Den måde, vi arbejder på, er under forandring. Især hvordan vi arbejder sammen.
I takt med at virksomhederne bliver mere globale og komplekse, er størstedelen af arbejdet blevet mere og mere teambaseret. En undersøgelse offentliggjort i Harvard Business Review1 viste, at ”den tid, som ledere og medarbejdere bruger på samarbejdsaktiviteter, er vokset med 50 procent eller mere” i løbet af de sidste to årtier. Den samme undersøgelse viste, at i mange virksomheder bruges mere end tre fjerdedele af en medarbejders dag på at kommunikere med kolleger.
Teams er også større, mere forskelligartede, mere spredte og mere specialiserede end nogensinde før. Men selv om teams med disse egenskaber kan være super effektive til at løse de udfordrende problemer, som mange moderne virksomheder står over for, kan de nogle gange have problemer med et væsentligt aspekt af deres arbejde: samarbejde.
Så hvordan kan medarbejdere i dag samarbejde med succes og samtidig navigere i de almindelige arbejdsstrukturer og -dynamikker, der står i vejen for et effektivt samarbejde på arbejdspladsen? Lad os først definere, hvad samarbejde betyder, og hvordan det ser ud, når det er godt udført.
I dette indlæg vil vi se på…
- Hvordan effektivt samarbejde ser ud
- Fordelene ved samarbejde
- De 6 principper for effektivt samarbejde
- De 5 vigtige færdigheder, du har brug for for at samarbejde på arbejdspladsen
- Værktøjer, der hjælper med samarbejdet på arbejdspladsen
At arbejde effektivt og virkningsfuldt som et team er ikke en leg. Men med denne praktiske guide har du alt, hvad du behøver for at gøre processen så enkel og ukompliceret som muligt.
🔑 Spoiler alert: Et effektivt kommunikationsværktøj er en af nøglerne til et bedre samarbejde. Få fat i den gratis tjekliste, der hjælper dig med at vælge det rigtige til din virksomhed.
Sådan ser effektivt samarbejde ud
Et samarbejde opstår grundlæggende, når to eller flere personer arbejder sammen om at producere eller skabe noget. Dette kan ske enten personligt eller virtuelt takket være de mange kommunikationsværktøjer og cloud-baserede programmer, der er skabt til netop dette formål.
Selv om der er mange forskellige måder at skabe og fremme en arbejdsplads med samarbejde på, har de mest succesfulde arbejdsmiljøer typisk nogle vigtige træk til fælles. Det er steder, hvor medarbejderne føler sig set, hørt og trygge ved at dele deres tanker. De afvikler effektive møder og arbejdsmøder. De har standardiserede systemer og samarbejdsprocesser på plads. Deres teams forstår vigtigheden af sund kommunikation. Du har måske arbejdet på en af dem (eller et par stykker, hvis du er heldig!) før.
Det vigtigste er, at lederne i disse virksomheder forstår, at et vellykket samarbejde på arbejdspladsen ikke kun er godt for deres medarbejdere – det er også godt for deres kunder og deres bundlinje.
Et nærmere kig på fordelene ved samarbejde
Det kan virke som en no-brainer at sikre, at dit team arbejder effektivt sammen på arbejdspladsen. Når alt kommer til alt, som ordsproget siger, “teamwork makes the dream work”, ikke sandt?
Det er dog ikke nogen let opgave at bringe folk med forskellige baggrunde og, afhængigt af virksomhedens størrelse og struktur, forskellige tidszoner sammen for at arbejde mod et fælles mål. Fordelene ved effektiv kommunikation og samarbejde på arbejdspladsen opvejer dog langt de ulemper, der er forbundet med det.
Mere innovation
For nylig er flere og flere virksomheder begyndt at sammensætte teams, der bringer folk fra hele organisationen sammen for at brainstorme om emner med henblik på at komme med nye idéer, der vil gavne virksomheden.
Til eksempel er konsulentfirmaet Protiviti vært for en Global Innovation Challenge, hvor hvert af dets lokale kontorer afholder et arbejdsmøde for at besvare et spørgsmål fra ledelsesteamet. De idéer, der genereres, bliver derefter logget ind på virksomhedens interne idédelingsplatform og gennemgået af virksomhedens Innovation Task Force:
Indsatser som dette hjælper ikke kun virksomheder med at udnytte de forskellige perspektiver fra deres talenter, men undersøgelser viser også, at grupper har tendens til at innovere hurtigere, se fejl hurtigere og finde bedre løsninger på problemer end folk, der arbejder alene2.
Stærkere teams
Hvad har nogle af de bedste arbejdspladser i verden til fælles? De gør en indsats for at forbinde deres medarbejdere for at danne stærkere teams og sociale netværk. Ikke alene giver arbejdet mod det samme mål teammedlemmerne en stærk følelse af målrettethed, men samarbejdet gør det også muligt for teammedlemmerne at udfylde hinandens kompetencegab og fordele arbejdet, så alles styrker udnyttes.
Et eksempel: HR-teknologivirksomheden Workday har udviklet et New Connections-program, der er udviklet specielt til nyansatte for at hjælpe dem med at skabe stærke bånd til deres kolleger. Gennem programmet får medarbejderne mulighed for at bruge halvdelen af dagen på at lære om værdien af forbindelser og den anden halvdel på at arbejde på et fællesskabsprojekt for at uddybe deres forbindelser både inden for og uden for organisationen.
Og resultaterne taler for sig selv. I 2019 Fortune 100 Best Companies to Work For sagde 86 % af medarbejderne i de vindende organisationer, at man kan regne med, at folk samarbejder (mod 74 % af medarbejderne i de ikke-vindere), og 91 % sagde, at folk holder af hinanden (mod 82 % af medarbejderne i de ikke-vindere).
Mere vidende og dygtige medarbejdere
Når teams samarbejder, får de mulighed for at lære nye ting af hinanden, hvilket bidrager til deres generelle personlige og faglige udvikling. Samarbejde udfordrer også folk til at tænke, formulere sig og lære mere om deres kompetencer, hvilket kan hjælpe dem med at opbygge selvbevidsthed og en bedre forståelse af deres styrker og svagheder.
For eksempel har teams ifølge forskning offentliggjort i Harvard Business Review3 ofte gavn af at have en blanding af kosmopolitiske og lokale medlemmer. Det er folk, der har boet i flere lande og taler flere sprog, og folk med dybe rødder i det område, de arbejder i.
De kosmopolitiske medlemmer bidrager med teknisk knowhow og ekspertise, der kan anvendes i mange forskellige situationer, mens de lokale medlemmer bidrager med dybdegående viden og indsigt i et områdes politik, kultur og smag. Ved at bringe disse to typer medlemmer sammen kan de dele viden og lære af hinanden, mens de samtidig tager fat på de pågældende projekter.
En bedre kundeoplevelse
Vi har alle hørt om samlebånd – og selv om de nogle gange får et dårligt ry, har de vist os, at mange mennesker, der arbejder sammen, kan gennemføre et projekt hurtigere end en enkelt person, der arbejder alene. Selv om dette har mange fordele internt, kan det også have stor betydning for kundeoplevelsen (og hjælpe dig med at opretholde en høj kundefastholdelsesprocent).
For eksempel er RingCentral en samarbejdsplatform, der gør det muligt for kontorbaserede teams at kommunikere nemt med kontaktcenteragenter – ikke kun til at arbejde på interne projekter, men også til ad hoc-samarbejde for at løse kundeproblemer, mens de opstår i realtid:
Dette giver kontaktcentre mulighed for at løse problemer hurtigere end tidligere muligt, hvilket giver glade kunder og får jer til at få rosende kundeanmeldelser.
6 principper for effektivt samarbejde
Selv om ovenstående færdigheder kan sætte dig i stand til at samarbejde godt, handler et vellykket samarbejde med andre ikke kun om, hvad du gør, men også om, hvordan du gør det. Den indstilling, du har til samarbejdet, kan gøre en verden til forskel. Næste gang du skal samarbejde med dit team, skal du have disse værdier i baghovedet.
Effektivitet
Møder er et vigtigt element i samarbejdet, men i årenes løb har de fået et dårligt ry. Hvem har trods alt ikke været med til et møde, der føltes overdrevent langt eller unødvendigt? Der er et par ting, du kan gøre for at gøre dit team til en produktivitetsmaskine. Den ene er kun at holde møder personligt, når det er absolut nødvendigt – hvis du kan foretage et videoopkald i stedet og spare et par minutters rejsetid eller frigøre et mødelokale, hvorfor så ikke?
Vil du have mere effektive møder? Brug disse gratis skabeloner til mødedagsordener til at holde alle på sporet. 👇
En anden måde er at sørge for, at ethvert møde eller opkald har en dagsorden og klare mål skitseret for hver deltager.
Sidst må du ikke glemme at opstille handlingsplaner for alle, der er involveret i projektet, til sidst. Hvis du har et projekt, der kræver lidt mere teamwork fra deltagerne i et møde, hvorfor så ikke oprette en projektfokuseret teamchat for alle? Med RingCentrals videokonferenceapp kan du f.eks. gøre præcis det: Du kan ikke blot holde virtuelle møder, du kan også oprette en gruppesamtale til opfølgning efter mødet – i samme app:
Trust
Mennesker skal føle sig trygge ved at give og modtage oprigtigt konstruktiv feedback, blive inspireret af et fælles mål og have værktøjer og muligheder for at komme i kontakt med hinanden. Dette kan kun ske i et tillidsfuldt miljø, hvor medarbejderne føler, at deres holdkammerater og ledere har deres bedste interesser på hjerte.
Empati
Alle teammedlemmer har en vigtig rolle at spille. Ikke desto mindre kan samarbejdet bryde sammen, når en eller flere personer føler, at de har det sværere end alle andre eller føler, at andre teammedlemmer forsøger at bringe dem ned med nakken. Jo mere du lærer dine kolleger at kende og forstår, hvordan de arbejder, og hvilke udfordringer de står over for, jo større chance har du for at få et vellykket samarbejde med dem. (Få mere at vide om empatiøvelser, som du kan prøve med dit team.)
Positivitet
Det betyder ikke, at det samme vil ske igen, bare fordi du tidligere har haft et gruppeprojekt, der er gået dårligt, betyder det ikke, at det samme vil ske igen. Prøv at ryste alle dine tidligere hængepartier af dig og gå til enhver gruppearbejdssituation som en ny start med et åbent og positivt sindelag.
Klarhed
Det er sjældent, at alle på et team er på samme side fra starten. Det er naturligt for folk at have deres egne prioriteter eller interesser. Derfor er det vigtigt at identificere alles prioriteter og dagsordener på forhånd for at finde en fællesnævner, der vil bringe projektet fremad.
Regnskab
De mest succesfulde virksomheder har systemer og processer, hvor medarbejderne kan henvise til et projekts tidsplan og opgaver, så de har en klar forståelse af, hvordan deres bidrag påvirker gruppen. På den måde kan der hurtigt tages fat på det, hvis tidsfrister overskrides, eller hvis nogen ikke gør deres del af arbejdet.
5 vigtige færdigheder til at samarbejde på arbejdspladsen
Hvis du nogensinde har arbejdet på et gruppeprojekt, der ikke gik så godt, som du troede, så ved du, at det ofte er lettere sagt end gjort at fremme samarbejdet på arbejdspladsen. Måske arbejder dine holdkammerater på afstand og er svære at nå. Eller måske er din organisation for siloformet, og afdelinger ønsker ikke at dele oplysninger.
Hvis du står over for samarbejdsproblemer på din arbejdsplads, er en af de bedste ting, du kan gøre, at arbejde på at udvikle dine bløde færdigheder. Stol på os – hvis du mestrer disse fem samarbejdsevner, vil det gøre det meget nemmere og mere effektivt at arbejde i et team.
Målsætning
Når du arbejder sammen med et team, skal alle forstå formålet og visionen bag projektet, samt hvordan I vil afgøre, om det lykkes. At skabe gennemsigtighed fra starten skaber tillid og er med til at sikre, at alle er engageret i succes og er på linje med et fælles formål.
Kommunikation
Hvor du begynder at tage fat på en opgave eller opgave, skal du sørge for at fastsætte klare intentioner. Lad dine holdkammerater vide, hvad du er i gang med, og sæt realistiske forventninger til, hvornår du er færdig – og sørg for at følge op på det.
Husk også at kommunikere, hvis du har brug for at foretage ændringer i den plan, du har lagt ud. Hvis der sker noget uventet, og du ikke vil kunne levere resultater som forventet, skal du kommunikere disse ændringer.
Det er igen her, at det er praktisk at have et alt-i-ét kommunikationsværktøj – hvis dit team kan foretage videoopkald og sende straksbeskeder til hinanden fra den samme app, er der større chance for, at de hurtigt kommunikerer med hinanden, når der opstår noget:
Aktiv lytning
Når du arbejder tæt sammen med andre, skal du lytte nøje til de enkelte teammedlemmers idéer, feedback og råd – og være hensynsfuld og respektfuld, når du svarer. Det er idéen bag aktiv lytning.
Selv om du måske har dine ideer om, hvordan du gerne vil have projektet til at gå, eller hvem der skal gøre hvad, skal du stadig tage hensyn til dine kollegers meninger. Du er måske ikke altid enig i resultatet, men når det kommer til stykket, skal du prioritere gruppens behov og ansvar over dine egne ønsker.
Problemløsning
Sommetider dukker der problemer op, og folk begår fejl. Det sker. Når der opstår problemer, skal du huske at analysere problemet roligt som en gruppe uden at give nogen enkeltperson skylden. Fokuser i stedet din energi på at arbejde sammen for at finde løsninger. Dette er med til at opbygge tillid mellem gruppemedlemmerne og sikrer, at alle føler sig trygge ved at kommunikere og være gennemsigtige over for hinanden, selv hvis de gør noget forkert.
Tidsstyring
Samarbejde med andre betyder, at du skal være ansvarlig ikke kun over for dig selv, men også over for dine gruppemedlemmer, som er afhængige af dig. Det er her, at tidsstyringskompetencer kommer ind i billedet. At være i stand til at prioritere dine opgaver og planlægge dem i overensstemmelse hermed er nøglen til at sikre, at du kan overholde deadlines og fuldføre det arbejde, som dit team regner med, at du skal levere.
Værktøjer, der hjælper med samarbejdet på arbejdspladsen
Teams kan ikke samarbejde, hvis de ikke kan kommunikere. Den gode nyhed er, at der findes mange digitale værktøjer, der kan hjælpe dig med at samarbejde med kolleger virtuelt – ud over blot e-mail, for som vi ved, er e-mail ikke altid den bedste måde at komme i kontakt med nogen på:
Her er nogle af de bedste samarbejdsværktøjer, som du og dit team bør have på jeres radar.
RingCentral
RingCentral’s desktop- og mobilapp er et alt-i-ét kommunikationsværktøj, der gør teamwork gennem alle kanaler problemfrit. Den indeholder funktioner til videoopkald, beskeder, fildeling og opgavestyring og kan endda integreres med apps som Google Drive og Google Kalender:
Du kan bruge den til at starte samtaler med kunder og teammedlemmer på tværs af flere kontaktpunkter og besvare deres spørgsmål hurtigere ved at arbejde sammen i realtid på tværs af afdelinger over et opkald, en besked eller en videokonference – alt sammen i den samme app:
🕹️ Få et praktisk indblik i, hvordan RingCentral fungerer, ved at booke en produktrundvisning:
Vælg et tidspunkt
💰 Du kan også bruge denne beregner til at se, hvor meget din virksomhed kan spare ved at bruge RingCentral til at understøtte dit teams kommunikation med hinanden – og med kunderne – ved at bruge denne beregner.
Asana
Som et af de mest populære projektstyringsværktøjer på markedet giver Asana dig mulighed for at tildele opgaver til andre teammedlemmer, tilføje følgere til projekter og overvåge deadlines. Asana fungerer i sin mest grundlæggende form som en robust to-do-liste eller projektkalender, men dets premium-version har nyttige funktioner som Forms til at indsamle oplysninger og Timeline til at spore startdatoer og afhængigheder.
Trello
Som Asana er Trello et projektstyringsværktøj. Det har en brugervenlig grænseflade, der organiserer projekter og opgaver i kort, der kan trækkes og slippes ind i forskellige kolonner. Det er hurtigt at opsætte og fungerer godt til overvågning af projekter, tildeling af opgaver og til hurtigt at se status for dit teams projekter med et enkelt blik.
Google Workspace
Google’s suite af samarbejdsværktøjer er svær at slå, og du vil finde den i de fleste teams marketingteknologiske stak. Fra Drive til Sheets til Calendar er Google Workspace-værktøjerne designet til at give teams mulighed for at redigere filer på samme tid og gemme alle deres ændringer automatisk.
Nøglerne til effektivt samarbejde
Der er meget mere til effektivt samarbejde end blot mødedagsordener og tilbageløbskalendere.
Fra virksomhedsdækkende innovationsudfordringer til programmer til introduktion af nye medarbejdere bruger de bedste arbejdspladser mange forskellige metoder og programmer, der fremmer samarbejde. Fælles for dem alle er, at de forstår, at det er vigtigt at mødes for at opnå store ting.
Når man bringer de rette kompetencer til bordet, indtager den rette tankegang og inkorporerer de rette digitale værktøjer i blandingen, kan der ske magi.