Office of Health Care Assurance

Hawaii Revised Statute (HRS) §§321-15.2, 346-97 og 846-2.7 kræver, at Department of Health (DOH) og Department of Human Services (DHS) foretager baggrundskontrol for at sikre, at alle potentielle ansøgere, operatører, ansatte med direkte patientadgang og voksne frivillige i en sundhedsfacilitet, der er godkendt og certificeret, eller som er godkendt eller certificeret af departementet, og, i tilfælde af en sundhedsfacilitet, der drives i en privat bolig, er hæderlige og ansvarlige, alle voksne, der bor i hjemmet, bortset fra klienterne, og pleje-bedsteforældre under pleje-bedsteforældreprogrammet, ledsagere under seniorcompagnonprogrammet og aflastningscompagnonprogrammet, og udbydere af udviklingshæmning (DD)/intellektuelle handicap (ID) og udbydere af hjemme- og fællesskabsbaserede tjenester (HCBS) under Medicaid 1915(c) Waiver-programmet, og en person eller enhed, der søger deltids- eller fuldtidsansættelse eller kontrakt eller underkontrakt med afdelingerne.

DoH og DHS har i fællesskab udviklet Hawaii Background Check System (HI BCS) for at hjælpe faciliteter og enkeltpersoner med at overholde kravene til baggrundstjek ved at stille en central internetbaseret metode til rådighed til at ansøge om et baggrundstjek og til at kontrollere status for igangværende eller tidligere baggrundstjek.

Med start i sommeren 2019 vil HI BCS være tilgængelig til brug for myndigheder og enkeltpersoner. Baggrundstjek vil fortsat blive gennemført af DOH’s og DHS’s udpegede repræsentant, i øjeblikket Fieldprint. Den udpegede person vil indhente fingeraftryk og foretage egnethedsafgørelser. Desuden vil HI BCS tilbyde yderligere funktioner til godkendte og certificerede arbejdsgivere. De yderligere funktioner i HI BCS omfatter følgende:

1. Registre over egnethedsafgørelser: Fitnessafgørelser kan deles. Hvis en ansættelsesansøger har en afsluttet baggrundskontrol med en “grønt lys”-afgørelse inden for det seneste år, kan kvalificerede arbejdsgivere få lov til at “se” denne egnethedsafgørelse og IKKE have behov for at få foretaget en ny baggrundskontrol for at ansætte ansættelsesansøgeren. I dette tilfælde kan ansøgeren blive ansat med det samme.
2. Incorporate Rap Back: Ansættelsessporing i HI BCS sikrer, at du får besked, hvis du modtager en fremtidig Rap Back, som kan påvirke, om din medarbejder er berettiget til at fortsætte med at arbejde for dig.
3. Automatiske søgninger: Registre såsom HI Nurse Aide-registret og OIG Exclusions List kan kontrolleres gennem en automatisk matchproces i stedet for manuelt at genindtaste ansøgeroplysninger for hver søgning. Dette vil reducere antallet af fejl, spare tid og give en klar registrering af de søgninger, der blev foretaget. HI BCS kan også foretage auto-match-kontroller af navneregistre i andre stater, hvor en ansøger tidligere har boet, hvis den pågældende stat har indført et auto-match-system. DOH og DHS arbejder på at tilføje andre registre til denne auto-match-proces.

Fieldprint, Inc. er OHCA’s udpegede repræsentant for baggrundskontrol. En repræsentant for Fieldprint står til rådighed for spørgsmål mandag til fredag fra kl. 8 til 22 (EST) på (877) 614-4364, undtagen på helligdage.

Samtykke fra ansøgeren til baggrundskontrol er påkrævet

Når ansøgeren ansøger om baggrundskontrol, skal ansøgeren til baggrundskontrol give samtykke til, at Department of Health (DOH) eller dets udpegede repræsentant kan indhente ansøgerens fingeraftryk, foretage kontrol af strafferegisteret og deltage i rap back-programmet. Rap Back-programmet er et automatiseret system til underretning af DOH eller dets udpegede repræsentant eller ansøgerens arbejdsgiver om en anholdelse, efter at baggrundstjekket er afsluttet. Dette program eliminerer eller reducerer behovet for at gentage baggrundstjekket i de kommende år og kan spare ansøgeren penge.

Anmelderen af baggrundstjekket skal også angive, om ansøgeren nogensinde er blevet dømt for en forbrydelse.

Hvis ovenstående samtykke ikke gives, eller hvis ansøgeren ikke er villig til at angive en tidligere domfældelse, kan ansøgningen om baggrundskontrol ikke accepteres, og der kan ikke foretages en baggrundskontrol.

Individuelle ansøgninger om baggrundskontrol

Baggrundskontrolansøgere skal ansøge online på www.fieldprinthawaii.com om en baggrundskontrol. Baggrundskontrollen kan omfatte en kontrol af straffeattester og/eller en kontrol af statslige misbrugsregistre og kan omfatte en kontrol af fingeraftryk. Den trinvise ansøgningsproces, der er let at følge, forklares på Fieldprints websted.

Ansøgere skal registrere sig hos Fieldprint og skal muligvis betale et gebyr for baggrundstjekket.

Som en del af ansøgningen skal ansøgeren aftale en dato, et tidspunkt og et sted for fingeraftrykskontrollen, og de skal møde personligt op til den aftalte aftale. Der vil blive krævet to (2) former for identifikation på tidspunktet for udnævnelsen. Mindst én form for ID skal være et gyldigt billed-ID udstedt af staten, f.eks. et kørekort, pas eller statsligt ID-kort. Hvis man ikke møder op, vil man miste de gebyrer, man har betalt for baggrundstjekket. Ansøgere kan omlægge deres aftale uden betalingspåstand, hvis de omlægger aftalen mindst 24 timer før aftaletidspunktet.

Fieldprint giver ansøgerne besked, når baggrundstjekket er afsluttet. Se Resultater af baggrundstjek og appelrettigheder nedenfor.

Sagsbehandlings- og voksentagplejecenterudbyderkonti

Sagsbehandlingsbureauer (CMA) og voksentagplejecenterudbydere (ADCC) skal følge nedenstående trin:

1. Opret en konto: For at oprette en konto skal du først kontakte Community Ties of America (CTA) for at få et leverandør-id. Efter at have fået udbyder-id’et skal udbyderne oprette en konto direkte hos Fieldprint på www.fieldprinthawaii.com for at få adgang til oplysninger om egnethedsvurdering af potentielle medarbejdere eller nuværende medarbejdere, der ansøger om en baggrundskontrol. Hvis du har andre spørgsmål vedrørende kontooprettelse, bedes du ringe gratis til Fieldprint på (877) 614-4364 mandag til fredag fra kl. 8 til 22 (EST) undtagen på helligdage.
2. Indhent en Fieldprint-kode: Fieldprint udsteder en kode, når en leverandørkonto er oprettet. Dette er den kode, som hver af dine medarbejdere eller potentielle medarbejdere skal bruge til at ansøge om deres baggrundskontrol. Koden vil også give udbyderen mulighed for at få statusopdateringer om deres ansøgere til baggrundstjek i Fieldprint-systemet. Baggrundstjekoplysninger om ansøgere fra andre arbejdsgivere vil ikke være tilgængelige.
3. Instruer ansøgeren om baggrundstjek: Anvis ansøgeren om baggrundskontrol til at besøge www.fieldprinthawaii.com for at ansøge om deres baggrundskontrol. Sørg for at give dem din Fieldprint-kode. Ansøgeren vil blive bedt om at indtaste Fieldprint-koden i sin ansøgning.

Kun plejefamilier i kommunalt regi

Operatører af plejefamilier i kommunalt regi (CCFFH) skal følge nedenstående trin:

• Visit the Fieldprint, Inc. website
• Klik på den røde knap “Schedule an Appointment” til højre
• Indtast en e-mailadresse under “New Users/Sign Up” (nye brugere/tilmelding) og klik på knappen “Sign Up” (tilmelding). Følg instruktionerne for oprettelse af en adgangskode og et sikkerhedsspørgsmål.
• Klik på “Sign Up and Continue”

Betaling med kreditkort er påkrævet ved planlægning af en aftale om fingeraftryk eller anmodning om kontrol af beskyttelsestjenesternes centrale register.

For at planlægge en aftale om fingeraftryk skal operatørerne følge nedenstående trin:

• Vælg “I know my Fieldprint Code”, og indtast følgende kode: FPHawaiiDOHAFIS
• Hvis du ikke vælger “I know my Fieldprint Code”, skal du vælge årsagen “HI – Department of Health” og indtaste ovenstående kode. Hvis du udfører trin nummer 1, behøver du ikke at udføre dette trin.
• Du er nu klar til at indtaste dine demografiske oplysninger og til at planlægge en aftale om fingeraftryk. Ved at planlægge en aftale får du også kontrol af beskyttelsestjenesterne for APS og CAN.
• Udskriv bekræftelsessiden og tag den med dig til din aftale om fingeraftryk. Medbring også to former for legitimation. Mindst én form for ID skal være et gyldigt statsligt udstedt billed-ID som f.eks. kørekort, pas eller statsligt ID-kort.

For at få kontrol af beskyttelsestjenesterne (APS & CAN):

• Vælg “I know my Fieldprint Code” (Jeg kender min feltprøvekode), og indtast følgende kode: FPHawaiiDOHAPS
• Hvis du ikke vælger “I know my Fieldprint Code”, skal du vælge årsagen “HI – Department of Health” og indtaste ovenstående kode. Hvis du udfører trin nummer 1, behøver du ikke at udføre dette trin.
• Du er nu klar til at indtaste dine demografiske oplysninger og indsende den navnebaserede APS- og CAN-kontrol.

Baggrundskontrolresultater

Fieldprint behandler ansøgningen om baggrundskontrol og giver ansøgerne besked pr. e-mail, når resultaterne er klar til at blive vist. Resultaterne af baggrundstjekket sendes ikke pr. e-mail.

Ansøgere logger ind på deres Fieldprint-konto for at se resultaterne og vil se enten en grønt lys- eller rødt lys-bestemmelse.

Grønt lys: En grønt lys-bestemmelse betyder, at ansøgeren har klaret baggrundstjekprocessen og kan ansættes som eller til at yde direkte service til kunder. Gem disse oplysninger til dine papirer og udskriv skærmen (klik på udskriftssymbolet), eller giv oplysningerne til din arbejdsgiver, hvis det er relevant.

Rødt lys: En rødt lys-bestemmelse betyder, at ansøgeren har en dom eller bekræftelse af misbrug og ikke må ansættes som eller yde direkte service til klienter, medmindre der er givet en undtagelse. Gem disse oplysninger til dine optegnelser og udskriv skærmen.

Ansøgere med rødt lys-fastsættelse vil blive guidet til en anden skærm, hvor dato og type af dom eller dato og type af bekræftelse af misbrug vil blive vist. Gem disse oplysninger til dine optegnelser, og udskriv skærmen.

Rettigheder til at klage

Hvis ansøgerens straffeattest eller det centrale register for beskyttelsestjenester viser en rødt lys bestemmelse, kan ansøgeren ansøge om en undtagelse. Se vejledningen om, hvordan man ansøger om en fritagelse. Læs desuden vejledningen til DOH-formular 106E, og udfyld og indsend formular 106E som angivet på formularen. Følg tjeklisten, og sørg for at indsende alle de krævede oplysninger. Hvis ikke alle de krævede oplysninger indsendes, vil det forsinke processen til fastlæggelse af fritagelsen og kan føre til afvisning af ansøgningen om fritagelse.

OHCA Forms Links

• Hvordan man indgiver en fritagelse
• Form 106E
• Form 106E Instructions
• Checkliste
• Egyldighedserklæring