Hvorfor du bør administrere opgaver ved hjælp af 4-kvadrantmetoden

Prioritetskvadranter bliver ofte overset, da der er mange andre populære måder at administrere opgaver på. Et par af dem omfatter:

• Håndter efter kalender. Alle opgaver har tid og dato. Alt er planlagt.
• Håndter efter lister. Alt skrives lineært ned.
• Håndter ved hjælp af “post-it’s”. De vigtigste opgaver sidder på en fremtrædende plads, som er synlig hele tiden, hvilket tvinger dig til at få det gjort.

Anvendelse af en prioriteringskvadrant

I dag vil jeg gerne tale om en anden opgavestyringsstrategi: 4-kvadrantmetoden. I dette blogindlæg vil jeg fortælle dig, hvorfor det er en bedre måde at styre opgaver på end alle 3 ovenstående metoder.

Hvad betyder det at styre efter 4-kvadranter? For det første kategoriserer du i bund og grund alle opgaver i en af 4-kvadranter. En metode, kendt som Eisenhower-matrixen, er f.eks. at kategorisere opgaver i kritiske og umiddelbare kvadranter. Dette dækker 2 grundlæggende dimensioner: tid og prioritet.

Opgaver, der har høj prioritet og skal udføres hurtigt, placeres i den øverste venstre del af tidsstyringsmatrixen, kvadrant 1. De andre 4 kvadranter er også selvforklarende.

Er du klar til at begynde at prioritere ved hjælp af en prioriteringskvadrant? Vi har en app til det. Tilmeld dig her:

Er du ikke overbevist endnu? Læs videre!

Hvorfor er denne tilgang bedre end metoderne med kalender/post-its/lineær liste til opgavestyring?

1. Du får alle fordelene ved at spore, hvornår opgaverne forfalder, men får også synlighed i prioriteringen. I en traditionel kalendervisning kan du se, hvornår du skal gøre tingene, men du forstår aldrig hvorfor, og om det kan droppes. Kalenderdrevet organisation mangler evnen til at håndtere idéer og strategiske emner.
2. En lineær liste fører til rod og forvirring, fordi den skaber en mentalitet med enten “FIFO” eller “LIFO”. Hvis du i stedet bruger de fire kvadranter, ved du, at du kun skal arbejde med opgaver i den første kvadrant, hvilket gør det meget lettere at fokusere din indsats. Lineære lister er gode til at fange idéer, der ikke har datoer og tidspunkter, men mangler en god kategorisering.
3. I et post-it-system arbejder du med vigtige eller hastende ting. Du mister dog tidsbegrebet. Derfor er du ikke i stand til at forstå, hvilken post-it der er vigtigst. Desuden begynder du med tiden at miste overblikket over post-its, hvilket fører til informationstab.

Fordele ved en prioriteringsmatrix

Gennem at kategorisere opgaver i 4-kvadranter ved hjælp af prioriteringsmatrixen er du i stand til at indfange fordelene ved alle 3 metoder til tidsstyring. Med Priority Matrix kan du:

1. Holde styr på idéer på højt niveau som lineære to do-lister
2. Holde styr på tid og indsats som kalendere
3. Holde styr på det, du skal gøre nu, som post-it-notater

Givet dette vil vi gerne opfordre dig til selv at se, hvorfor vores Priority Matrix-app er den bedste app til opgavestyring i prioritetskvadranter.

Er du klar til at revolutionere den måde, du arbejder på?

>>Download vores 4 Quadrant Time Management Template<<

Og hvis du er klar til at slutte dig til +10.000 Prioritizers, der er blevet MERE effektive med Priority Matrix, så tilmeld dig GRATIS, lige i boksen nedenfor:

Læs mere om Priority Matrix til Windows, iPhone, iPad og Mac.