Projektledere bør evaluere deres tidsplaner på ugentlig basis for at sikre, at deres projekt forbliver på sporet. Hvis projektet begynder at glide, er der en række teknikker, der kan bruges til at komme tilbage til tidsplanen. De fleste af disse er ikke dramatiske.
Tilmeld dig automatisk i dag!
Men lad os antage, at dit projekt begynder at skride dramatisk. Det er måske ikke muligt at komme tilbage på sporet ved hjælp af de typiske teknikker til styring af tidsplanen. Lad os endvidere antage, at projektets deadline er fast og ikke kan ændres. I dette tilfælde kan du blive nødt til at anvende mere dramatiske midler. To teknikker, der kan overvejes, er fast tracking og crashing.
Fast tracking
Fast tracking betyder, at man ser på aktiviteter, der normalt udføres i rækkefølge, og tildeler dem i stedet delvist parallelt. Normalt ville man f.eks. ikke begynde at konstruere en løsning, før designet var færdigt. Men hvis man var fast-tracking, ville man begynde at konstruere løsningen på de områder, hvor man mente, at designet var ret solidt, uden at vente på, at hele designet var færdigt. Fast-tracking indebærer altid en risiko, som kan føre til øgede omkostninger og en del omarbejde senere. For eksempel er det i eksemplet med at designe og konstruere en applikation muligt, at designet kan ændre sig, før det er færdigt, og disse endelige ændringer kan medføre, at noget af det konstruktionsarbejde, der allerede er i gang, skal laves om.
En god tommelfingerregel er, at sekventielle aktiviteter nogle gange kan fast-trackes med op til 33%. Med andre ord kan du, hvis du genforhandler, starte den anden af to sekventielle aktiviteter, når den første aktivitet er 66% færdig. Der er en risiko forbundet hermed. Dette synes dog at være et niveau af risiko ved fast-tracking, som normalt er acceptabelt.
Crashing
“Crashing” af tidsplanen betyder at kaste yderligere ressourcer til den kritiske vej uden nødvendigvis at opnå den højeste effektivitet. Lad os f.eks. sige, at en person arbejder på en ti-dagesaktivitet på den kritiske vej. Hvis du virkelig var desperat efter at forkorte denne tidsramme, kunne du måske tilføje en anden ressource til denne aktivitet. Faktisk er det muligt, at denne ressource ikke har alle de rigtige færdigheder, og at han måske arbejder fem dage for at reducere den samlede tid med to dage.
Overfladisk set giver den forudgående afvejning måske ikke mening, for hvorfor skulle man lade en person arbejde fem dage bare for at reducere en aktivitet med to dage? Det er ikke effektivt. Men kan du forestille dig et projekt, der var så vigtigt, at du var villig til at foretage denne form for afvejning?Tænk på YR2K-projekterne. Da slutningen af 1999 nærmede sig, kastede mange virksomheder ressourcer på projekterne og var desperate for at få dem afsluttet til tiden. De var i færd med at fremskynde dem.
Supplerende ressourcer kan komme fra projektgruppen, eller de kan lånes midlertidigt udefra. Et af målene for at bryde tidsplanen er at minimere de inkrementelle omkostninger. Men til gengæld for at afslutte noget arbejde før tidsplanen fører en overskridelse af tidsplanen normalt altid til yderligere ekstra ekstraomkostninger for projektet. Hvis du er villig og i stand til at bruge flere penge på at fremskynde tidsplanen, kan fast-tracking være en god mulighed for dig.