Contratar a contratistas es un gran paso para cualquier pequeña empresa, ya que juegan un papel crucial para ayudar a su empresa a crecer. Los contratistas pueden ayudar a su negocio a aumentar su productividad sin añadir la carga financiera de contratar a un nuevo empleado a tiempo completo.
Según la Oficina de Estadísticas Laborales, los beneficios representaron el 30% de la compensación de los empleados en el sector privado en 2018. Eso significa que los empleadores pueden ahorrar ese 30% contratando a un contratista, ya que no tendrán que pagar a los contratistas los impuestos sobre la nómina, las prestaciones por desempleo, el seguro médico, los días de enfermedad, las vacaciones pagadas, la compensación y la discapacidad de los trabajadores y otras prestaciones.
Una vez que haya decidido contratar a un contratista, el siguiente paso es determinar cómo pagarle de forma segura a través del sistema de nóminas de la empresa. Con el aumento de las amenazas cibernéticas para las pequeñas empresas, es importante que se asegure de que está utilizando un sistema de pago que puede enviar de forma segura y rápida la compensación a los contratistas sin el riesgo de un ciberataque.
Para configurar los contratistas de su pequeña empresa en su sistema de nómina, siga estos cinco pasos.
Paso 1: Determine si necesita un contratista o un empleado
Aunque puede ser más asequible contratar a un contratista en lugar de un empleado a tiempo completo, las empresas deben asegurarse de que están clasificando a los empleados correctamente de acuerdo con las directrices del IRS.
El IRS establece, «un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir sólo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará.»
Clasificar correctamente a los contratistas es importante para asegurar que el negocio está siguiendo las reglas del IRS para evitar sanciones.
Paso 2: Incorporar a su contratista
La incorporación de un contratista comienza con la recopilación de todos los formularios e información necesarios. El papeleo necesario depende de su negocio y la industria, pero por lo general incluye:
- Hoja de vida: Aunque un contratista no esté solicitando un puesto de trabajo a tiempo completo, su empresa debe recopilar un currículum formal y realizar la debida diligencia para verificar sus calificaciones.
- Solicitud: Si su empresa tiene un proceso de solicitud formal para todos los empleados de tiempo completo, el contratista también debe presentar una solicitud. Esto ayudará a recopilar información importante del contratista, así como a verificar sus aptitudes.
- Contrato: elabore un contrato escrito, que deberá firmar el contratista, en el que se detallen los criterios y las condiciones de la contratación. Esto debe incluir un lenguaje específico que describa la compensación, los calendarios de pago y los detalles de distribución.
- Formulario W-9: Todos los contratistas deben rellenar y firmar un formulario W-9 después de ser contratados pero antes de que se les pague. Este formulario del IRS solicita el número de identificación del contribuyente y una certificación. Proporciona la información que el empleador necesita para completar los pagos y enviar la información al IRS.
Paso 3: Establecer un calendario y una estructura de pagos
Al contratar a un nuevo contratista, es importante establecer un calendario y una estructura de pagos claros. Esto establece las expectativas con el individuo y mantiene los documentos de su negocio organizados para asegurar que los pagos no se pierdan.
Establecer una estructura de pago
Típicamente hay dos maneras de pagar a los contratistas – por hora o por proyecto:
1. Por hora: Las pequeñas empresas pueden acordar pagar a los contratistas por hora, pero hay pros y contras de este método. Puede ayudar a la pequeña empresa a pagar un proyecto más grande por etapas si acuerdan pagar por envíos de tarjetas de tiempo, así como permitir a su empresa hacer un seguimiento del gasto del trabajo auditándolo hora por hora.
La desventaja del pago por hora es que también puede ser más caro para las pequeñas empresas. Si las horas no tienen un tope en un trabajo, el contratista puede presentar más horas de las que la empresa ha presupuestado.
Elija el pago por horas si:
- El alcance del proyecto es flexible o puede cambiar
- Tiene un presupuesto más flexible para los contratistas
- El calendario de un proyecto o conjunto de tareas es incierto
2. Proyecto: En lugar de pagar por hora, una pequeña empresa puede optar por pagar a un contratista por proyecto. Esto requiere el pago en la presentación y aceptación del proyecto. La ventaja es que usted sabrá exactamente cuánto necesita presupuestar para el apoyo del contratista.
La desventaja de pagar por proyecto es que el contratista puede añadir honorarios adicionales a la tarifa plana para tener en cuenta su tiempo y cualquier trabajo adicional que pueda encontrar para completar la asignación.
Elija el pago por proyecto si:
- La estructura y el calendario del proyecto están bien definidos
- Sólo tiene un presupuesto limitado para los contratistas
- Tiene un plan de contingencia para cualquier cambio importante en el proyecto
Establecer un calendario de pagos
Una vez establecida la estructura de pagos, su empresa necesita determinar un calendario de pagos para los contratistas. Muchos propietarios de negocios optan por sincronizar los pagos a los contratistas con el calendario de los empleados a tiempo completo, ya que esto puede mantener las cosas racionalizadas y simples.
Los contratistas también pueden ser pagados semanalmente, quincenalmente, mensualmente, trimestralmente, o en la culminación de un proyecto. La frecuencia debe detallarse en el contrato y ser acordada por la empresa y el contratista.
Si su empresa sólo trabaja con un contratista, tendrá más flexibilidad sobre el calendario de pagos. La frecuencia puede establecerse en función de la disponibilidad de fondos, los métodos de pago de la empresa y las preferencias del contratista. Por razones de contabilidad, puede ser más fácil pagar a la presentación del trabajo del contratista, tarjeta de tiempo o factura, o sincronizarlo con el programa de nómina general de la empresa.
Si su negocio está trabajando con múltiples contratistas, entonces es importante tener un calendario de pagos establecido para todos. Esto mantiene a todos los contratistas en la misma frecuencia de pago y permite a su empresa hacer un seguimiento de quién ha sido pagado y cuándo.
Paso 4: Seleccione su método de pago
Después de que la estructura de pago y el calendario se establecen, el siguiente paso es que su empresa determine qué método va a utilizar para pagar a los contratistas. Hay múltiples opciones entre las que las empresas pueden elegir. Su elección depende de qué método funciona mejor y es más seguro tanto para su empresa como para sus contratistas.
- Cheques electrónicos por correo electrónico: Otra opción es enviar el pago a través de cheques electrónicos, como se ofrece a través de Deluxe. Este método permite pagar a los contratistas de forma rápida y cómoda, manteniendo su información financiera segura. Las empresas sólo necesitan la dirección de correo electrónico del contratista, eliminando la necesidad de almacenar su información financiera o bancaria.
- Tarjeta de crédito: Las pequeñas empresas pueden pagar a los contratistas con una tarjeta de crédito si están configurados con una cuenta comercial. Si el contratista lo está, este puede ser un método de pago rápido y conveniente – pero requerirá un portal o sistema de facturación por parte del contratista.
- Depósito Directo: El depósito directo es un método conveniente para los contratistas y ahorra tiempo a las empresas al no tener que enviar cheques en papel. Para pagar a los contratistas a través del depósito directo, las empresas necesitan adquirir la información necesaria de la cuenta bancaria y de cheques del contratista para asegurar que el dinero pueda ser depositado correctamente.
- Cheques impresos: Los cheques impresos permiten a las empresas pagar a los contratistas sin necesitar toda la información de su cuenta corriente, pero puede requerir más tiempo y dinero. El envío de cheques en papel requiere que las pequeñas empresas dirijan los sobres, compren sellos y envíen los cheques a tiempo. El envío de un cheque en papel puede suponer un riesgo de seguridad si se pierde en el correo, o incluso si se extravía en la oficina antes de ser enviado.
Paso 5: Rellenar un 1099-MISC
El último paso para pagar a los contratistas es hacer que rellenen un formulario 1099-MISC. El formulario 1099-MISC se utiliza para el seguimiento de los ingresos diversos, o los ingresos que no son de un empleador regular. El IRS exige a las empresas que rellenen este formulario si pagan a un contratista más de 600 dólares al año. El formulario se envía a los contratistas al final del año para que lo incluyan con sus declaraciones anuales de impuestos.
Si su contratista se ha organizado como una corporación, es posible que no tenga que proporcionar un formulario 1099-MISC, aunque hay algunas excepciones a este requisito, incluyendo las de los abogados.
Pague a sus contratistas de forma rápida y segura con Deluxe
Contratar a contratistas para que realicen trabajos para su negocio es un paso emocionante para el crecimiento de su empresa – pero mantener a sus contratistas contentos y trabajando bien depende de su capacidad para pagarles de forma rápida y segura.
Proporcionar pagos seguros y convenientes a través de eChecks by Deluxe asegura que los contratistas están recibiendo el pago sin poner su información personal y financiera en riesgo. Además, como los eChecks sólo requieren que usted tenga la dirección de correo electrónico de su contratista, esto puede reducir significativamente el tiempo administrativo necesario para configurar un contratista para el depósito directo u otras formas de pago digital.