En balance viser en virksomheds samlede aktiver, gæld og egenkapital og giver et indblik i virksomhedens finansielle stilling på et bestemt tidspunkt. Balancen, der ofte beskrives som et øjebliksbillede af resultaterne, kan blive overset af tidspressede virksomhedsejere – men det bør den ikke være. Balancen er ekstremt vigtig for at vurdere, hvor din virksomhed har været, og hvor den er på vej hen, og den kan hjælpe dig med at afgøre, om du har brug for at låne penge, eller om du er i stand til at forfølge vækst.
Hvad er en balance?
Balancen er en af de tre hovedtyper af regnskaber, der er afgørende for virksomhedsejeres succes. De to andre er resultatopgørelsen og pengestrømsopgørelsen.
For at en balance kan være et effektivt prognoseværktøj, skal den indeholde vigtige komponenter, såsom din virksomheds aktiver (hvad den ejer) og dens passiver (hvad den skylder). Balancen noterer også aktionærernes egenkapital (eller ejernes egenkapital), eller hvor meget aktionærerne har investeret i virksomheden.
“Så mange små virksomheder, især mom-and-pops, ser kun på, hvor mange kontanter de har på checkkontoen, og om de har penge nok til at betale deres regninger,” sagde Mitchell Freedman, en statsautoriseret revisor og privatøkonomisk specialist hos MFAC Financial Advisors, til business.com. “Det kan være fint for nogle virksomheder, men hvis nogen ønsker at forstå deres virksomhed, giver balancen en masse information.”
Redaktørens note: Leder du efter det rigtige regnskabsprogram til din virksomhed? Udfyld nedenstående spørgeskema for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig om dine behov.
Hvad indgår i en balance?
Selv om det kan variere fra branche til branche, består balancen typisk af tre hoveddele: aktiver, passiver og egenkapital.
Anlægsaktiver
I aktivdelen opregnes både likvide aktiver, dvs. aktiver, som du nemt kan få adgang til kontanter, og anlægsaktiver, også kendt som ikke-likvide aktiver.
Anlægsaktiver er ting af værdi, som du ikke hurtigt kan omsætte til kontanter, f.eks. en ejendom, en kontorbygning eller udstyr, der bruges i driften.
Der er også immaterielle aktiver, som ikke er fysiske, men som tilfører virksomheden værdi. De omfatter bl.a. virksomhedens goodwill, varemærke, intellektuelle ejendomsrettigheder og patenter.
Sæt alle disse aktiver sammen, og du har din liste over de samlede aktiver i balancen.
Passiver
Passiver er alle virksomhedens gæld, herunder realkreditlån, banklån, udgifter og eventuelle andre forpligtelser. De er typisk opdelt i kortfristet og langfristet gæld.
Kortfristet gæld er gæld, der forfalder i løbet af året. Kontorartikler, husleje, markedsføringsudgifter, lønninger, skatter, afdrag på lån og sundhedsudgifter er nogle eksempler på kortfristet gæld.
Langfristet gæld er gæld, der ikke forfalder inden for et år. De kan omfatte gældsforpligtelser, udskudte skatteforpligtelser og obligationsbetalinger.
Tag f.eks. et banklån. Hvis du skal betale det tilbage om mindre end et år, vil det falde ind under kategorien kortfristede forpligtelser. Hvis det forfalder længere end et år ud i fremtiden, betragtes det som en langfristet gæld.
Ejerens egenkapital
Ejerens egenkapital, også kendt som ejerens egenkapital, er det beløb, som virksomhedsejeren ville få, hvis virksomhedens aktiver blev likvideret, og al gæld blev betalt. Den omfatter ikke tilbageholdt overskud eller de penge, som virksomheden beholder til at betale gæld eller geninvestere i driften.
En forståelse af ejernes egenkapital på balancen kan hjælpe investorerne med at vurdere, hvordan virksomheden klarer sig ud fra et finansielt perspektiv. Egenkapitalen stiger i takt med, at salget stiger. Jo mere likviditet en lille virksomhed har, jo større er den finansielle stødpude.
Hvorfor er balancen vigtig?
Ejere af små virksomheder tror måske ikke, at de har brug for balancer, men der er flere grunde til, at disse regnskaber har stor betydning.
Til at begynde med kan balancer fortælle dig, hvad dine tilgodehavender er, hvis du sælger en tjenesteydelse eller varer på kredit, og de afspejler alle passiver, hvilket giver et øjebliksbillede af, hvordan din virksomhed klarer sig.
Dertil kommer, at en balance giver dig de nødvendige data, hvis du ønsker at sammenligne dine virksomhedskendetegn med lignende virksomheders. Ifølge Freedman er der masser af ressourcer på internettet, hvor virksomheder kan sammenligne sig selv med konkurrenterne.
“Hvis du er i den øverste kvartil, er du godt kørende, men hvis du er i den nederste kvartil, kan du stå over for potentielle problemer,” sagde Freedman. “Tag det, der skete i de sidste mange måneder med pandemien, der lukkede virksomheder. De, der forstod, hvad de havde, og som akkumulerede tilstrækkelig kapital, var i stand til at modstå stress og belastninger.”
Balanceopgørelser er også nyttige, når man skal afgøre, om man skal optage mere gæld for at udvide driften eller reducere renten på sin eksisterende gæld.
Balanceeksempler
Hvad enten du bruger Microsoft Excel, Google Sheets eller et regnskabsprogram til at oprette din balance, skal du sørge for at sætte din virksomheds navn og det indeværende år øverst.
Den første kolonne skal indeholde en liste over dine nuværende aktiver med en detaljeret angivelse af, hvad de er, og hvor meget de hver især er værd. Nederst i denne kolonne skal du notere det samlede beløb for omsætningsaktiverne. Dernæst skal du opregne de samlede anlægsaktiver. I denne kolonne skal du angive de faste aktiver og det samlede beløb. Dine andre aktiver eller immaterielle aktiver (f.eks. goodwill) skal anføres under omsætningsaktiver og anlægsaktiver. Kombiner alle tre kolonner for at bestemme dine samlede aktiver.
Gør det samme med passiverne. Opfør alle dine kortfristede passiver og langfristede passiver i separate kolonner for at komme frem til dine samlede passiver. Den sidste kolonne på balancen omfatter ejernes egenkapital og nettoresultatet.
Her er nogle eksempler på balancer, der er leveret af SCORE, den nonprofit mentorordning for små virksomheder, og SBA Complete, en långiver for små virksomheder.
“Jeg er stor tilhænger af, at små virksomhedsejere har en balance, der viser deres kontantkonti, deres debitorer, deres lagerbeholdning og deres investeringer”, siger Dennis Sherrin, der er statsautoriseret revisor og tidligere formand for Alabama Society of CPAs. “Den bør også vise kapital, aktiver og alt, hvad der er nødvendigt for at drive virksomheden, samt hvad de skylder. Den bør give dem et billede af, hvordan de klarer sig på et hvilket som helst tidspunkt.”
Afhængigt af dit komfortniveau og den tid, du har til rådighed, kan du oprette og opdatere balancen selv, hyre en revisor eller bruge regnskabssoftware. Sherrin er stor fan af sidstnævnte, da de fleste regnskabsprogrammer er cloudbaserede i dag, hvilket gør dem tilgængelige for dig og potentielt din revisor til enhver tid. Det betyder, at du kan få en fornemmelse af din økonomiske sundhed, når du er på farten. Denne software bør også være forbundet med dine bankkonti, så balancen kan opdateres i næsten realtid.
“De gamle metoder er meget gamle nu,” siger Sherrin. “Jeg er en fortaler for at have dine regnskaber i et cloud-system.”