Quiero compartir la historia detrás de por qué decidí construir un archivo electrónico de cosquillas y por qué estamos tan apasionados por el archivo digital de cosquillas en fortythree.me.
Mi reto: demasiadas tareas que compiten
Hace un par de años, estaba luchando con mi productividad. Al trabajar como consultor de gestión, tenía que hacer malabarismos con varios proyectos para diferentes clientes al mismo tiempo. Además, había múltiples proyectos internos dentro de nuestra empresa. Además, había algunos proyectos privados como redecorar el apartamento, planificar viajes de vacaciones, deportes, etc.
Algunos días me preguntaba: «¿Qué coño…? Hay tantas cosas que hacer que no sé ni por dónde empezar!». Al mismo tiempo, nuevas cosas llegaban a mi bandeja de entrada a una velocidad increíble.
Estaba cada vez más ocupada organizando mis tareas y reevaluando las prioridades para conseguir al menos una cierta sensación de orden en medio de este caos. Sentía que el tiempo disponible para hacer mi trabajo disminuía rápidamente, para mi alarma. Así, me embarqué en un viaje para explorar sistemas de productividad y gestión del tiempo.
Mis fuentes de inspiración especiales fueron el blog de Merlin Mann y Getting Things Done de David Allen, que me mostraron el concepto de bandeja de entrada cero y los principios del trabajo eficiente. Los principios de GTD son muy valiosos para mi trabajo diario actual. Una herramienta destacó y se convirtió en la parte central de mi autoorganización: el archivo tickler, también conocido como sistema de 43 carpetas.
Con cada nuevo tema que te llega, tienes que decidir si quieres hacerlo, delegarlo, aplazarlo o eliminarlo. (Las famosas 4 D) Hoy en día, el archivo electrónico de recordatorios es mi herramienta preferida para aplazar las tareas de forma eficaz.
Aquí tienes un resumen:
El archivo de recordatorios comprende 12 carpetas para los meses del año y hasta 31 carpetas para el mes en curso. En un post anterior describí cómo construir un archivo tickler. Si quiere aplazar un elemento para el futuro, sólo tiene que ponerlo en la carpeta correspondiente. Queda oculto hasta que vence, momento en el que vuelve a salir automáticamente de la carpeta.
Este sencillo sistema me proporciona muchas ventajas:
- Tengo un lugar donde van todos los elementos aplazados cuando proceso mi bandeja de entrada.
- Puedo olvidarme de estas tareas porque puedo confiar en que el sistema me las recordará, cuando sea el momento.
- Puedo centrarme en aquellas tareas que son realmente relevantes hoy.
- Puedo lograr la bandeja de entrada cero y minimizar el tiempo que necesito para devanarme los sesos sobre la bandeja de entrada.
- Tengo una herramienta de planificación ligera.
- Puedo mantenerme concentrado en este mundo lleno de distracciones.
El archivo tickler hace que mi actividad diaria sea mucho más eficiente, más centrada y más divertida.
Como rara vez trabajo con papel y casi siempre de forma móvil, siempre quise también una aplicación de archivo tickler electrónico en mi smartphone. Pero no había ninguna.
Mi solución: Un archivo electrónico de cosquillas
Adapté el software de oficina y probé más de una docena de aplicaciones de tareas pendientes disponibles, así como todos los sistemas de productividad populares. Aunque es posible crear un archivo de recordatorios en aplicaciones para tomar notas como Evernote o en tableros como Trello, esto siempre es engorroso. Nada me permitía sacar todo el provecho del sistema físico de archivos tickler en el mundo digital. Por eso, el año pasado, como entusiasta de la productividad, empecé a construir este archivo electrónico especializado en tickler. Ahora mismo, está disponible como aplicación en Android e iOS (todavía en beta).
EDIT: Ya está disponible en la App Store y en la Play Store. Consíguela aquí.
Por ahora, nos centramos en la funcionalidad principal, pero hay planes para mejorar la app manteniendo su sencillez y facilidad de uso.
¡Vale la pena darle una oportunidad al archivo electrónico de cosquillas! Así que a por ello 😉