Stop mig, hvis du har hørt den her før: “Jeg havde en klage over min chef, så jeg fortalte HR det i fortrolighed. De fortalte det til min chef, og nu er hun sur på mig. Er HR ikke forpligtet til at holde alt fortroligt?”
Medarbejdere antager ofte, at alle samtaler, de har med personaleafdelingen, er fortrolige og ikke kan deles. Men da vi ikke er læger eller præster, ved vi, at det sjældent er tilfældet.
Som HR-medarbejdere er vi ansvarlige for at navigere i den ofte vanskelige opgave at balancere mellem, hvad der kan virke som modstridende ansvarsområder: behovet for at være en pålidelig ressource for medarbejderne og en effektiv partner for virksomheden. Så hvordan kan du beskytte medarbejdernes og virksomhedens behov på samme tid? Det er op til os at forstå politikker og love, udøve skøn og bruge klog dømmekraft.
Når HR skal gribe ind
Det er let at se, hvordan en medarbejder kan tro, at visse emner ville være forbudte, når det kommer til fortrolighed. Når alt kommer til alt, er klager over seksuel chikane eller diskrimination alvorlige sager, som man ofte ønsker at holde privat. Men de er også juridiske spørgsmål, hvilket betyder, at HR ikke kan holde medarbejderoplysninger 100 % fortrolige, fordi de skal handle på dem i overensstemmelse med loven.
Hvis det, der rapporteres til HR, er en regel, politik eller lovovertrædelse – så skal det behandles, punktum! Selv hvis medarbejderen fortæller dig, at han/hun ikke ønsker, at der skal gøres noget, blot for at du skal være opmærksom på, hvad der er sket … du er stadig forpligtet til at overholde virksomhedens standarder, undgå juridisk ansvar og vigtigst af alt beskytte dine medarbejdere.
Et godt HR-team inddrager kun de personer, der er nødvendige (eller involveret) for at gennemføre grundige undersøgelser, hvilket betyder, at nogle personer i sidste ende bliver nødt til at kende til det, du fik at vide. Fuldstændig fortrolighed er umulig at garantere her, selv om det er lovet på forhånd.
Når HR kan gribe ind
Baseret på arten af klager, der overtræder politikker eller love, er det normalt ligetil at vurdere, hvornår fortroligheden skal brydes og der skal gribes ind. Hvor det dog bliver mere vanskeligt er i de situationer, der er afhængige af HR’s skøn, f.eks. generelle klager over ledere eller kolleger. Så hvordan ved du, hvad du skal dele (og hvad du ikke skal dele) for at nå frem til en løsning?
Det er vigtigt at forstå, hvorfor nogen overhovedet henvender sig til HR, og hvad de ønsker at få ud af det. Hvis nogen f.eks. klager over, at en leder har åbenlys favorisering, skal du forstå, hvad de ønsker, der skal ske. Ønsker de, at HR skal tale med lederen? Ønsker de at få at vide, om der er indgivet andre klager? Eller er de der blot for at give afløb for deres frustrationer?
Fra coach til mægler – der er et bredt spektrum af roller, som HR kan spille, når du forstår medarbejderens grund til at fortælle om det. Men det, som arbejdstagerne nogle gange ikke er klar over, er, at HR-fagfolk ofte ikke er beslutningstagere, men snarere formidlere. HR-uddannelse på arbejdspladsen er nøglen til at hjælpe medarbejderne til at forstå, hvornår og hvorfor de skal henvende sig til dig, og også til at stole på, at du vil gøre det rigtige med deres (følsomme) oplysninger.
Så, hvad er egentlig fortroligt?
Overordnet set skal medarbejderne ikke forvente uhindret fortrolighed – det er lidt naivt. Samtidig skal HR aflive denne (ofte fremherskende) forestilling om, at det på en eller anden måde er medarbejderne mod virksomheden. Medarbejderne er det vigtigste og dyreste aktiv i enhver virksomhed. Det er dem, der står i skyttegravene og udfører arbejdet, og de har et vigtigt perspektiv. Så det er afgørende at udvikle et forhold til dem, så de stoler på dig med oplysninger om deres oplevelser på arbejdspladsen.
Du kan afbøde en masse spændinger med det samme ved at give medarbejderne en ansvarsfraskrivelse om, hvad der er fortroligt, når de beder om at tale fortroligt om noget. Oftest er svaret ingenting, da HR faktisk ikke har mandat til at holde alt for mange ting fortrolige. Når det er sagt, forventes det, at du har et ekspertdiskretion og dømmekraft. Gode HR-medarbejdere gør deres bedste for at begrænse eksponeringen af følsomme oplysninger, som medarbejderne deler, til et “need-to-know”-grundlag.
Gør det godt, og du vil opbygge varige relationer med både medarbejderne som en betroet rådgiver og virksomhedens ledelse som en pålidelig repræsentant for mærket.