Som leder har du masser af ting at tage dig af, herunder at tage dig af dine medarbejdere og deres daglige skemaer.
Sommetider kan det være svært at vide, hvordan man effektivt planlægger medarbejdere. Du vil gerne have alle til at være glade og have alle dine skift dækket på samme tid.
Hvordan kan du sikre dig, at du gør det på den måde, som det skal gøres, mens du bekymrer dig om alle de andre faktorer?
Læs videre for at lære om nogle måder, hvorpå du kan gøre planlægningen af dine medarbejdere problemfri og nem, så du kan koncentrere dig om den aktuelle opgave.
Skab et miljø med åbenhed
I nogle tilfælde opstår planlægningskonflikter, når medarbejderne er for frygtsomme til at fortælle deres ledere om aftaler eller andre begivenheder, der kan forhindre dem i at komme på arbejde. Når folk ikke fortæller deres leder om deres planer, skaber det et kaotisk miljø.
For at bekæmpe dette problem skal du lade dine medarbejdere vide, at de kan fortælle dig om eventuelle planer, de har på forhånd.
Dette vil sikre, at du kan flytte vagter rundt efter behov for at hjælpe dig med at forberede dig på ændringer i skemaet.
Når dine medarbejdere føler sig trygge ved at fortælle dig, at de ikke vil være tilgængelige, gør det det meget nemmere at ændre skemaer rundt omkring. Hvis de undlader at informere dig om, at de har brug for fri og ikke dukker op, kan du stå tilbage med ingen til at dække deres vagt.
Sørg for, at alle ved, at det er i orden at bede om fri en gang imellem. Når du skaber en politik med åbne døre, vil folk være mere åbne og ærlige, når de har brug for at gå glip af en vagt.
Prøv et to-ugers skema
I stedet for at forsøge at planlægge dine medarbejdere på ugentlig basis, kan du i stedet se fremad på et to-ugers skema. Dette to-ugers vindue vil give alle en meget bedre tidsramme, hvis de har brug for at tage fri.
Når du har udviklet to-ugers skemaet, bør alle kunne se det hængt op. Det vil give medarbejderne mulighed for at foretage ændringer i god tid, hvis de har brug for at gå glip af en dag.
En to-ugers planlægningsplan er med til at åbne kommunikationslinjerne. Det gør det også meget nemmere for dig som leder, så du kan se, hvad planerne er meget længere i forvejen.
Brug en stor kalender, opslagstavle eller tavle til at hænge skemaet op et sted, hvor alle kan se det. Supplér dette ved at sende alle en e-mail med to-ugers-skemaet, så ingen kan sige, at de ikke var opmærksomme på det.
Sådan planlægger du medarbejdere effektivt via software
Planlægning af medarbejdere er meget nemmere, end det var i gamle dage. Heldigvis giver nye apps og softwareprogrammer dig mulighed for at indtaste oplysninger online og oprette en universel tidsplan, som alle kan se.
Du kan prøve denne software for at holde alle dine planlægningsoplysninger på ét centralt sted. Hurtige opdateringer gennem softwaren hjælper med at gøre ændringer til en leg.
Scheduling software giver dig mulighed for at justere tidsrum, datoer og andre oplysninger på en hurtig og strømlinet måde. Giv alle medarbejdere adgang til skemaet online, så de nemt kan tage et hurtigt kig på det, når de ønsker det.
Gennem brugen af software behøver du ikke længere at bekymre dig om at kradse oplysninger ned på papir. Du skal blot logge ind, foretage dine ændringer og gemme dem efter behov.
Somme softwareprogrammer til planlægning omfatter endda et integreret stempelur. Dette giver dig mulighed for at spore de udførte timer til lønningsformål og kan samle alle facetter af din virksomhed i ét enkelt program til nem brug.
Tjek din bemanding
Hvis du spekulerer på, hvordan du planlægger medarbejdere effektivt, kan det hele komme an på dit nuværende personaleniveau. Hvis du f.eks. opdager, at det bliver sværere at dække hver enkelt vagt, er det måske på tide at ansætte nye medarbejdere.
Se nøje på de skemaer, du tidligere har sammensat. Hvis du bemærker et mønster med huller eller problemer med at få folk til at fylde ind, bør du måske overveje en nyansættelse eller to.
Hvis dit nuværende personale er overbebyrdet, kan det give bagslag i stor stil. Sørg for, at alle får de timer, de ønsker og har brug for, uden at presse dem for hårdt.
Planlægningskonflikter kan gøre det mere stressende at lede en virksomhed, så sørg for, at du har det nødvendige personale, så du kan dække hvert eneste minut. Overvej at holde et møde med dine nuværende medarbejdere for at se, hvor de står.
Opret en politik og hold dig til den
En af de bedste og mest effektive måder at håndtere planlægningsproblemer på er at oprette en virksomhedspolitik og derefter holde sig til den for alle medarbejdere. Hvis du skal have besked om en skemalægning på forhånd, skal du lade alle vide, at alle ændringer skal foretages inden et bestemt tidspunkt og på en bestemt ugedag.
Når det drejer sig om fritid, skal du bede medarbejderne udfylde en anmodning og give dem et bestemt minimumsantal dage i forvejen. Lad dem vide, at hvis de undlader at indsende deres anmodning om fritid i henhold til politikken, kan den blive afvist.
Selvfølgelig vil der altid være undtagelser for visse ændringer i planlægningen. Men en stringent politik vil skabe en ramme og retningslinjer, der vil holde alle på samme side, når det kommer til opdateringer af planlægningen.
Mak planlægning let
Nu da du ved mere om, hvordan du planlægger medarbejdere effektivt, bør det gøre administrationen til en meget mere strømlinet proces. Opret politikker, tjek dine medarbejderniveauer, og brug planlægningssoftware, så alle er på samme side.
Med et par opdateringer til din planlægningsproces bør det med tiden blive nemmere at holde styr på alle.
Hvis du leder efter måder at vokse og tilføje værdi til din virksomhed, skal du sørge for at besøge mit websted i dag!