen ideas procesables (por ejemplo, características para un producto existente), conceptos de productos estratégicos (un nuevo producto para considerar y seguir experimentando) y mejoras en los procesos (formas novedosas y más eficientes de hacer las cosas).

A nivel de equipo, los hackathones proporcionan una gran manera de inspirar a los equipos y promover la creatividad, la colaboración y el pensamiento innovador. Si se programan de forma adecuada, los hackathons pueden impulsar un importante cambio cultural dentro del equipo: la mentalidad de experimentación &innovación.

Una capa de gamificación sobre los hackathons puede motivar y recompensar aún más a los empleados por ser innovadores al tiempo que se mantienen alineados con la estrategia de la corporación.