Hvad er EDI-forsendelse, og hvordan virker det?
Skibsindustrien bliver boostet med hensyn til deres arbejde for nylig, efter COVID-19, hvert land er afhængig af skibsfart til indlandstransport, import, eksport osv. og i dette er den vanskeligste opgave at opretholde dataene eller detaljerne i transaktionen. Med en stigning i kundernes krav er dokumentation i papirudgave også et aspekt, som virksomhederne er trætte af. Hvad nu hvis alle disse datatransaktioner kan foregå online uden papir, så er det her, vi kan bruge EDI-forsendelsessystemet. Det hjælper B2B EDI-transaktion til at ske problemfrit med meget færre fejl
Hvad er EDI i shipping industrier
Verden af shipping er ved at ændre sig i alle aspekter uanset luftveje, vandveje, jordveje eller jernbaner. Da hele processen i kæden er indbyrdes afhængig af hinanden, finder import- og eksportaktiviteterne sted kraftigt. Så for at overleve i forretningsmiljøet skal en virksomhed forbedre sine præstationer, herunder dens forsendelsesproces.
Normalt skal forsendelsesvirksomheden håndtere dokumentationsoplysningerne for
- Lageret
- Distributionsoplysninger
- Forsendelsesoplysninger
- Finansielle anliggender
For at undgå enhver form for uorganiserede oplysninger og for at få mere effektive output skifter virksomhederne til EDI.
Den EDI i shipping industrier genererer de nødvendige dokumenter og arrangerer det på en organiseret måde. EDI shipping har bevist, at det er mere effektivt i sit arbejde og har gavnet shippingindustrien meget.
Hvordan fungerer EDI i shippingindustrier?
Der skal vedligeholdes data om formålet med behandling af varer, forsendelser eller enhver form for finansiel aktivitet for EDI-logistik. I stedet for at indtaste hver enkelt data automatiserer det elektroniske dataudvekslingssystem (EDI) hele proceduren ved at indsamle alle de data, der er tilgængelige i systemet.
Til eksempel.
Sæt, at der er en forsendelse af 10.000 mobiltelefoner fra lageret til udstillingslokalet. Ved at scanne en enkelt QR-kode, der findes på kassen, vil EDI-forsendelsessystemet få adgang til data om forsendelse, udstillingsstedets adresse, udestående finanser, fakturaer og faktureringer på én gang. Det sender denne rapport til de berørte personer, afdelinger eller systemer. Alle disse aktiviteter vil blive udført via fuldstændig automatisering, og der er ikke behov for menneskelig involvering. Med dette eksempel forstår vi tydeligt, hvordan EDI fungerer inden for logistik.
Hvad er EDI i transportbranchen?
Et andet aspekt er, at EDI-transport er ved at blive populært i transportbranchen. Den sømløse dataudveksling mellem to virksomheder i transportverdenen kan automatiseres ved hjælp af EDI-transport. Det resulterer i at spare penge og tid i stor udstrækning med nul tastefejl. En anden vigtig fordel ved EDI i transportbranchen er, at det giver problemfri kommunikation på tværs af forsyningskædesystemet.
Fælles transaktionskoder for EDI inden for transport
- 204 – Motor Carrier Load Tender: Transportøren sender det til transportøren for at få detaljerede oplysninger om landingsoplysninger om en forsendelse
- 990 – Svar på lasttilbuddet: Det bruges af transportørerne. Det er til at angive, om de vil afhente en bestemt forsendelse, der tidligere er blevet tilbudt af en afskiber. Denne kode er svaret for 204-transaktionen
- 211 – Bill of Lading: Transportøren sender dette sæt transaktioner til transportøren for at give detaljerede oplysninger om fragtbrevet vedrørende en forsendelse.
- 212 – Delivery Trailer Manifest: Transportøren kan sende et sæt transaktioner til interesserede parter, som indeholder en liste over trailere med mange forsendelser, der har bud for leveringen
- 214 – Forsendelsesstatusmeddelelse: Transportøren kan sende et sæt transaktioner til interesserede parter, som indeholder en liste over trailere med mange forsendelser, der har bud for leveringen: Denne kode sendes af transportøren til afsenderen eller modtageren for at give en opdatering af dine forsendelser med dato, klokkeslæt, sted, kontaktnumre og rute
- 210 – Fragtoplysninger og faktura: Denne kode bruges af transportøren til at rekvirere betaling for de udførte eller bestilte tjenester
- 820 – Betalingsordre/Remittance Advice: Denne kode bruges af transportøren til at rekvirere betaling for de udførte eller bestilte tjenester: Dette sæt koder anvendes af betaleren til at sende oplysninger om betalinger
- 997 – Functional Acknowledgement: Dette bruges som svar på hver transaktion for at angive betalingsmodtagerens og afsenderens godkendelse.
Historie om EDI inden for forsendelse og logistik
Det var i 1965, at et dampskibsfartsselskab mellem USA og Holland begyndte at bruge EDI ved at sende en meddelelse. Selv om det ikke var den egentlige EDI, var aspekterne og protokollerne dog de samme. Inden for 3 år, dvs. 1968, begyndte mange virksomheder at bruge det system, der kaldes elektronisk meddelelsessystem. Men der var forvirring omkring formater og forskellige standarder mellem to virksomheder. Derfor blev der dannet et udvalg under navnet Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert var formand for den og arbejdede sammen med Joseph Carley, Earl Bass og Ralph Notto.
De udviklede standarderne for afklaring mellem to partnere, hvilket banede vejen for ANSI X12 og moderne EDI-sporing.
Fordele ved EDI inden for transport
- Da der ikke er nogen menneskelig indblanding, foregår genereringen, afsendelsen eller registreringen af eventuelle transaktioner meget hurtigere.
- Informationerne leveres i realtid, så muligheden for forsinkelser kan undgås i processen med at sende eller modtage.
- Integration af alle operationer uanset om det er til søs, til lands eller i luften sker i én kommunikationsstrøm af systemet for logistikoperatøren.
- Det giver sikre administrationsprocedurer i tilfælde af told eller PIF osv.
- Det hjælper med planlægningen af forsyningskæden for mellemled som distributører, detailhandlere, så der ikke er levering af defekt eller udløbet logistik.
EDI Shipping Codes
En liste over elementer, der er nævnt i et EDI-dokument, og hvad de betyder for både afsender og modtager, kaldes en kodeliste. Og i denne liste har hver EDI-forsendelseskodens navne en betydning og leverer den rigtige slags information/meddelelse.
Nedenfor er anført nogle former for EDI-koder:-
– 01 Basic
– 02 End of Month
– 03 Fixed Date
– 05 Discount not applicable
En kodeliste for hvert element, der er nævnt i dokumentet, tilbydes af hver EDI-standard, hvorigennem følgende funktioner anvendes, som f.eks:-
– Anvendelse af et vilkårligt antal koder efter vores behov
– Oprettelse af unikke kodetabeller, der gemmer kodeoplysninger i et hvilket som helst felt og for at angive en bestemt ting.
– Import og eksport af kodelister mellem formularer og copy-pasting dem.
– Oversættelse af en EDI-kode til et lægmandssprog sker ved hjælp af en EDI-oversætter, som kan hjælpe med at afkode meddelelsen.
Desto mere viden vi har om de enkelte koders betydning og formål, jo bedre forståelse har vi for EDI Shipping-koderne.
EDI Shipping documents
Et EDI-dokument benævnes ved EDI-dokumentets nummer og dets navn.
Et EDI Shipping Document fungerer til at udveksle oplysninger mellem handelspartnere og indeholder den samme mængde oplysninger i sit papir lige.
Et EDI-dokument består af tre centrale dele: konvolutter, segmenter og dataelementer, der er formateret til at følge en specifik EDI-standard.
For eksempel er ordren X12 940- Ship from the warehouse et EDI-dokument, der bruges til at instruere lageret, når der skal sendes varer til en handelspartner.
Det kan være komplekst og tidskrævende at finde mening i et EDI-forsendelsesdokument. Nogle virksomheder har fundet en måde at håndtere det på ved at forstå de standarder, som dokumentet er baseret på, ved at implementere retningslinjer og administrere oplysningerne.
EDI-afgifter i forsendelse
Når en speditør organiserer udvekslingen af elektroniske data til havne/toldmyndigheder og andre offentlige enheder, der har brug for oplysningerne, er det sådan, at EDI-afgifter i forsendelse anvendes. Nogle gange anvendes gebyret efter anmodning fra kunden eller en leverandør, der kan opkræve et gebyr for en bestemt tjeneste og kan endda bundte gebyrer i en samlet pakkepris.
EDI 940 Warehouse Shipping Order
Denne forsendelsesordre sendes af leverandøren, når de ønsker at involvere et tredjepartslager eller et tredjepartslogistikfirma (3PL) til at foretage en forsendelse til en detailhandler, købmand, distributør eller til en sekundær placering for leverandøren.
Den EDI 940 Warehouse Shipping Order kan formidle instruktioner om at sende det samme produkt til mange steder eller specifikke kartoner til et specifikt sted.
Den EDI 940 Warehouse Shipping Order indeholder fordele for både afsender og modtager. Nogle af dem er:-
- Reducerer den tid, hvor leverandøren skal indsende forsendelsesordrer.
- Eliminerer brugen af e-mail, fax eller CSV til at sende eller modtage lagerordrer.
- Gør driften mere effektiv ved at reducere tiden og skære brugen af papir væk.
- Det giver mere præcise data og slipper for fejl.
Nøgle dataelementer i EDI 940 Warehouse Shipping Order
- Køberens salgsordrenummer.
- Leverandørens ordrenummer
- Køberens ship to location
- Bedøbt forsendelsesdato
- Item-identifikatorer
- Mængder.
EDI-forsendelsestransaktion
Når en virksomhed ønsker at sende en salgsordre til en anden virksomhed, finder der en EDI-transaktion sted. En EDI-forsendelsestransaktion er et standardiseret forretningsdokument. Virksomheder og handelspartnere udveksler disse dokumenter ved hjælp af EDI-standarder. På den måde kan man automatisere og strømline salgsordrer, fakturaer, kvitteringer, betalinger, sporing og andre rapporter.
En EDI-forsendelsestransaktion nytter ikke noget, hvis den ikke indeholder en vis mindste mængde vigtige data. EDI-transaktioner blev designet til at være uafhængige af den kommunikation, der anvendes af virksomheder eller den softwareteknologi, der genererer EDI-data.
EDI 945 Warehouse Shipping Advice
En EDI 945 Warehouse Shipping Advice laves, når en tredjepartslogistik (3PL) eller et lager ønsker at underrette leverandøren om, at forsendelsen er blevet foretaget. Den indeholder de oplysninger, der er nødvendige for, at leverandøren kan kontrollere den afsendte kvalitet i forhold til den bestilte mængde, oprette en faktura og generere en 856 Advance Ship Notice (ASN)-transaktion.
Fordele
Fordele for både afsender og modtager afhænger af, hvor automatiseret og integreret transaktionen er for begge parter. Fordelene ved EDI 945 Warehouse Shipping omfatter:
– Reducerer den tid, som et lager bruger på manuelt at sende forsendelsesadviseringer og papirbaserede forsendelsesdokumenter.
– Øger driftseffektiviteten ved at reducere mængden af papirarbejde.
– Slipper for at bruge e-mail, fax eller CSV til at sende eller modtage forsendelsesadviseringer fra lageret.
– To primære grunde til, at EDI 945 anvendes
– Til at rapportere en årsag til en ændring af forsendelsesdato, hvorfor produkter blev skåret fra en forsendelse og oplysninger om produktsubstitution.
– Til at kommunikere forsendelsesdetaljerne til detailkunden i EDI Ship Notice.
Advance Ship Notice EDI 856
EDI ASN eller Advance Ship Notice, også kaldet EDI 856 kode bruges til at etablere elektronisk kommunikation af indholdet af forsendelsen til en anden partner. Grundlæggende er det en forudgående meddelelse til partneren om forsendelsens ankomst. Den anvendes almindeligvis af fremstillingsindustrien, bilindustrien og detailhandlere enten til at informere om eller svare på EDI 850-, EDI 830- og EDI 862-koder. Den indeholder beskrivelse, oplysninger og produkttyper. Så den består af
- Forsendelsesoplysninger og sporingsnumre
- Indkøbsordrenumre og oplysninger
- Artikel- og mængdeoplysninger
- Emballageoplysninger
EDI 862 Forsendelsesplan
I forsendelsesbranchen ændres instruktionerne meget ofte, og det afhænger af mange faktorer. EDI 862 kode bruges til at beskrive, hvis,
- Ordrens mængde er nedsat
- Ordrens mængde er øget
- Der er nogen ændring i forsendelsesdatoen.
Med dette sikrer det også, at om leverandøren har nok lager eller ej, forskellige instruktioner om forsendelser og de fleste aspekter af EDI 862 koder passer med EDI 830 planlægningskoder. Så EDI 862 handler grundlæggende om tidsplaner, ordrer, rettidige opdateringer af forsendelser.
Indpakning
Som andre industrier tilbyder EDI også mange fordele for forsendelsesindustrien. Mange EDI-tjenesteudbydere tilbyder robuste og kraftfulde EDI-løsninger til din hjælp. Blandt dem er WebBee Globals ‘Map My EDI’-løsning den bedste.
Denne ‘MapMyEDI’ tilbyder flere fordele såsom EDI Tracking & Search, B2B EDI, EDI Agreements, EDI Mapping, EDI Error Handling og EDI Transaction Codes.
Gør derfor brug af denne EDI-løsning til din virksomheds dataudveksling og forbedr den samlede præstation tidligst.