Cuánto tiempo hay que guardar
Es probable que haya escuchado que siete años es el período perfecto para conservar los registros de impuestos, incluyendo las declaraciones. El tiempo real para guardar los registros no es tan simple, según Steven Packer, CPA, en el Grupo de Contabilidad de Impuestos en Duane Morris.
«En la mayoría de los casos, los registros de impuestos no tienen que ser guardados durante siete años porque hay un estatuto de limitaciones de tres años», explica Packer. «Así que asumiendo que no hay fraude ni nada malo, el IRS no puede mirar sus declaraciones de impuestos más allá de ese estatuto de tres años».
El estatuto de limitaciones tiene algunas excepciones importantes, y si su declaración de impuestos tiene alguna de ellas, tendrá que mantener sus declaraciones y sus registros más de tres años. Por ejemplo, el plazo de prescripción es de seis años si ha subestimado sustancialmente sus ingresos. El umbral de infravaloración sustancial es el 25% de sus ingresos brutos. Si afirma que sus ingresos brutos fueron de 50.000 dólares y en realidad fueron de 100.000, ha subestimado sustancialmente sus ingresos.
La regla de los seis años también se aplica si ha exagerado sustancialmente el coste de la propiedad para minimizar su ganancia imponible. Digamos que si vendió una propiedad por 150.000 dólares y declaró que pagó 125.000 dólares en lugar de los 50.000 reales, el IRS tiene seis años para actuar contra usted. Y si ha omitido más de 5.000 dólares en ingresos de una cuenta en el extranjero, el plazo de prescripción también es de seis años.
Mantenga los registros durante siete años si presenta una reclamación por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables. Si usted no ha presentado una declaración, o si ha presentado una declaración fraudulenta, no hay plazo de prescripción para que el IRS busque cargos contra usted.
Los registros de propiedades pueden ser para siempre
Cuando usted vende una propiedad con una ganancia, usted deberá el impuesto sobre las ganancias de capital en ese beneficio. El cálculo de su ganancia de capital a menudo requiere que usted cuelgue en sus registros, siempre y cuando usted es dueño de su inversión. Necesitará esos registros para calcular la base del coste de la propiedad, que es el coste real, ajustado al alza o a la baja por otros factores, como las mejoras importantes en la estructura.
Calcular la base del coste de la propiedad en la que vive es relativamente sencillo porque la mayoría de la gente puede evitar pagar el impuesto sobre las ganancias de capital en su residencia principal. Si vende su residencia principal, los declarantes individuales pueden excluir de impuestos hasta 250.000 dólares en ganancias, y las parejas que declaran conjuntamente pueden excluir hasta 500.000 dólares. Debe haber vivido en su casa durante al menos dos de los últimos cinco años para tener derecho a la exclusión. Aun así, tendrá que guardar los registros de la transacción durante al menos tres años después de vender la propiedad.
Si su venta no cumple con los criterios anteriores, tendrá que guardar los registros de las mejoras significativas durante al menos tres años después de la venta. La publicación 523 del IRS, «Vender su casa», explica qué mejoras puede añadir a su base de coste – y reducir su factura de ganancias de capital. Lo mismo es cierto para la propiedad de alquiler.
La mayoría de los corredores calcularán su base de costo para las acciones, bonos y fondos de inversión, aunque son sólo para calcular su base de costo para las transacciones de acciones desde 2011 y fondos de inversión desde 2012. Sin embargo, es una buena idea guardar todos sus registros de transacciones, en caso de que cambie de corredor. Además, guarde los registros de cualquier propiedad heredada y su valor cuando el propietario falleció, que se convertirá en su base fiscal.
No hay nada malo en guardar sus registros durante más tiempo que los límites legales si le da tranquilidad y puede soportar el desorden. Podría considerar la posibilidad de almacenar algunos registros en la nube, es decir, en un espacio de almacenamiento informático remoto que usted alquila.
Aunque muchas personas mantienen registros en papel, también es inteligente convertir los documentos en archivos electrónicos y almacenarlos en la nube. Es una buena idea tener dos conjuntos, en caso de que uno se destruya.