At ansætte entreprenører er et stort skridt for enhver lille virksomhed, da de spiller en afgørende rolle for at hjælpe din virksomhed med at vokse. Entreprenører kan hjælpe din virksomhed med at øge sin produktivitet uden at tilføje den økonomiske byrde ved at ansætte en ny fuldtidsansat.
I henhold til Bureau of Labor Statistics udgjorde ydelser 30 % af lønnen for ansatte i den private sektor i 2018. Det betyder, at arbejdsgivere kan spare disse 30 % ved at ansætte en entreprenør, da de ikke behøver at betale entreprenører lønsumsafgifter, arbejdsløshedsunderstøttelse, sygeforsikring, sygedage, betalt ferie, arbejdsskadeerstatning og invaliditet og andre ydelser.
Når du har besluttet at ansætte en entreprenør, er det næste skridt at bestemme, hvordan du sikkert kan betale dem gennem virksomhedens lønsystem. Med en stigning i cybertrusler mod små virksomheder er det vigtigt, at du sikrer dig, at du bruger et betalingssystem, der sikkert og hurtigt kan sende kompensation til entreprenører uden risiko for et cyberangreb.
For at oprette din lille virksomheds entreprenører i dit lønsystem skal du følge disse fem trin.
Strin 1: Bestem, om du har brug for en entreprenør eller en medarbejder
Selv om det kan være mere overkommeligt at ansætte en entreprenør frem for en fuldtidsansat, skal virksomheder sikre sig, at de klassificerer medarbejdere korrekt i henhold til IRS’s retningslinjer.
Skattevæsenet anfører, at “en person er en uafhængig entreprenør, hvis betaleren kun har ret til at kontrollere eller lede resultatet af arbejdet og ikke, hvad der vil blive udført, og hvordan det vil blive udført.”
Den korrekte klassificering af kontrahenter er vigtig for at sikre, at virksomheden følger IRS-reglerne for at undgå bøder.
Stræk 2: Inddrag din kontrahent
Inddragelsen af en kontrahent starter med indsamling af alle nødvendige formularer og oplysninger. Det nødvendige papirarbejde afhænger af din virksomhed og branche, men det omfatter normalt:
- CV: Selv om en entreprenør ikke ansøger om en fuldtidsstilling, bør din virksomhed indsamle et formelt CV og foretage en due diligence for at verificere deres kvalifikationer.
- Ansøgning: Hvis din virksomhed har en formel ansøgningsproces for alle fuldtidsansatte, bør kontrahenten også indsende en ansøgning. Dette vil være med til at indsamle vigtige oplysninger fra kontrahenten og verificere dennes kvalifikationer.
- Kontrakt: Udarbejd en skriftlig kontrakt, der skal underskrives af kontrahenten, og som beskriver kriterierne og vilkårene for ansættelsen. Dette bør omfatte specifik sprogbrug, der beskriver kompensation, betalingsskemaer og distributionsdetaljer.
- W-9-formular: Alle kontrahenter skal udfylde og underskrive en W-9-formular, efter at de er blevet ansat, men før de bliver betalt. Denne formular fra IRS anmoder om skatteyderens identifikationsnummer og certificering. Den indeholder de oplysninger, som arbejdsgiveren har brug for til at gennemføre betalinger og indsende oplysningerne til IRS.
Stræk 3: Opstil en betalingsplan og -struktur
Når du ansætter en ny entreprenør, er det vigtigt at opstille en klar betalingsplan og -struktur. Dette fastlægger forventningerne til den enkelte og holder dine forretningsdokumenter organiseret, så du sikrer, at betalingerne ikke bliver overset.
Indstilling af en betalingsstruktur
Der er typisk to måder at betale entreprenører på – pr. time eller pr. projekt:
1. Pr. time: Små virksomheder kan aftale at betale entreprenører pr. time, men der er fordele og ulemper ved denne metode. Det kan hjælpe den lille virksomhed med at betale for et større projekt i etaper, hvis de accepterer at betale pr. indsendelse af timekort, samt give din virksomhed mulighed for at spore udgifterne til arbejdet ved at revidere det time for time.
Neddelen ved timeløn er, at det også kan være dyrere for små virksomheder. Hvis timerne ikke er begrænset på et job, kan entreprenøren indsende flere timer, end virksomheden har budgetteret med.
Vælg timeløn, hvis:
- Projektets omfang er fleksibelt eller kan ændre sig
- Du har et mere fleksibelt budget til entreprenører
- Tidslinjen for et projekt eller en række opgaver er usikker
2. Projekt: I stedet for at betale pr. time kan en lille virksomhed vælge at betale en entreprenør pr. projekt. Dette kræver betaling ved aflevering og accept af projektet. Fordelen her er, at du ved præcis, hvor meget du skal budgettere til entreprenørens støtte.
Ulempen ved at betale pr. projekt er, at entreprenøren måske tilføjer ekstra gebyrer til den faste pris for at tage højde for hans eller hendes tid og eventuelt ekstra arbejde, som han eller hun måtte støde på for at fuldføre opgaven.
Vælg betaling pr. projekt, hvis:
- Projektets struktur og tidslinje er veldefineret
- Du har kun et begrænset budget til entreprenører
- Du har en beredskabsplan for eventuelle større projektændringer
Fastlæggelse af en betalingsplan
Når betalingsstrukturen er fastlagt, skal din virksomhed fastlægge en betalingsplan for entreprenørerne. Mange virksomhedsejere vælger at synkronisere betalinger til entreprenører med fuldtidsansatte medarbejderes tidsplan, da dette kan holde tingene strømlinede og enkle.
Aftalerne kan også betales ugentligt, hver anden uge, månedligt, kvartalsvis eller ved kulminationen af et projekt. Hyppigheden bør være detaljeret beskrevet i kontrakten og aftalt mellem virksomheden og entreprenøren.
Hvis din virksomhed kun arbejder med én entreprenør, har du større fleksibilitet med hensyn til betalingsplanen. Frekvensen kan fastsættes på baggrund af de disponible midler, virksomhedens lønningsmetoder og entreprenørens præferencer. Af bogføringsmæssige årsager kan det være nemmere at betale ved indsendelse af entreprenørens arbejde, timeseddel eller faktura, eller at synkronisere det med virksomhedens overordnede lønplan.
Hvis din virksomhed arbejder med flere entreprenører, er det vigtigt at have en fast betalingsplan for alle. Dette holder alle entreprenører på samme betalingsfrekvens og giver din virksomhed mulighed for at spore, hvem der er blevet betalt og hvornår.
Strin 4: Vælg din betalingsmetode
Når betalingsstrukturen og -planen er fastlagt, er det næste skridt for din virksomhed at bestemme, hvilken metode den vil bruge til at betale entreprenører. Der er flere muligheder for virksomheder at vælge imellem. Dit valg afhænger af, hvilken metode der fungerer bedst og er mest sikker for både din virksomhed og dine entreprenører.
- E-mailable eChecks: En anden mulighed er at sende betaling via eChecks, som tilbydes via Deluxe. Denne metode gør det muligt for entreprenører at blive betalt hurtigt og bekvemt, samtidig med at deres finansielle oplysninger er sikre. Virksomhederne har kun brug for entreprenørens e-mail-adresse, hvilket eliminerer behovet for at gemme hans eller hendes finansielle oplysninger eller bankoplysninger.
- Kreditkort: Små virksomheder kan betale entreprenører med et kreditkort, hvis de er oprettet med en købmandskonto. Hvis entreprenøren er det, kan dette være en hurtig og bekvem betalingsmetode – men det vil kræve en portal eller et faktureringssystem fra entreprenørens side.
- Direkte indbetaling: Direkte indbetaling er en bekvem metode for entreprenører, og det sparer virksomhederne tid, fordi de ikke behøver at sende papirchecks. For at betale entreprenører via direkte indbetaling skal virksomhederne indhente de nødvendige bank- og checkkontooplysninger fra entreprenøren for at sikre, at pengene kan indbetales korrekt.
- Udskriv checks: Udskrevne checks giver virksomheder mulighed for at betale entreprenører uden at have brug for alle deres checkkontooplysninger, men det kan kræve mere tid og flere penge. Hvis de små virksomheder skal sende papirchecks, skal de adressere kuverter, købe frimærker og sende checkene i tide. At sende en papircheck kan udgøre en sikkerhedsrisiko, hvis den går tabt i posten eller endda bliver forlagt på kontoret, inden den sendes.
Stræk 5: Udfyld en 1099-MISC
Det sidste skridt til at betale entreprenører er at få dem til at udfylde en 1099-MISC-formular. 1099-MISC-formularen bruges til at spore diverse indtægter eller indtægter, som ikke stammer fra en almindelig arbejdsgiver. IRS kræver, at virksomheder udfylder denne formular, hvis de betaler en entreprenør mere end 600 dollars om året. Formularen sendes derefter til entreprenørerne ved årets udgang, som de skal vedlægge deres årlige selvangivelse.
Hvis din entreprenør har organiseret sig som et selskab, behøver du måske ikke at udlevere en 1099-MISC-formular, selv om der er nogle undtagelser fra dette krav, herunder for advokater.
Betal dine entreprenører hurtigt og sikkert med Deluxe
At ansætte entreprenører til at udføre arbejde for din virksomhed er et spændende skridt i væksten af din virksomhed – men at holde dine entreprenører tilfredse og velfungerende afhænger af din evne til at betale dem hurtigt og sikkert.
Den sikre og bekvemme betaling via eChecks fra Deluxe sikrer, at entreprenører modtager betaling uden at udsætte deres personlige og finansielle oplysninger for risiko. Og da eChecks kun kræver, at du har din entreprenørs e-mailadresse, kan det reducere den administrative tid, der er nødvendig for at oprette en entreprenør til direkte indbetaling eller andre former for digital betaling, betydeligt.