Opsæt filopbevaring og -deling i Microsoft 365

• 12/1/2020
• 8 minutter at læse
• • S
  • D
  • S
  • 1
  • l
  • +3

En af de bedste måder at konfigurere filopbevaring og -deling for din virksomhed på er at bruge OneDrive og et teamsted sammen. Dette er ideelt, hvis du har en lille virksomhed med få ansatte.

Se en kort video om lagring af filer i Microsoft 365-skyen.

Hvis du fandt denne video nyttig, kan du se den komplette træningsserie for små virksomheder og dem, der er nye i Microsoft 365.

“Microsoft 365 dokumentopbevaring og -håndtering”

• OneDrive er designet til individuel brug med lejlighedsvis deling af filer.

• Et teamsted er designet til regelmæssig deling af og samarbejde om filer. Et teamsted er ideelt til opbevaring af filer, der har delt ejerskab, hvor flere personer ejer filerne og måske samarbejder om dem. Opret et Microsoft Team for at tilføje et teamsted. Få mere at vide på Opret et team i Teams.

Både OneDrive og teamsteder giver dig og dine medarbejdere adgang hvor som helst.

Her er anbefalinger til, hvad du skal gemme på hvert sted, når du bruger OneDrive og Team sites sammen:

Opbevaringssted	Hvad det er til	Hvad skal du gemme her
OneDrive	Lagring af indhold i OneDrive er som at lagre filer på din computer; ingen andre kan nemt få adgang til dem. For mere information, se Hvad er OneDrive for Business?	Forretningsfiler, som andre teammedlemmer ikke har brug for at samarbejde om eller få regelmæssig adgang til.
SharePoint-teamwebsteder	Samarbejde. Når du opretter en Microsoft 365-gruppe (f.eks. i Microsoft 365-administrationscenteret, i Outlook eller ved at oprette et team i Microsoft Teams), oprettes der et SharePoint-teamsted for den pågældende gruppe. På samme måde oprettes der også en Microsoft 365-gruppe, når du opretter et nyt SharePoint-teamsted fra SharePoint-hjemmesiden eller fra det nye SharePoint-administrationscenter. Du kan finde flere oplysninger under Hvad er et SharePoint-teamsted? og Opret et teamsted i SharePoint Online.	Filer, der har delt ejerskab. Vi anbefaler separate teamsteder for hver arbejdsenhed i din organisation. Hvis du f.eks. vil holde personale- og økonomidokumenter private for et lille team, skal du oprette et separat teamsted.

Begynd at bruge OneDrive og dit teamwebsted

Teammedlemmer kan gemme deres egne filer i OneDrive

Hver person i din virksomhed, der har fået tildelt en Microsoft 365-licens (og SharePoint Online er valgt), får OneDrive-skylagring. De kan gemme virksomhedsrelaterede filer her, så de kan tilgås fra enhver enhed, og de er kun tilgængelige for den pågældende bruger. De kan f.eks. gemme et udkast til et forslag, deres mødenotater eller manuskriptet til en demo, som de skal levere.

Medarbejdere kan også dele OneDrive-filer og -mapper. Hvis en medarbejder er bortrejst eller forlader virksomheden, kan andre få adgang til delte filer, der er gemt i OneDrive (deling af OneDrive-holdmapper).

Sådan kan hver enkelt person i dit team konfigurere OneDrive og dele filer.

1. Gå til Microsoft 365-portalen, og log ind med dit brugernavn og din adgangskode.

2. Vælg OneDrive i appstartsprogrammet.

3. I OneDrive kan teammedlemmer gemme deres egne virksomhedsrelaterede filer. Du kan dele enten individuelle filer eller en hel mappe. Vælg en fil eller mappe, højreklik på den, og vælg derefter Del.

   

4. Lad standardvalget stå på siden Send link, og lad det stå som standardvalg Alle med linket kan se og redigere.

   Indtast navne eller e-mailadresser på de teammedlemmer, der skal have adgang til mappen, og tilføj en valgfri besked.

   Hvis du vil have din egen kopi af den e-mail, der skal sendes, skal du tilføje din e-mailadresse til listen.

   

5. Når du er færdig med at indtaste, hvem du vil dele med, skal du vælge Send. E-mailen sendes straks til de personer, du inviterer.

   

6. Her ser e-mailen sådan ud.

   

Opload filer til et teamwebsted til online samarbejde

Teamwebsteder leveres med et sted til at gemme filer, kaldet et dokumentbibliotek.

Sådanne trin for at tilføje filer:

1. Vælg Dokumenter på startsiden på dit teamwebsted i navigationsmenuen til venstre. Dette fører dig til dit dokumentbibliotek.

2. Mens du stadig er logget ind på Microsoft 365, skal du åbne Windows File Explorer fra din proceslinje eller et andet sted. Gå til de filer, du vil uploade til dit teamwebsted.

3. Vælg de filer, du vil uploade til dit teamwebsted, og træk dem derefter til Dokumentbiblioteket.

4. Når du er færdig, vil filerne blive gemt på både dit teamwebsted og din computer.

5. Du kan slette filerne fra din computer. I det næste trin, Synkroniser onlinefiler med din pc eller Mac, opretter du en ny placering for disse filer på din computer.

   Hvis du har mange filer eller store filer, der skal uploades til dit holdsted, skal du læse disse tips om upload af store eller mange filer til et bibliotek.

   Hvis du har brug for mere lagerplads, skal du se Ændre lagerplads for dit abonnement.

Synkroniser onlinefiler med din pc eller Mac

Nu, hvor du har filer på dit teamsted, kan du indstille dem til at blive synkroniseret med din pc eller Mac. På den måde kan du arbejde på dine filer fra din pc eller Mac i stedet for at arbejde i Microsoft Edge, Chrome eller en anden browser. Det er også nyttigt at have en version af dine filer synkroniseret på din computer i situationer, hvor du har brug for at få adgang til en fil, og du ikke har forbindelse til internettet.

Når du har konfigureret filer til at blive synkroniseret med din computer, bliver de automatisk synkroniseret, når du har forbindelse til internettet.

Sådan synkroniserer du filer på dit teamwebsted med din computer:

1. Vælg Dokumenter på startsiden på dit teamwebsted i navigationsmenuen til venstre. Dette fører dig til biblioteket Dokumenter.

   Tip

   Når du synkroniserer filer på dit teamwebsted, synkroniserer du hvert filbibliotek på webstedet og ikke hele webstedet.

2. Vælg Synkronisering for at synkronisere alle filer. Eller gennemse til den specifikke mappe, du vil synkronisere.

3. Vælg Ja, hvis du bliver bedt om at skifte app, hvis du bliver bedt om at skifte app. OneDrive er den proces, der foretager synkroniseringen.

4. Hvis du derefter får en prompt til at oprette OneDrive, skal du logge på med din arbejds- eller skolekonto.

   

5. Hvis du endnu ikke har synkroniseret din OneDrive, kan du se en skærm Dette er din OneDrive-mappe. Kontroller stien under Din OneDrive-mappe er her. Vælg Skift placering, hvis du vil bruge en anden sti, og vælg derefter Næste.

   

6. Filerne på dine teamsteder vises i venstre rude i File Explorer under navnet på din organisation. Filerne i OneDrive vises under “OneDrive – <Navn på organisationen>”

   

7. Test synkroniseringen ved at åbne en fil i teamets mappe på din computer. Foretag en ændring, og vælg derefter Gem.

Bedste praksis for opbevaring og deling af filer

Her er nogle få tips til at få mest muligt ud af OneDrive eller dit SharePoint-teamsite.

Anbefalinger til opbevaring af filer og samarbejde for andre typer små virksomheder

• Ejedejedejedejedejedejede virksomheder: Brug OneDrive til at gemme dine egne filer og dele dem med kunderne fra sag til sag.

• Co-ejerskab: Begge ejere bruger OneDrive og deler filer frem og tilbage.

• Virksomheder med eksterne kunder eller partnere, der har brug for adgang til filer: Opret et nyt teamsted til at gemme og dele dokumenter, der er beregnet til en bestemt kunde. Konfigurer webstedet til kun at give adgang til denne kunde. Så behøver du ikke at bekymre dig om, at en kunde ved et uheld får adgang til oplysninger, der er beregnet til en anden kunde.

Hold private filer private

Når du gemmer en fil i OneDrive, er den kun tilgængelig for dig, medmindre du deler den med andre. Når du deler filer, kan du vælge at oprette et link, der kan videresendes, eller at dele dem kun med bestemte personer. Du kan også oprette separate mapper i OneDrive til forskellige formål, f.eks. offentlige, personlige mapper eller mapper til individuelle projekter. Hver mappe kan deles med en anden person eller gruppe eller med ingen andre overhovedet.

For at få flere oplysninger om deling skal du også se Del filer og mapper med Microsoft 365.

Spørg efter, hvor meget plads du har tilbage

For at se, hvor meget lagerplads du har tilbage i OneDrive, skal du se Administrer dit OneDrive for Business-lagerplads.

Hvilke filer kan gemmes i OneDrive og på et teamsted?

Selv om du kan uploade næsten alle typer filer, er nogle filnavne og tegn i filnavne ikke tilladt. Du kan finde flere oplysninger under Ugyldige filtegn og filtyper i OneDrive for Business.

Aktiver eller deaktivere lagringstjenester fra tredjeparter

Du kan aktivere lagringstjenester fra tredjeparter for dine brugere i Microsoft 365, så de kan gemme og dele dokumenter ved hjælp af tjenester som Dropbox ud over OneDrive og teamsteder. Dette kan være en god måde at stille tjenester til rådighed, som dine brugere måske allerede bruger eller foretrækker at bruge til forretningsprojekter. Hvis du ikke ønsker, at folk i din organisation, der bruger Office, skal åbne filer i en tjeneste fra en tredjepart, skal du følge disse trin for at slå det fra.

1. Log ind på administratorcentret.

2. Gå til siden Indstillinger > Org-indstillinger.

3. Vælg Office på nettet på fanen Tjenester.

4. Vælg eller fravælg afkrydsningsfeltet for at aktivere eller deaktivere lagring for tredjepart, og vælg derefter Gem ændringer.

• Apas dit teamsted til lagring og deling af filer. Denne trinvise vejledning viser dig, hvordan du kan du kan drage fordel af flere funktioner til lagring og samarbejde.

• Opsæt Office-apps på dine tablets og telefoner. Det skal du gøre, så du kan redigere filer, der er gemt i OneDrive og på teamwebsteder, fra din tablet eller telefon. Hvis du ikke installerer Office-apps til din tablet eller telefon, vil du kunne se filerne, men ikke redigere dem.

  • Installer og konfigurer Office på en Android med Microsoft 365

  • Installer og konfigurer Office på en iPhone eller iPad med Microsoft 365

  • Installer og konfigurer Office på Windows Phone med Microsoft 365