Bedste praksis for en vellykket implementering af et program for indgående fragt

Der er en betydelig forskel mellem indgående og udgående fragtkarakteristika. Tænk på indgående som det livsnerveblod, der giver næring til en organisations evne til at producere produkter af høj kvalitet i de mængder, der efterspørges til dens kunder, og udgående som leveringen af dens endelige salgbare produkter, der går ud til kunderne.

Da virksomheder skuer horisonten efter omkostnings- og serviceforbedringer, er mange kommet til at indse, at styring af indgående fragt tjekker begge kasser, sammen med mange andre fordele.

Gjort rigtigt, gør styring af indgående fragt mere end blot at hjælpe virksomheder med at få en forståelse af, hvor deres forsendelser er på et givet tidspunkt. Det tilskynder også til bedre relationer mellem leverandør, transportør og kunde, reducerer behovet for overskydende lagerbeholdning, forbedrer pålideligheden i hele forsyningskæden og skaber en atmosfære af ansvarlighed for alle partnere i forsyningskæden.

Både indgående og udgående fragt er ekstremt vigtige i hver deres henseende, men de er blevet forvaltet ganske forskelligt gennem tiden. Outbound er blevet forvaltet internt af logistikteamet, mens inbound er blevet forvaltet af en virksomheds leverandører.

Da de indgående fragtomkostninger typisk forvaltes af en virksomheds leverandører, er fragtomkostningerne undvigende, fordi de er skjult i belastede omkostninger og siloede i indkøbsafdelinger. For at hjælpe afskiberne med at få styr på de samlede omkostninger ved indgående fragtudgifter har Aberdeen Group gennemført en undersøgelse og fundet ud af, at indgående fragt kan forbruge 40 % af en gennemsnitlig organisations årlige fragtudgifter eller 3,6 % til 5,2 % af en virksomheds samlede årlige salg.

Det, der synes at være 100-vis af artikler om styring af indgående fragt og dens fordele, efterfølges derefter af meget få om, hvordan man implementerer et indgående program. Årsagen til manglen på artikler er, at det er en vanskelig opgave, der ofte efterlader mange organisationer frustrerede og i sidste ende beslutter sig for at fokusere på andre prioriteter.

Du skal ikke fortvivle, vi er her for ikke kun at dele, hvorfor et indgående fragtprogram bør være en prioritet, men også hvordan man implementerer det med succes.

Lad os gennemgå, hvorfor det kan være svært at implementere et program til styring af indgående fragt, så vi kan ramme dem lige på kornet, når vi kommer til diskussionen om, hvordan man med succes implementerer et indgående initiativ.

Vanskeligheder ved implementering af et program for indgående fragtstyring

• Leverandører er tilbageholdende

• Husk, at din outbound er en anden virksomheds inbound, så forestil dig din reaktion, hvis en af dine kunder bad om at styre deres inbound.

• Inbound er siloed i andre dele af virksomhedens organisation

• Indkøb kan skubbe tilbage, fordi de betragter leverandørrelationerne som uvurderlige og føler, at de vil blive skadet ved et sådant skridt.

• Indgående fragt skjult i prisen på varer i land

• Visibilitet for omkostningerne og processen til at adskille leverandøromkostningerne fra fragtomkostningerne kan være en vanskelig proces.
• Husk, at leverandørbasen har fortjeneste i deres fragtpris, så de ønsker ikke at opgive den.

• Firmaet mangler teknologien til at tage springet Mere end blot omkostningsbesparelsesprogram

• Inbound freight management er mere end en omkostning, og mange ser ikke de andre fordele.

Organisatoriske fordele ved styring af indgående fragt

Selv om du sikkert har set en lignende liste over fordelene ved styring af indgående fragt i andre artikler, giver det mening at tilføje fordelene her for at tjene som en påmindelse, fordi en del af salget til indkøbsafdelingen skal være at uddanne dem om initiativet.

• Reducerede fragtomkostninger

• Forbedrede KPI’er for forsyningskæden

• Bedre ressourcestyring

• Forkortede ordre-tilCash Cycle

• Kapitalbevaring

• Bedre Dock Management

• Forbedret Dock Management

• Vendor Relationship & Management

• Synlighed for alle interessenter i forsyningskæden, når de er indarbejdet i et førsteklasses TMS

• Forbedrer pålideligheden i hele forsyningskæden

• Skaber en atmosfære af ansvarlighed

• Positiv & Proaktiv kommunikation for intern & ekstern & Supply Chain Stakeholders

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Som mange af jer, der læser denne blog, har opdaget, at mens inbound giver mening at administrere selv, er du også blevet klar over, at du måske har brug for hjælp, fordi det ikke er let at komme over de forhindringer, der findes i at tage kontrol over processen.

Alle gode ideer er blot en drøm, indtil der kan samles en konkret plan for at føre ideen ud i livet. Så med det i tankerne, lad os springe ind i, hvordan man implementerer et program til styring af indgående fragt med succes.

• Få opbakning fra indkøbsteamet

Indkøbsteamet vil være det, der er mest berørt af ændringen af et forudbetalt og tilføj leverandørforhold til et program til styring af indgående fragt, hvilket gør dem til din førsteprioritet for at få dem med på vognen. Det er bydende nødvendigt, at de forstår alle aspekter af, hvorfor det er vigtigt for virksomheden at have et vellykket program for indgående fragt.

• Sørg for, at alle interessenter forstår, at håndtering af indgående fragt er større end omkostningsforbedring

Du så listen over fordele tidligere i denne artikel. Lær listen udenad, og uddanne altid interessenterne om, hvorfor håndtering af indgående fragt har så stor betydning for en organisation. Hvis alle bare tænker, at dette er en mulighed for omkostningsbesparelser, vil de gå glip af den større pointe, der skal tages med fra dette projekt, som er, at dette er et af mange skridt, som en virksomhed kan tage for at ændre sin forsyningskædeindsats fra et omkostningscenter til en konkurrencefordel.

• Inddrag leverandørerne i processen

Ofte vil en virksomhed være i stand til at forbedre sine omkostninger og service i forbindelse med indgående fragt med sit eget program, men der er tidspunkter, hvor dette måske ikke er tilfældet, så lad være med at lægge hovedet ned og bare pløje fremad. Lyt til dit indkøbsteam og dine leverandører for at høre om mulighederne, og få dem til at bringe de hårde kendsgerninger på bordet.

• Hvis det besluttes, at en bestemt leverandør skal administrere deres fragt, så få dem til at opdele omkostningerne på PO’en, så du fortsat kan overvåge omkostningerne i forhold til den sats, du har opnået. Det er din ret til at kende omkostningerne. Du køber ikke noget i dag uden at kende prisen, så hvorfor begynde nu?

• Kend omkostningerne for hver vognbane

En virksomhed, der går ind i et indgående program, skal have fingrene i de faktiske markedsomkostninger for sine indgående vognbaner. Hvis man bare går ind og siger, at man vil spare penge og forbedre servicen, kan det være en katastrofe. Fakta skal være til stede for at blive taget alvorligt som partner med nogen af dine leverandører.

• Implementer en standardvejledning for overholdelse af reglerne for indgående rutning

Der skal være et sæt retningslinjer omkring ethvert program, så aktørerne forstår reglerne for engagement. Et program for indgående fragt er ikke anderledes. Mens størstedelen af leverandørerne vil forstå, at dette program også er et leverandørstyret program, og vil følge det, vil du have nogle outliers, der ikke vil, og derfor er en omfattende vejledning om indgående routing nøglen.

Guiden for indgående overholdelse skal omfatte en vejledning om indgående routing og en vejledning om overholdelse.

Routingguiden vil give specifik vejledning om de transportvirksomheder, der skal anvendes, mens compliance-guiden vil give specifikke oplysninger om, hvordan din fragt skal pakkes og mærkes, og tale om kommunikationskanaler, ASN’er, sanktioner, hvis guiden ikke følges osv.

Routingguide

• Routingguiden fortæller leverandørerne, hvordan de skal dirigere din virksomheds fragt for de forskellige rate breaks, serviceniveauer, oprindelses- og destinationspar og afstand.
• Den specifikke vejledning vil omfatte de transportører og kontonumre, der skal anvendes, når fragten dirigeres på de specifikke transportører.
• Et must til enhver vejledende vejledning er et dynamisk program for godtgørelse af fragtomkostningerne for de leverandører, der beslutter sig for ikke at spille efter reglerne.
• Som en del af det dynamiske godtgørelsesprogram skal du implementere en mulighed for at trække fra fakturaen i det indgående TMS-program (transportstyringssoftware), der fodrer ERP- / OMS-systemet.
• Det er vigtigt at have et dynamisk godtgørelsesprogram for at justere for karakteristika ved den fragt, der leveres uden for det indgående fragtprogram, ellers vil sanktionerne ikke blive behandlet retfærdigt og præcist.
• For eksempel, hvis du har en chargeback på 250 dollars for ikke at bruge dit leverandørstyringsprogram, vil du have den større mængde på den større afstand, der ofte ikke overholder det, fordi straffen er mindre end den fortjeneste, de har i deres fragtprogram. Leverandører i umiddelbar nærhed eller af mindre omfang vil overholde reglerne, fordi straffen langt overstiger deres interne omkostninger.

Vendor Compliance Guide

• Vendor Compliance Guide dækker engagementspunkterne med din virksomhed. Nogle af de specifikke punkter omfatter:
• Mærkning
• Kartonstørrelse
• BOL-krav
• Pakningsseddelkrav
• ASN-krav (Advanced Shipping Notice)
• Palle Krav
• Kartonkonfigurationer og pallekonfigurationer
• Dette er for at sikre, at produktet passer til dine reoler og afhentningssteder i dit distributionscenter.
• Pakningskrav
• Hvis der skal bruges et system til at logge den forsendelse, der skal sendes ind, skal du give en vejledning i, hvordan systemet anvendes, som omfatter et trin-for-trin-dokument med billeder.
• Fastsæt sanktioner for at håndhæve leverandørens overholdelse og forbedre adfærden
• Som en del af fastlæggelsen af sanktioner skal du sørge for, at det er klart formuleret, og at alle, der er involveret i standarderne, har en fuldstændig forståelse af, hvordan sanktionerne vil blive håndhævet, og hvad sanktionsgebyrerne vil være for hver overtrædelse.
• Hold dig for øje, at disse sanktioner ikke skal være straffende, men for at refundere din virksomhed for de ekstra arbejds- eller fragtomkostninger, som din koncern skal betale, fordi leverandøren ikke overholdt dine standarder.
• Vedkendt vil størstedelen af leverandørerne aldrig ramme afsnittet om sanktioner i rutevejledningen, men den er ikke beregnet til dem. Sanktionerne er etableret for at sikre, at alle opfordres til at overholde reglerne.
• Indfang data til rapportering & Analytics
• Nøglen til at indfange data er at lære, hvor gevinster og tab opstår i den indgående proces for at foretage forbedringer og for at sætte en anden måling af leverandørens kvalitet ind i indkøbsprocessen.

Eksempel på VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Implementer en TMS Inbound Freight Management Portal

Indfør en portal til kommunikation til og fra alle interne og eksterne interessenter for fuld gennemsigtighed i den indgående proces, der dækker hvem, hvad, hvor, hvornår og mængde.

TMS-leverandørportalen giver interessenterne mulighed for at få indsigt i sine indgående ordrer, hvilket giver synlighed for al aktivitet i realtid. Husk på, at TMS’et vil være mere end et fragtsystem, så portalen kan også bruges til at holde styr på eventuelle overtrædelser og advare de relevante parter, når der sker en ændring.

Systemet vil også indfange analyser for at måle besparelser og finde yderligere områder, der kan forbedres. TMS’et vil indfange alle relevante data, som derefter vil give rapporter, dashboards og scorekort, der gør det muligt at analysere det indgående fragtprogram og identificere muligheder for øget effektivitet.

I sidste ende kan et godt program til styring af indgående fragt, der er drevet af teknologi, hjælpe afskiberne med at nå omkostnings- og produktivitetsmål, som meget ofte bliver overset i logistikområdet.

Med alt dette sagt er kvaliteten af denne portal og sikring af, at den er i realtid, en game changer på processen til styring af indgående fragt. Mange vil opdage, at de ikke anede, hvad de ikke vidste, og dens indvirkning på deres virksomheds præstationer.

Nu vil TMS’et ikke kun være kommunikationsværktøjet mellem interessenterne, men det vil være fragtudførelses- og rapporteringsmodulet til optimering af al fragt, der flyttes ind i en organisation.

• Forsøg ikke at blive for fancy i den forreste ende af projektet. Der vil være masser af gevinster havde bare på fragtbesparelser fra en-til-en flytninger. efter 30 til 45 dage med data er blevet indsamlet, kan du begynde at optimere fragten omkring pooling og konsolidering, modal konvertering osv. for at få mest muligt ud af din virksomheds fragtudgifter og reducere de transportører, der støder modtagelsesdokken hver dag.
• Reduktionen af lastbiler ved modtagelsesdokken hver dag vil forbedre hastigheden og nøjagtigheden af modtagelsesprocessen, og som de fleste af os forstår, kan 80 % af en DC’s problemer spores tilbage til en dårlig modtagelse.

• Byg stærke alliancer med transportvirksomheder

• Forstå, at dine udgående transportvirksomheder måske ikke er dine indgående, men vid, at hvis de er det, vil der være yderligere besparelser at hente ved at vende de indgående trailere i dokken til udgående. Tid og afstand er penge for vognmænd, så ved at begrænse antallet af kilometer og garantere en afhentning i den dok, de har leveret til, kan der opnås enorme omkostningsbesparelser.

• Overvej at outsource implementeringsprocessen & til en LSP

Vi ved og forstår, at mange er forsigtige med at outsource enhver aktivitet, men vi er her for at sige, at dette er en god proces at overveje at outsource, og her er grundene til hvorfor:

• LSP’er (logistiktjenesteudbydere) har teknologien, erfaringen og markedsdata til at øge chancerne for succes.
• Da LSP’en lever af dette arbejde, vil de være i stand til at implementere procedurer, processer og systemer hurtigere, hvilket vil medføre en meget hurtigere forbedring af omkostninger, service, kommunikation og ROI (return-on-investment).
• Den outsourcede model er ofte langt billigere på grund af den kapital, der kræves til teknologi, og de ressourcer, der er nødvendige for at indføre et nyt system og vedligeholde det.
• En outsourcet logistikpartner kan hurtigt få adgang til markedsdata og skabe de dynamiske satstillægsgebyrer for manglende overholdelse, der vil håndhæve og tilskynde leverandørerne til at overholde reglerne, hvilket var et nøgleelement for succes.
• Den TMS, som logistikleverandørerne har, vil være den forenede platform for kommunikation og fragtoptimering, der er nødvendig for at opbygge den konkurrencefordel, som bestyrelseslokalet vil efterspørge fra det indgående initiativ.
• LSP’en vil også bringe bedste praksis ind i den forreste ende af programmet til den allersidste ende for at sikre, at det indgående program kommer i gang og har fremadrettet momentum i modsætning til den inerti, der ofte findes, når man implementerer en sådan ændring i en organisation.
• Den enkle håndtering af rutevejledningen er eksponentielt nemmere og bedre med en LSP. Grunden er, at de vil være det callcenter, som leverandørerne vil ringe ind til for at få routingspecifikationerne. Dette vil gøre det muligt for routingguiden at være dynamisk fra dag til dag og hjælpe virksomhederne med at få det allerbedste ud af, hvordan de kan dirigere frygten på den mest effektive måde, da de er i den forreste ende af beslutningen med deres TMS.
• Som callcenter for alle leverandører kan LSP’en også gennemtvinge indtastning af data i den forreste ende af processen for at begynde den kritiske kommunikation, der er nødvendig for at optimere programmet og holde alle interessenter ansvarlige.

Sluttanker om implementering af et program til styring af indgående fragt

Ved at tage et skridt tilbage og få en bedre forståelse af dit nuværende indgående produktflow, og derefter arbejde sammen med leverandører og indkøbsteamet med en plan, der kan styres via din TMS-teknologi og transportpartnerne, vil gøre det muligt for dig at udnytte hele markedets kapacitet, få de bedste priser og få bedre overblik over din end-to-end forsyningskæde.

Så, uanset om din virksomhed kalder det indgående fragtstyringsprogram, netop det, eller et program til optimering af fragtterminer (FTO) eller leverandørstyringsprogram, er forventningerne alle de samme. Forbedre omkostningerne, forbedre det indgående flow i forretningen og være med til at opbygge din virksomheds konkurrencefordel med en overlegen forsyningskædeløsning.

At få det gjort er ikke let, men resultaterne vil være givende. Vi håber, at de oplysninger, vi har delt, er nyttige, og hvis du finder ud af, at du leder efter en partner i dit indgående program, vil vi meget gerne være en del af samtalen, så kig på os.

For mere om løsninger til fragtstyringstjenester anbefaler vi følgende omfattende artikler:

• The Complete Guide to Managed Transportation Service Solutions
• The Complete Guide to Freight Management Service Solutions

For at få mere at vide om InTek Freight & Logistics kan du finde os på www.intekfreight-logistics.com, eller du kan blive abonnent på vores blogs for at få ugentlige ideer til, hvordan du kan forbedre din logistik og supply chain taktik og strategier.