Det drejer sig om de udestående fakturaer, som en virksomhed har, eller de penge, som den skylder sine kunder. I dit personlige liv ville et eksempel på debitorer være at købe en billet til en koncert eller et sportsarrangement til en ven med den forståelse, at de vil betale dig tilbage senere. Det er i bund og grund en “gældsbrev”. I erhvervslivet repræsenterer AR en kreditlinje, der er udvidet af en virksomhed, og som forfalder inden for en relativt kort tidsramme, der kan variere fra et par dage til et år.
Hvad er et tilgodehavende?
Hvis en virksomhed har tilgodehavender, så har de foretaget et salg, men har endnu ikke opkrævet pengene fra køberen. De fleste virksomheder opererer ved at lade en del af deres salg være på kredit, hvilket giver deres kunder mulighed for at betale efter modtagelse af ydelsen.
For eksempel fakturerer forsyningsselskaber typisk deres kunder, efter at de har modtaget elektricitet. Mens forsynings- eller energiselskabet venter på, at kunderne betaler deres regninger, betragtes de ubetalte fakturaer som tilgodehavender.
De fleste virksomheder opererer ved at give deres kunder mulighed for at købe varer på kredit. Omkostningerne ved salg på kredit er det, der betegnes som tilgodehavender. Generelt er Accounts Receivable (AR), er det beløb, som køberne skylder virksomheden for varer og tjenesteydelser, der er leveret. Debitorer skal ikke forveksles med kreditorer (AP).
Mens AP er den gæld, som en virksomhed skylder sine leverandører eller sælgere, er debitorer debitorer købernes gæld til virksomheden. Debitorer er vigtige aktiver for en virksomhed, mens kreditorer er passiver, der skal betales i fremtiden af virksomheden. Grundlæggende vælger virksomheder at tilbyde debitorer for at tilskynde kunderne til at vælge deres produkter frem for konkurrentens produkter.
Det er tilrådeligt for en virksomhed at opsætte en AR-proces for at bestemme de kunder, der allerede har betalt, og identificere eventuelle betalinger, der er forfaldne. Processen er en simpel vending, der gør tilgodehavender sporbare og håndterbare.
Fire hovedtrin for en typisk AR-proces:
- Etablering af kreditpraksis
- Fakturering af kunder
- Sporing af modtagne og forfaldne betalinger
- Regnskab for tilgodehavender
Men ved hjælp af stordriftsfordele kan processen være forskellig for store og små virksomheder. Store virksomheder har en større likviditetstilgang, så de investerer typisk i højt kvalificerede kreditstyringsteams og IT-systemer for at forbedre og styre processen effektivt.
Strin 1: Etablering af kreditpraksis
Det første skridt er, at virksomheden udvikler en kreditansøgningsproces.
Så vil virksomheden på baggrund af ansøgerens kreditværdighed beslutte, om den vil tilbyde varer på kredit. Virksomheden kan vælge at tilbyde kredit til individuelle kunder eller til andre virksomheder.
Dertil kommer, at virksomheden fastsætter vilkår og betingelser for salg på kredit. I dokumentet beskrives kundens forpligtelser og krav. Virksomheden skal sikre, at den overholder de føderale love om kredit, som f.eks. fuld oplysning om kreditpraksis. Virksomheden skal f.eks. klart kommunikere rentesatserne for kreditten.
Der er forskel på vilkårene for store og små virksomheder.
Store virksomheder kan vælge at give en kunde længere perioder.
På den anden side har små virksomheder ikke råd til at tilbyde varer på kredit i længere perioder på grund af deres mindre cashflow og lave kapital. Hvor hurtigt pengene bliver opkrævet på denne gæld fra kunden, vil være en medvirkende faktor til at fastslå virksomhedens kapital, der er nødvendig for at drive forretningen og likviditeten.
Stræk 2: Fakturering af kunder
En faktura er et dokument, der leveres til køberen, og som beskriver de produkter og tjenester, der er blevet leveret, omkostningerne ved disse produkter og tjenester, samt den dato, hvor betalingen forventes.
Hver faktura skal have et unikt fakturanummer, så den er let at finde frem. Kunden har derefter mulighed for at vælge, om han/hun ønsker at modtage elektroniske eller fysiske fakturaer. Store virksomheder foretrækker at sende både de elektroniske og papirfakturaer.
I modsætning til papirfakturaer er elektroniske fakturaer billigere og mere bekvemme. Derfor vælger små virksomheder for det meste at bruge posten til at levere fakturaerne.
Desto længere tid en virksomhed er om at sende en faktura, desto længere tid tager det for kunden at foretage betalinger. Fakturaen skal sendes hurtigt.
Strin 3: Opfølgning af debitorer
Dette trin udføres af en Accounts Receivables (AR) Officer. Den ansvarlige taster en betaling, der er indsat på leverandørens bankkonto, indlæser den i AR-systemet og tildeler den derefter til en faktura.
Den ansvarlige afstemmer også AR-regnskabet for at være sikker på, at alle betalinger er bogført og korrekt bogført, og udsteder derefter månedlige opgørelser til kunderne. Opgørelsen indeholder oplysninger til kunderne om de skyldige beløb i henhold til tidligere sendte fakturaer.
Sporingsprocessen er forskellig i store og små virksomheder. Mindre virksomheder har måske ikke et avanceret system til at spore betalinger og anvender måske manuel AR-sporing ved hjælp af værktøjer som f.eks. Excel. I en manuel proces bruger virksomhederne regneark til at registrere, hvornår de sender fakturaerne, og hvornår de modtager betalinger. Små virksomheder har måske heller ikke nok personale til at udpege en AR Officer, hvor virksomheden kan hyre en professionel revisor til at varetage denne funktion.
Større virksomheder investerer typisk i et team af AR Officers til at udføre sporingsprocessen, og de bruger en eller anden form for et softwaresystem til sporing af regnskaber for at sikre nøjagtigheden. Systemet hjælper AR-officeren til at være mere effektiv, fordi det automatisk advarer AR-officeren om, hvilken gæld der er udestående.
Strin 4: Regnskab for debitorer
Inddrivelsesofficeren fastsætter forfaldsdatoen for betalinger. Efter identifikation af ubetalt gæld foretager regnskabsafdelingen journalposteringer for at registrere salget. Processen omfatter både bogføring af uerholdelige fordringer, eller de ubetalte fordringer, samt identifikation af rabatter ved tidlig betaling.
En “dag i livet” for en AR-professionel
AR Officers er det vigtigste personale, der er involveret i udvikling og implementering af Accounts Receivable-processen. Deres daglige aktiviteter omfatter typisk overvågning af penge, som kunderne skylder virksomheden.
En typisk dag for en AR Officer vil omfatte aktiviteter som verifikation af kreditdata, klassificering af gæld og udfærdigelse af journalposter for transaktionerne. AR-officeren fører også tilsyn med et team af kontorister, analytikere og revisorer ud over gældsindsamlere.
Hver dag sikrer AR-officeren, at teamet arbejder i samarbejde for at sikre succes for den etablerede AR-proces.
For eksempel kan en kunde anmode om at købe varer på kredit. AR-chefen vil kræve, at kreditanalytikerne identificerer kundens kreditværdighed.
Den ansvarlige vil sikre, at når kunden er identificeret som kreditværdig, vil fakturaerne blive udarbejdet af AR-kontoristerne og udstedt til tiden.
Dernæst vil regnskabsførerne bestemme det samlede kreditsalg for dagen. Oplysningerne videregives derefter til inkassatorerne, herunder forfaldsdatoen for inddrivelse af penge.
Den effekt, som automatiseringen har på debitorprocessen
Indkøb:
Inkøbsafdelingen afgiver ordren og sender en kopi af indkøbsordren (PO) til AP-afdelingen. Organisationen modtager varerne eller tjenesterne – enten via modtageafdelingen eller den medarbejder, der har bestilt dem – og leverandøren sender fakturaen til AP. Du kan få mere at vide om hele processen fra indkøb til betaling her.
Fakturabehandling:
En AP-medarbejder taster manuelt fakturadataene ind i et regnskabssystem, inden han/hun fysisk opbevarer papirdokumentet i et arkivskab. Nye leverandøroplysninger indtastes ved hjælp af organisationens navngivningskonventioner for at undgå overlapning. Både nye og eksisterende leverandøroplysninger kontrolleres for nøjagtighed i forhold til interne kilder, f.eks. hovedleverandørfilen, og eksterne kilder, f.eks. IRS TIN matching service og det amerikanske finansministeriums Office of Foreign Control (OFAC) liste over organisationer, der er forbudt mod at drive forretning i USA. Du kan få mere at vide om elektronisk fakturering her.
Fakturagodkendelse:
En AP-sagsbehandler foretager et trevejsmatch. Ved et trevejsmatch sammenlignes PO, kvittering og faktura for at identificere eventuelle unøjagtigheder eller uoverensstemmende data. En AP Manager udarbejder og godkender papirarbejde for eventuelle undtagelser for kort levering, beskadigede varer, forkert leverede varer eller andre problemer.
Betaling:
AP-teamet forbereder betalingen, enten ved at skrive en check eller oprette en transaktion via Automated Clearing House (ACH) eller elektronisk pengeoverførsel (EFT). En AP Manager, Controller eller CFO (afhængigt af virksomhedens godkendelsesproces) godkender betalingen og bemyndiger afdelingen til at tage en rabat for tidlig betaling for en leverandør, hvis betalingen foretages inden for det datointerval, der er angivet i betingelserne. Betalingen sendes via amerikansk post, bankoverførsel, ACH/EFT, fragtfirma eller kurer.
Vendor Management:
Leverandøren ringer til AP-afdelingen for at spørge, hvor betalingen står. En AP-medarbejder undersøger spørgsmålet og fastslår, om fakturaen stadig er i godkendelsesprocessen, eller om betalingen er på vej med posten.
Systemopgraderinger:
Informationsteknologiafdelingen (IT) overvåger virksomhedens ERP-system (enterprise resource planning) og enhver hardware og software, som AP-afdelingen bruger. It-teamet godkender og installerer nye versioner af software efter behov. CTO’s team overvejer eventuelle forslag fra AP til ny teknologi og afgør, hvordan den skal integreres med virksomhedens gamle systemer.
Rapportering og analyse:
Afdelingen for AP udarbejder og studerer regneark, som de har bygget i Excel eller et lignende værktøj, og analyserer alle transaktioner og overvåger afdelingens resultater og målinger, herunder antal dage til udestående betalinger (DPO). CFO’en overvåger organisationens cash flow gennem samtaler med AP-direktøren. Den administrerende direktør modtager skriftlige og mundtlige rapporter fra CFO’en om organisationens resultater.
Den løbende udvikling af Accounts Receivable Processes
Som i Accounts Payable-afdelingerne skaber manuelle processer i Accounts Receivable-afdelingerne stor ineffektivitet og overdrevent overhead, hvilket ødelægger virksomhedens cashflow.
Forældede, papirbaserede processer øger afskrivningerne af uerholdelige fordringer og forhindrer virksomheder i at få adgang til de kontanter, de har brug for til at støtte vækstmål. Den gennemsnitlige virksomhed vil afskrive 4 % af sine tilgodehavender som uerholdelige fordringer. For en virksomhed på 10 millioner dollars er det 400.000 dollars om året, som de mister.
Gennem at implementere en automatiseringsløsning kan virksomheder se en reduktion på 10-20% i uerholdelige fordringer, hvilket giver besparelser tilbage i deres forretning.