Denne guide til udarbejdelse af en katastrofeplan er udarbejdet for at hjælpe University of Missouris afdelinger samt personer, der administrerer arkivalier, informationssystemer og dem, der er ansvarlige for beskyttelsen af deres afdelings informationsressourcer.
Katastrofer findes i mange afskygninger. Desværre får vi ikke mulighed for at vælge vores yndlingssmag, og vi får heller ikke mulighed for at vælge det tidspunkt, hvor vi vil være klar til at prøve deres varianter. Katastrofer er i sagens natur pludselige, uventede og uønskede. Nogle af dem, f.eks. som følge af defekte ledninger eller utætte rørledninger, kan undgås, mens andre, f.eks. oversvømmelser, tornadoer og vinterstorme, ikke kan undgås. Et af formålene med denne vejledning er at hjælpe enkeltpersoner med at forhindre, at katastrofer bliver til katastrofer – begivenheder, der resulterer i stor ødelæggelse eller uerstattelige tab.
Den vigtigste forudsætning for denne vejledning er, at ingen katastrofeplan kan overføres intakt fra et campus, program eller endog en afdeling til en anden.
Records Management har ikke udarbejdet en modelplan, der let kan tilpasses til brug i afdelingerne, fordi en sådan fremgangsmåde er i strid med de grundlæggende principper for forsvarlig forvaltning af arkivalier og information. Vi er udmærket klar over, at der ikke findes ét enkelt klassifikationssystem, opbevaringsskema eller program for vigtige dokumenter, som er egnet til alle afdelinger, selv inden for en enkelt branche. En tilgang med en modelplan ville ignorere den vigtige rolle, som lokale ressourcer og forhold som f.eks. tilgængelig fryserplads, brandbeskyttelse og vejrmønstre spiller i planlægning af informationskatastrofer.
Denne vejledning præsenterer nogle centrale forudsætninger, begreber, elementer, praktiske overvejelser, fordele og trin, der indgår i katastrofeplanlægning. Anvendelsen af vejledningen og en klog brug af dens indhold kan skabe de nødvendige rammer for, at en afdeling kan gennemføre en omfattende plan for forebyggelse og genopretning af katastrofer.
Vigtigheden af en skriftlig plan for genopretning af katastrofer og vitale optegnelser understreges også. Selve processen med at skrive planen er en øvelse i sund informationsstyring.
- Indledning
- Del A: Grundlæggende begreber og forudsætninger
- Del B: Katastrofeforebyggelse: En planlagt fremgangsmåde
- Del C: Katastrofeberedskab: En planlagt fremgangsmåde
- Del D: Fordele og konklusion