Hvor længe skal man opbevare dem
Du har sikkert hørt, at syv år er den perfekte periode til at opbevare skattepapirer, herunder selvangivelser. Den faktiske tid til at opbevare optegnelser er ikke så enkel, ifølge Steven Packer, CPA, i Tax Accounting Group hos Duane Morris.
“I de fleste tilfælde behøver skatteoptegnelser ikke at blive opbevaret i syv år, fordi der er en treårig forældelsesfrist,” forklarer Packer. “Så hvis vi antager, at der ikke er tale om svig eller andet galt, kan skattevæsenet ikke se på dine selvangivelser efter den treårige forældelsesfrist.”
Forældelsesfristen har nogle vigtige undtagelser, og hvis din selvangivelse har en af disse, skal du opbevare dine selvangivelser og dine optegnelser i længere tid end tre år. For eksempel er forældelsesfristen seks år, hvis du har undervurderet din indkomst væsentligt. Tærsklen for væsentlig undervurdering er 25 % af din bruttoindkomst. Hvis du hævder, at din bruttoindkomst var 50 000 USD, og den i virkeligheden var 100 000 USD, har du i væsentlig grad undervurderet din indkomst.
Seksårsreglen gælder også, hvis du i væsentlig grad har overvurderet prisen på en ejendom for at minimere din skattepligtige gevinst. Hvis du f.eks. har solgt et stykke ejendom for 150.000 $ og hævder, at du har betalt 125.000 $ i stedet for de faktiske 50.000 $, har skattevæsenet seks år til at skride ind over for dig. Og hvis du har udeladt mere end 5.000 dollars i indkomst fra en offshore-konto, er forældelsesfristen også seks år.
Behold optegnelser i syv år, hvis du indgiver et krav om tab fra værdiløse værdipapirer eller fradrag for dårlig gæld. Hvis du ikke har indgivet en anmeldelse, eller hvis du har indgivet en svigagtig anmeldelse, er der ingen forældelsesfrist for IRS til at rejse tiltale mod dig.
Ejendomsoptegnelser kan være for evigt
Når du sælger en ejendom med fortjeneste, skylder du kapitalvindingsskat på denne fortjeneste. Beregning af din kapitalgevinst kræver ofte, at du skal opbevare dine optegnelser, så længe du ejer din investering. Du skal bruge disse optegnelser til at beregne ejendommens omkostningsgrundlag, som er den faktiske pris, justeret opad eller nedad af andre faktorer, f.eks. større forbedringer af strukturen.
Beregning af omkostningsgrundlaget på en ejendom, du bor i, er relativt enkel, fordi de fleste mennesker kan undgå at betale kapitalvindingsskat på deres primære bolig. Hvis du sælger din primære bopæl, kan de, der indgiver individuelle angivelser, udelukke op til 250.000 dollars i gevinst fra skat, og par, der indgiver fælles anmeldelse, kan udelukke op til 500.000 dollars. Du skal have boet i din bolig i mindst to af de seneste fem år for at være berettiget til udelukkelse. Alligevel skal du gemme dine optegnelser om transaktionen i mindst tre år efter salget af ejendommen.
Hvis dit salg ikke opfylder ovenstående kriterier, skal du gemme optegnelser om væsentlige forbedringer i mindst tre år efter salget. IRS Publication 523, “Selling Your Home”, forklarer, hvilke forbedringer du kan tilføje til dit omkostningsgrundlag – og reducere din regning for kapitalgevinster. Det samme gælder for udlejningsejendomme.
De fleste mæglerfirmaer vil beregne dit omkostningsgrundlag for aktier, obligationer og investeringsforeninger, selv om de kun skal beregne dit omkostningsgrundlag for aktietransaktioner siden 2011 og investeringsforeninger siden 2012. Det er dog en god idé at opbevare alle dine transaktionsregistre, hvis du skifter mægler. Opbevar desuden optegnelser over eventuel arvet ejendom og dens værdi, da ejeren døde, hvilket vil blive dit skattegrundlag.
Der er intet galt med at gemme dine optegnelser længere end de lovbestemte grænser, hvis det giver dig ro i sindet, og du kan tåle roddet. Du kan overveje at opbevare nogle optegnelser i skyen – en fjernlagerplads på en computer, som du lejer.
Selv om mange mennesker opbevarer papiroptegnelser, er det også smart at få dokumenterne konverteret til elektroniske filer og opbevaret i skyen. Det er en god idé at have to sæt, i tilfælde af at det ene bliver ødelagt.