Telearbejde er muligvis ikke egnet til alle medarbejdere og/eller stillinger. Din vejleder vil underrette dig, hvis du er berettiget til midlertidigt telearbejde, og bekræfte eventuelle stillingsspecifikke vilkår og betingelser for en sådan ordning.
Hvem er berørt af denne politik?
Alle faste medarbejdere; gælder ikke for midlertidige medarbejdere eller medarbejdere, der arbejder eksternt uden for USA.
Udelukkelser
Non-exempt medarbejdere (undtagen som en godkendt rimelig tilpasning af handicap, eller som på anden måde anses for passende i henhold til denne midlertidige politik efter Middleburys skøn).
Definitioner
Telarbejde – At arbejde hjemmefra eller et andet fjerntliggende sted, mens man bruger teknologi til at oprette forbindelse til det kontor, som medarbejderen er tilknyttet.
Politik
Telearbejde er en forretningsmæssig ordning, der gør det muligt for medarbejdere at arbejde fra et fjerntliggende sted ved elektronisk at forbinde sig til Middlebury, uanset om det er hjemmefra, på vejen eller et andet sted i USA. Denne politik regulerer potentielle midlertidige telearbejdsordninger, der kræves praktisk af COVID-19-udbruddet.
På grund af usikkerheden om længden og alvoren af COVID-19-udbruddet vil alle midlertidige ordninger for telearbejde blive evalueret løbende og kan ændres eller afbrydes straks efter skriftlig meddelelse. Ansatte, der er godkendt til midlertidigt telearbejde, bør ikke forvente, at de vil fortsætte med at udføre telearbejde. For medarbejdere, der tidligere er blevet godkendt til en løbende telearbejdsordning, vil de politikker og aftaler, der gælder for denne ordning, fortsat være gældende, medmindre omstændighederne i forbindelse med COVID-19-udbruddet berettiger til en undtagelse.
Så vidt muligt vil en medarbejders arbejdsopgaver og ansvarsområder ikke blive ændret som følge af midlertidigt telearbejde. Professionalisme i udførelsen af arbejdsopgaver, arbejdsresultat og produktivitet og service over for medarbejderens afdeling, kunder, studerende og/eller andre interessenter, alt efter hvad der er relevant, samt relateret kommunikation, skal opretholdes i overensstemmelse med de standarder, der er fastsat af Middlebury og medarbejderens overordnede. Midlertidige medarbejdere, der arbejder på distance, skal være tilgængelige i arbejdstiden via e-mail og telefon for at kunne kommunikere med relevante grupper, hvis det er nødvendigt. I det omfang det er muligt, vil den tid, en medarbejder forventes at arbejde og/eller produktivitetsforventningerne ikke ændre sig som følge af fjernarbejde, selv om midlertidige fjernarbejdsskemaer kan omfatte fleksible arbejdstider uden for normal arbejdstid eller reducerede arbejdstider for at imødekomme de udfordringer, som medarbejderne kan stå over for i deres hjem og i deres lokalsamfund som følge af COVID-19-udbruddet, efter Middleburys skøn.
Åben og løbende kommunikation mellem den fjernarbejdende medarbejder og hans/hendes overordnede er nøglen til en vellykket midlertidig fjernarbejdsordning. Det forventes, at medarbejderen og dennes tilsynsførende vil arbejde sammen for at holde hinanden underrettet om begivenheder eller oplysninger, der opnås i løbet af arbejdsdagen. Medarbejderne bør kommunikere med deres tilsynsførende for på forhånd og løbende at identificere eventuelle arbejdsopgaver eller ansvarsområder, som ikke kan udføres effektivt under midlertidigt telearbejde. Ligeledes skal medarbejderne straks underrette deres overordnede i tilfælde af, at personlige omstændigheder, f.eks. sygdom eller pasningsforpligtelser, forhindrer medarbejderen i fuldt ud at udføre sine aftalte arbejdsopgaver. Ændringer vil blive overvejet efter behov og implementeret, når det er muligt, i det omfang Middlebury finder det hensigtsmæssigt.
Anmodning om tilladelse til telearbejde
Medarbejdere, der ønsker at undersøge muligheden for midlertidigt telearbejde som krævet i COVID-19-udbruddet, skal tale med deres overordnede og med Human Resources. Middlebury vil overveje anmodninger om telearbejde fra sag til sag, idet der tages hensyn til faktorer, herunder arbejdets egnethed til telearbejde, længden af medarbejderens ansættelse hos Middlebury, anciennitet, medarbejderens præstationer, tidligere disciplinærsager, fleksibilitet, årsagen/årsagerne til telearbejde og evnen til at arbejde selvstændigt. Medarbejdere, der får tilladelse til at telearbejde, skal underskrive en aftale om midlertidig alternativ arbejdsplads, og hvis de godkendes til at telearbejde, forventes det, at de kommunikerer med Middlebury på et niveau, der er i overensstemmelse med medarbejdere, der arbejder på kontoret, eller på en måde og med en hyppighed, der forekommer passende for jobbet og de involverede personer.
Telearbejdsmateriel og forsyninger
På et individuelt grundlag, og med forbehold af ændringer til enhver tid, vil Middlebury afgøre, hvilket udstyr, hvis der er noget, der skal stilles til rådighed for medarbejderen for at lette telearbejdsarrangementet. Middlebury påtager sig intet ansvar for tyveri, tab, beskadigelse eller reparationer af udstyr, der tilhører medarbejderen. Ethvert udstyr, som Middlebury stiller til rådighed for en medarbejder som led i en aftale om telearbejde, forbliver Middleburys ejendom, og Middlebury vedligeholder udstyret. Dette udstyr må kun bruges til forretningsmæssige formål. Afhængigt af omstændighederne kan medarbejderen være ansvarlig for tyveri, beskadigelse eller tab af ejendom, der tilhører Middlebury. Middlebury vil forsyne medarbejderen med passende kontorartikler (kuglepenne, papir osv.), så han/hun kan udføre sine arbejdsopgaver med succes. Middlebury vil også refundere medarbejderen for visse forretningsrelaterede udgifter som f.eks. telefonopkald, forsendelsesomkostninger osv., som med rimelighed er afholdt i overensstemmelse med arbejdsopgaverne. Medmindre andet er aftalt på forhånd skriftligt, vil Middlebury ikke være ansvarlig for andre omkostninger, som medarbejderen måtte pådrage sig under telearbejde.
Telearbejdspladser
Telemedarbejderen bør udpege en arbejdsplads på det eksterne arbejdsområde til installation af udstyr, der skal bruges under telearbejde. Denne arbejdsplads skal holdes i en sikker stand, fri for farer for personer og udstyr. Medarbejderen skal straks indberette enhver skade, der opstår under telearbejde, til medarbejderens leder og til Human Resources.
Sikkerhed
Medarbejdere, der er godkendt til midlertidigt telearbejde, er ansvarlige for sikkerheden af oplysninger, dokumenter og optegnelser, som de har i deres besiddelse eller bruger under telearbejde. Materiale med begrænset adgang må ikke tilgås eller fjernes fra arbejdsstedet uden skriftlig tilladelse fra medarbejderens overordnede. Medarbejdere, der er godkendt til midlertidigt telearbejde, skal anvende passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte Middleburys fortrolige oplysninger mod uautoriseret afsløring eller beskadigelse og skal overholde alle protokoller og krav til beskyttelse af privatlivets fred og sikkerhed, der er implementeret af Middlebury.
Alle andre politikker gælder
Middleburys medarbejdere, der arbejder på distance, skal fortsat overholde alle andre politikker og procedurer, herunder dem med hensyn til computerbrug, sociale medier og fortrolighed. Som en betingelse for telearbejde skal alle medarbejdere, der får tilladelse til at udføre telearbejde i henhold til denne politik, først underskrive en aftale om midlertidig alternativ arbejdsplads.
Anstedeværelse på arbejdspladsen
Hvis en medarbejder, der er godkendt til midlertidigt telearbejde, tidligere har planlagt at være fysisk til stede på et arbejdssted, en funktion, et møde eller en anden begivenhed, eller mener, at deres fysiske tilstedeværelse er nødvendig ved en begivenhed, der er planlagt, efter at den midlertidige telearbejdsordning er begyndt, skal medarbejderen først kontakte sin overordnede. Den tilsynsførende vil sammen med personaleafdelingen, hvis det er nødvendigt og hensigtsmæssigt, vurdere, om den ansatte stadig bør deltage i arrangementet i lyset af alle relevante fakta og omstændigheder, der er kendt på det pågældende tidspunkt. Medarbejderens sundhed og sikkerhed samt andre Middlebury-medarbejderes og lokalsamfundets sundhed og sikkerhed vil blive nøje overvejet i en sådan beslutningstagning.
Anmodninger om orlov
Medmindre der er aftalt en fleksibel tidsplan, bør medarbejderne ikke tillade, at ikke-arbejdsrelaterede begivenheder og aktiviteter forstyrrer eller griber ind i den planlagte arbejdstid. Anmodninger om at bruge sygeorlov, ferie eller anden orlov skal godkendes på samme måde som for den medarbejder, der ikke telearbejder. Hvis en ikke-fritaget medarbejder bliver syg, mens han/hun arbejder på et alternativt arbejdssted, skal medarbejderen indberette de timer, der faktisk er arbejdet, og bruge sygeorlov for de timer, der ikke er arbejdet.
Nonxempt Employees
Nonxempt medarbejdere, der udfører telearbejde, er omfattet af overtidskravene i Fair Labor Standards Act eller IWC Wage Orders (californiske medarbejdere) og skal derfor overholde alle krav om journalføring. Ikke-frie medarbejdere, der arbejder på fjernarbejde, skal registrere og rettidigt indberette al arbejdstid nøjagtigt som en betingelse for fortsat deltagelse i fjernarbejdsprogrammet. En tilsynsførende skal på forhånd godkende alle arbejdstimer ud over de angivne timer pr. dag og pr. uge i overensstemmelse med lokale, statslige og føderale krav. Middlebury kan tilbagekalde de midlertidige telearbejdsprivilegier for enhver medarbejder, der ikke overholder dette krav.
Skattekonsekvenser
Medarbejdere, der udfører telearbejde fra en anden stat eller arbejder i flere stater, er ansvarlige for at fastsætte deres skat korrekt. Medarbejdere opfordres til at konsultere en skatteekspert for at bestemme den korrekte metode til tilbageholdelse af indkomstskat.
Duration af den midlertidige telearbejdsordning
Alle midlertidige telearbejdsordninger, der kræves praktisk af COVID-19-udbruddet og bevilges i henhold til denne politik, bevilges på et tilbagekaldeligt grundlag. Middlebury kan derfor efter eget skøn til enhver tid afbryde enhver telearbejdsordning, selv om der vil blive givet et rimeligt varsel på forhånd, hvor det er praktisk muligt. Medmindre der er truffet andre foranstaltninger, skal medarbejderen ved opsigelse af telearbejdsordningen eller ansættelsen, alt efter hvad der sker først, returnere al Middlebury-ejet ejendom til Middlebury i god funktionsdygtig stand, minus normal slitage.
Denne politik har ikke til formål at ændre ansættelsesforholdet efter ønske på nogen måde. Medmindre en medarbejder har en gyldig skriftlig og underskrevet ansættelseskontrakt, der angiver noget andet, er ansættelsen derfor efter eget ønske og kan til enhver tid opsiges af medarbejderen eller af Middlebury.
Middleburys ansættelse er efter eget ønske og kan til enhver tid opsiges af dig eller Middlebury uden grund og uden varsel.