Mange små virksomheder tænker ikke på fraværet, før det bliver et problem. En dag vil en leder bemærke, at en bestemt medarbejder tilsyneladende har meldt sig syg “meget”, men vil ikke være sikker, fordi sygedage ikke er blevet registreret. Lederen kan henvise tilbage til sms’er eller e-mails og finde ud af, hvor mange gange medarbejderen har været fraværende, og er måske stadig ikke sikker på, hvad der er for meget, når det gælder fravær.
“Overdrevent” fravær er et udtryk, jeg bruger til at beskrive en bestemt medarbejders fremmøde, hvis han eller hun har været fraværende langt mere end den typiske medarbejder, og ikke har gyldige grunde til fraværet. Overdreven fravær indebærer uden for normen, dvs. ud over hvad der er normalt for din virksomhed og hvad der er normalt for befolkningen i almindelighed. Derfor kan “overdreven” ikke anerkendes i en given dag, uge eller endog måned. Jeg foretrækker snarere at bruge et helt år til at vurdere sygefraværet, fordi jeg så ikke behøver at justere for sæsoner for udbrud af forkølelse og influenza. 
Et eksempel på overdrevent fravær, som jeg ser ret ofte (overraskende nok), er den situation, hvor en bestemt medarbejder har været mere syg end resten af medarbejderne tilsammen!!! Et ekstremt eksempel, som klart kan betegnes som overdrevent, og som for små arbejdsgivere i alvorlig grad ville påvirke leverancerne.
Men overdrevent fravær kan forekomme i langt mindre ekstreme situationer, hvilket gør det nødvendigt at have en proces til at fastslå, hvad der er “overdrevent”. Her er hvordan:
- Begynd at spore tilstedeværelsen for alle. Det kan nemt gøres i et Excel-regneark, hvor hver arbejdsdato er anført på tværs af toppen, og hver medarbejder har en række nede til venstre. Hver gang en person er væk, noterer du årsagen i den relevante celle. Kategorier, som jeg bruger til at klassificere fravær, er:
- Fritid (V),
- Fritid (L), som kan omfatte sorg, lægebehandling, wcb, barsel osv,
- Forudgodkendt fravær (P) for situationer, hvor medarbejderen beder om og får godkendt på forhånd at deltage i en aftale eller tage sig af en personlig eller familiemæssig situation, og
- Ugeplanlagt fravær (U), hvor medarbejderen ikke er på arbejde og ikke har givet dig mulighed for at forhåndsgodkende.
- Når du har mindst 6 måneders tilstedeværelse registreret, skal du gennemgå og tælle op, hvor mange af hver “U”-type fravær hver enkelt person har. Sorter medarbejderne fra højeste til laveste.
- Identificer, hvem der hører til de øverste 10 % (dvs. dem, der har mest fravær, og som regel langt over virksomhedens gennemsnit) .
Hvis de øverste 10 % har mere uplanlagt fravær end landsgennemsnittet (som sidste år var ca. 9 fravær pr. år), så har du måske en overdreven situation, og det er på tide at undersøge, hvad der foregår med den pågældende medarbejder. Hvis selv dine øverste 10 % ligger lavere end landsgennemsnittet, kan du måske stadig tage fat på det, men jeg ville ikke bruge udtrykket overdreven, selv om det måske er overdrevet for din virksomhed.