Sådan afvikler du et godt Hackathon

Hvis det afvikles korrekt, kan en række hackathons etablere en strøm af værdifulde idéer. Det kan også have en betydelig kulturel effekt i dit team og potentielt vække en eksperimentations- og innovationsindstilling

Denne artikel vil forklare forskellige typer af hackathons. Den vil diskutere mål, succeskriterier og andre vigtige overvejelser.

I henhold til Wikipedia defineres et hackathon som ” … en designsprintlignende begivenhed, hvor computerprogrammører og andre, der er involveret i softwareudvikling, herunder grafiske designere, grænsefladedesignere, projektledere og andre, ofte inklusive fageksperter, samarbejder intensivt om softwareprojekter”

I praksis bruges det ofte til at beskrive ethvert idégenereringsinitiativ med eller uden funktionel software, der kan leveres.

Min egen definition ville være:

En intensiv, software-centreret idéudvikling, prototyping og præsentationsudfordring vedrørende kendte eller ukendte problemer eller muligheder.

Intensivt i ovenstående definition indebærer en tidsmæssigt afgrænset proces, hvor deltagerne bliver bedt om det “umulige” – at komme med nye løsninger på bestemte problemer eller innovative idéer og prototyper vedrørende nye forretningsmuligheder.

Hackathons er teknologidrevne og handler primært om software – deraf det softwarecentrerede element i definitionen. Et Hackathon er meget krævende for deltagerne – det kræver ikke kun store tekniske færdigheder og kodningsevner, men også idé- og præsentationsevner.

Deltagerne bliver bedt om at komme med gode idéer, formulere en prototype og prioritere klogt; derefter skal de selv organisere og udføre – foretage hurtig research, forberede ressourcer, skrive kode, genbruge eksisterende komponenter og systemer og endelig forberede en præsentation – alt sammen i et tidsbegrænset scenarie. Hackathonet kan fokusere på kendte problemer eller forretningsmuligheder eller teknologier (angivet på forhånd), eller det kan være åbent for alle idéer uden særlige begrænsninger.

Kontroller også: Sådan bliver du en god produktchef

En klar definition af dit hackathon-event (stil, processer, mål, priser) er afgørende for dets succes. De vigtigste attributter, der definerer dit hackathon, er:

1. Dato, varighed, lead time og mødesteder. Især den forudgående tid er vigtig for at give deltagerne mulighed for at forberede sig ved at drøfte idéer, hold og samarbejdsscenarier. Afhængigt af sagen og størrelsen af den pågældende virksomhed/det involverede team bør der være en indkøringstid på et par uger.
2. Deltagelsesregler: den logik, der definerer, hvem der kan deltage (f.eks. fuldtidsansatte medarbejdere fra bestemte teams, mødesteder osv.)
3. Minimumsleverance: den type leverance, der kræves for en vellykket indsendelse – er det f.eks. en funktionel prototype + kildekode? en prædiktiv model? en pitch-video? dette er vigtige oplysninger, som kan have en betydelig indvirkning på deltagelsesprocenterne
4. Kontekst: arrangementets fokus med hensyn til teknologier, særlige forretningsproblemer, der skal løses. Det kan f.eks. være et datahackathon eller robotteknologi eller AR/VR; eller en hvilken som helst teknologi, mens der fokuseres på en bestemt klasse af problemer.
5. Omfang: Er det en intern, virksomhedsdækkende eller offentlig begivenhed? Et privat hackathon kan være rettet mod bestemte hold eller hele virksomheden. Et offentligt hackathon accepterer deltagere uden for virksomheden.
6. Vurderingskriterier og -proces: regler, prioriteter og processer til vurdering af indsendelser (er der en afstemningsproces, et ekspertpanel? hvilke dimensioner skal man bruge, når man vurderer en idé?)
7. Præmie: antal vindere og pristype

Fastsættelse af mål, definition af “succes”

Typisk forventes det, at en hackathonbegivenhed som minimum leverer en række interessante, nye idéer. Ideelt set bør der være nogle få fremragende koncepter, eventuelt med en prototype og et hurtigt bevis for det pågældende koncept/den pågældende teknologi.

Over det indlysende mål – at generere forretningsidéer og produktkoncepter af høj værdi, der kan anvendes i praksis – er der et andet aspekt, der vedrører teamdynamikken og innovationsmentaliteten: Et godt hackathon bør sætte skub i innovationskulturen og yderligere etablere idédeling, effektivt samarbejde og kreativitet, drevet af entusiasme i retning af et fælles mål.

Medarbejderne har en fantastisk mulighed for at opdage teknologier, teams og demonstrere deres færdigheder og talenter uden for deres typiske jobbeskrivelse; virksomhederne har mulighed for at identificere talenter, opleve, at der oprettes stærke teams, og indhente værdifuld feedback.

Hvordan defineres succes?

Succeskriterierne afhænger af den særlige kontekst – forretning, branche, virksomhedens størrelse, timing osv. I alle tilfælde kan KPI’er dog defineres på nogle af eller alle følgende:

1. Deltagelsesprocent: Dette er en indlysende indikator for et aspekt af arrangementets succes – hvordan medarbejderne reagerede på “opfordringen til at innovere”. Procentdelen i forhold til det samlede antal medarbejdere afhænger naturligvis af hackathonets karakter, tidspunktet, fokus osv. Målet bør fastsættes efter analyse af lignende arrangementer inden for samme virksomhed.
2. Mængde af idéer: Mængden af idéer, der genereres, er også vigtig, især når den analyseres i forhold til yderligere metadata (se også: Principper for en god ideationsplatform)
3. Procentdel af idéer, der kan gennemføres: Procentdelen af idéer, der kan gennemføres (dem, der er lovende eller værd at investere yderligere ud fra et forretningssynspunkt), er en god indikator for succes.
4. Procentdel forretningsmuligheder: de lovende idéer, der – efter efterbehandling – viste sig at være værdifulde forretningsmuligheder, der er værd at investere yderligere
5. Procentdel IP-genererende projekter: de projekter, der er berettigede og værdifulde til patentbeskyttelse.
6. Konverteringsrater: hele partiet af idéer/koncepter/projekter, der genereres, bør overvåges som en “kohorte” over tid. På denne måde vil idéer, der stammer fra en bestemt hackathonbegivenhed, men som først leverer værdi efter en vis periode, også blive målt som et vellykket resultat.
7. Muligheder for offentlig omtale: målinger af “medieopmærksomhed” som følge af hackathonbegivenheden
8. Holdets indvirkning: som opfanget fra formelle feedbackprocesser – en stor kilde til indsigt er deltagernes og interessenternes holdninger. Dette kan give mulighed for kvantitativ og kvalitativ analyse fra mange forskellige vinkler, herunder effekten på teamets dynamik og moral.

Drift af hackathonet

Hackathons har typisk en lead time – en forberedelsesfase, fra annonceringen af arrangementet til selve ‘hack-tiden’, som forklaret nedenfor:

Den ‘designede tid’

Dette handler om at kommunikere arrangementet til medarbejderne, tiltrække opmærksomhed og muliggøre formel registrering af interesse.

Så snart Hackathonet er annonceret, bør medarbejderne have en tilstrækkelig lang forberedelsestid – typisk et par uger – til at undersøge idéer, teknologier, hold og ressourcer. Dette er en uformel forberedelsesfase, som bør understøttes af passende værktøjer (systemer, der gør det muligt for medarbejderne at strukturere deres idéer, projekter og hold, kommunikere deres indsats og bede om råd og hjælp). I alle tilfælde bør du:

1. Annoncere hackathonet med klare budskaber og et stærkt sponsorat fra ledelsen
2. Frekvent og konsekvent kommunikere opdateringer om tidslinjen for arrangementet, antallet af deltagere, tilgængeligheden af ressourcerne
3. Sørge for selvbetjeningsværktøjer, så medarbejderne kan tilmelde sig, oprette projekter, udforske projekter, danne hold, udforske teknologier osv.
4. Opgaver et lille team til at støtte processen

Den “køretid”

Det er her, magien sker – teams arbejder intensivt på at tilpasse deres idéer, definere “produktet”, udføre, gennemgå, iterere; den mest spændende og kreative del af hackathonet, hvor medarbejderne glemmer deres formelle roller og titler og selvorganiserer sig med fokus på deres mission: at skabe noget nyt og virkningsfuldt. Afhængigt af definitionen af den enkelte begivenhed kan der være krav om en videopitch, live pitching af idéen eller en live demo af produktet/prototypen. I alle tilfælde er det vigtigt at præsentere det udførte arbejde på en effektiv måde. Du bør også:

1. Sørge for, at deltagerne har dedikeret tid til at arbejde på deres projekter
2. Sørge for, at der er passende fysisk plads og udstyr til rådighed for alle hold

Den “vurderingstid”

Valide leverancer, der er indsendt af holdene, vurderes på baggrund af protokollen for den pågældende begivenhed. Dette kan omfatte en afstemningsproces i hele selskabet, et panel af eksperter, der analyserer visse aspekter af hvert projekt, eller en kombination af begge dele. I visse tilfælde kan faktiske kunder også være involveret og give feedback på projekterne. Vær opmærksom på følgende:

1. Vælgelse af vindere på baggrund af popularitet i virksomheden er typisk forudindtaget og sandsynligvis vildledende
2. Ekspertpanelet bør anvende foruddefinerede dimensioner som f.eks. gennemførlighed, innovationsniveau, forventet forretningsmæssig indvirkning, mulighed for intellektuel ejendomsret og potentiale for differentiering.

Vindere & Priser

Afhængigt af strukturen i den pågældende begivenhed kan der være et enkelt vinderhold, eller der kan udpeges flere vindere på tværs af forskellige kategorier. Valget af prisen i hvert enkelt tilfælde er også et meget vigtigt aspekt af Hackathonet – typisk er priserne monetære (f.eks. en bonus), symbolske (plaketter, terninger, titel) eller et stykke teknologi/enhed.

Det vigtigste er dog fra en udviklers synspunkt ressourcer og sponsorater til at drive produktet/ideen videre til næste fase. Dette kunne være den mest inspirerende pris af alle – muligheden for det vindende team til at bruge specialiserede ressourcer (udviklere, udstyr, software, tjenester) – i henhold til en passende plan – og blive forberedt til en formel præsentation af resultatet for de ledende interessenter, ledere og beslutningstagere. Denne type pris kan skabe imponerende succeshistorier om “hackathonprojekter, der går i produktion”, og knytte yderligere formål til begivenheden.

Analyse af resultaterne: Forretningsværdien

Hackathons forventes at generere anvendelige idéer (f.eks. funktioner til et eksisterende produkt), strategiske produktkoncepter (et nyt produkt, der skal overvejes og eksperimenteres yderligere med) og procesforbedringer (nye, mere effektive måder at gøre tingene på).

På teamniveau er Hackathons en fantastisk måde at inspirere teams på og fremme kreativitet, samarbejde og innovativ tænkning. Programmeret på den rigtige måde kan hackathons drive et vigtigt kulturelt skift i teamet: eksperimentering & innovationstankegang.

Et gamification-lag oven på hackathons kan yderligere motivere og belønne medarbejderne for at være innovative, samtidig med at de forbliver på linje med virksomhedens strategi.