Med sidebeskeder kan virksomheder nemt komme i kontakt med folk om alt fra kundeserviceforespørgsler til spørgsmål om deres produkt, service og virksomhed. Vi har for nylig lanceret nye funktioner til Sider-beskeder, herunder private og gemte svar. Når sideadministratorer overvejer at aktivere messaging for deres side eller bruge de nye messaging-funktioner, spekulerer de måske på, hvordan de bedst kan bruge messaging som en kommunikationskanal for virksomheder.
“Messaging fra min virksomhedsside ville være rigtig praktisk.”
Alle med en Facebook-forretningsside eller fanside har mulighed for at sende opdateringer og korrespondance til dem, der engagerer dem, direkte fra selve siden. Det plejede dog at være meget enklere, end det er i dag. For et stykke tid siden var der på forretningssiderne et link Send en besked, som ejeren kunne klikke på direkte fra sidens startskærm. Facebook besluttede at gå ud og opdatere processen, hvilket tvang alle, der stadig ønsker at kunne sende beskeder på denne måde, til at grave lidt dybere.
“Jamen, det er da irriterende.”
Det kan du fortælle mig om. Det tager et par ekstra trin, end det plejer at gøre, men processen er stadig enkel. For at få adgang til meddelelsessystemet for fansiden skal du være administrator for den side, der skal sende meddelelsen ud. Dette er vigtigt, da det kun er en administrator, der har rettighederne til at aktivere beskeder i indstillingerne.
Sending Messages From A Facebook Business/Fan Page
Sidebeskeder er en funktion, der giver sideadministratorer mulighed for at kommunikere direkte med deres mere højlydte følgere. Når funktionen for sidebeskeder er blevet aktiveret, vil de personer, der i øjeblikket følger siden, forvente, at alle beskeder har et svar vedhæftet. Så det vil være klogt kun at have funktionen aktiveret, når du har tid til rådighed til at svare på indgående beskeder.
Svarer du rettidigt, noget i retning af at 90 % af alle beskeder modtager et svar inden for en tidsramme på fem minutter, vil din side blive belønnet med et “Meget lydhør over for beskeder”-mærke. Dette badge vil lade de besøgende vide, at du kan kontaktes effektivt via beskeder, da det sandsynligvis vil give et svar.
Og selv om det ikke forventes, at alle virksomhedssider opfylder denne tærskel, anbefales det stærkt at give et hurtigt svar for at opbygge et forhold og tillid til besøgende og potentielle kunder. Husk blot, at kun de beskeder, du svarer på, tæller med i din samlede svarprocent.
Gennem at udføre nedenstående trin vil du som sideadministrator kunne sende og modtage private beskeder fra “fans”, som har skrevet på eller sendt en besked til din side. Disse særlige meddelelser kan findes i indbakken for siden. Private beskeder er også aktiveret til at svare på kommentarer, der er lavet på en sides indlæg. Du kan ikke sende en besked direkte til en bruger, medmindre vedkommende først har kontaktet dig. Dette omfatter selv dem, der måske har “liket” din side, men ikke har efterladt et indlæg.
Når du er klar til at åbne for kommunikation mellem din virksomhed og dine kunder, kan du følge disse trin:
- Log ind på din Facebook-konto, og skift til den virksomhedsside, du vil aktivere/deaktivere beskeder på.
- Klik på Indstillinger, som du finder øverst på din side.
- Klik på Beskeder under fanen “Generelt”.
- Du kan nu markere eller fjerne markeringen af afkrydsningsfeltet ud for “Tillad folk at kontakte min side privat ved at vise knappen Besked”.”
- Afslut dette ved at klikke på Gem ændringer.
Selv om du kan sende beskeder til brugere, der allerede har indledt en korrespondance med din side, kan du ikke sende beskeder fra en side til en anden. Hvis din side allerede er blevet blokeret af en bruger, kan du heller ikke sende dem en besked.
Det vil sandsynligvis hjælpe på svarprocenten, hvis du indstiller en forretningstidsplan for din side. Ved at slå beskeder fra i din virksomheds lukketid kan du kontrollere tilstrømningen af beskeder for at sikre, at dine besøgendes beskeder bliver besvaret rettidigt. Dermed sikrer du din side et smart lille svarmærke.
Hvis du modtager beskeder, mens du er væk, kan du altid oprette et automatisk svar. Dette er en populær funktion til Facebook Business-sider og giver dig mulighed for at lade en potentiel kunde vide, at du er væk i øjeblikket, men at du vil svare, så snart du er i stand til det.
Auto-Reply
For at oprette et automatisk svar:
- Klik på “Indbakke”, der findes i øverste venstre hjørne af din erhvervsside.
- Klik på ikonet “Automatiserede meddelelser” i nederste venstre hjørne.
- Vælg ‘Øjeblikkeligt svar’ på.
Du kan tilpasse din besked ved at klikke på knappen ‘Rediger’.
Rådgivning om beskeder til sideadministratorer
Det kan betale sig at holde en både venlig og respektfuld tone, når du bruger beskedfunktionen på din erhvervsside. Beskeder er en direkte og personlig kommunikationskanal, så skriv til dine kunder på samme måde, som du ville tale til dem personligt. Det er også vigtigt at tænke over konteksten, før du svarer tilbage med en besked. Da de fleste beskeder kan være afbrydende, kan det være bedst kun at bruge beskedfunktionen til sager, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.
Klar, kortfattet og personlig
Selv om Facebook-beskeder ikke har en tegngrænse, anbefales det stadig at holde al korrespondance kort, kortfattet og lige til sagen. Sørg for, at det budskab, du har til hensigt at formidle, er klart, og at eventuelle spørgsmål, der besvares, er indlysende og lette at forstå. Giv trin for trin instruktioner om din anbefalede handlingsplan, så kunderne ikke bliver forvirrede. Jo mindre grund kunden har til at skulle svare en ekstra gang, jo bedre fremstår din virksomhed i deres bevidsthed.
Når du afslutter dit svar, er det for upersonligt kun at efterlade et firmanavn i slutningen af beskeden. I stedet bør du overveje at angive din signatur for at afslutte dit svar. Dette er en god måde at personliggøre beskeden på, og det vil også være med til at opbygge tillid og et forhold til kunderne.
Funktionen Hurtigt svar
Som virksomhed vil du sandsynligvis få stillet de samme spørgsmål mere end én gang. Facebook tilbyder en funktion til gemte svar, som kan hjælpe sideadministratorer med hurtige svar på store mængder af meddelelser, der stiller lignende spørgsmål. Dette giver dig mulighed for at gemme svarene på ofte stillede spørgsmål og bruge dem til at svare uden at skulle skrive dem hver gang.
Husk, at denne funktion kun anbefales til at svare på meddelelser, der spørger om ofte stillede spørgsmål. For alle enkeltstående spørgsmål, som en kunde måtte stille, er et personligt svar den bedre måde at gøre det på.
Privat korrespondance
Facebook giver administratorer af virksomheds-/fansider mulighed for at svare privat på indlæg, der er efterladt på deres side. Dette kan hjælpe sideadministratorer med at reagere mere effektivt på personlige forespørgsler fra kunder samt håndtere kundespecifikke oplysninger.
Dette er især nyttigt i forbindelse med hjælp til mere private oplysninger såsom faktureringsspørgsmål, følsomme kundeklager, status for afgivne ordrer og enhver anden forespørgsel, der indeholder en kundes personlige oplysninger. Når det drejer sig om mere brede spørgsmål, der vedrører den brede offentlighed og sandsynligvis vil hjælpe andre sidebesøgende, bør du fortsat offentliggøre disse oplysninger.
Rediger indstillinger for sidemeddelelser for modtagne meddelelser
Når du ikke slår sidemeddelelser fra, kan du opleve, at du modtager meddelelser på forskellige tidspunkter i løbet af dagen. Der er stor sandsynlighed for, at du ikke sidder foran din computer og stirrer intenst på din Facebook-side og venter på hvert eneste spørgsmål, der kommer ind.
Det er her, at indstillingerne for sidemeddelelser kan være nyttige. Ved at aktivere dem kan du modtage en meddelelse, hver gang din side får en ny besked. Dette er bemærkelsesværdigt nyttigt for de administratorer, der ønsker at holde styr på ting som hurtige svartider og kundeengagement.
Redigering af indstillingerne for sidebekendtgørelser giver ikke kun beskedmeddelelser, men kan også give dig:
- Bekendtgørelser på Facebook, hver gang der er sideaktivitet, eller hver 12. – 24. time om al aktivitet.
- Den type aktivitet, du ønsker at få besked om.
- En e-mail eller sms, hver gang der er aktivitet på din side.
- Muligheden for at slå alle meddelelser fra.
Forstå, at når du beslutter dig for at redigere nogen af dine indstillinger for meddelelser for en side, som du er med til at administrere, vil ingen af de andre administratorer, der også er med til at administrere siden, blive påvirket. Det betyder, at hver sideadministrator har adgang til sine egne notifikationsindstillinger. Alle andre sideadministratorer, der arbejder på den samme side, vil stadig kun modtage notifikationer om siden baseret på de indstillinger, de selv har valgt.
For at ændre dine notifikationsindstillinger for en virksomheds-/fan-side:
- Klik på Indstillinger øverst på din side.
- Klik på Meddelelser i venstre kolonne.
- Rediger dine indstillinger for meddelelser.
Alle dine meddelelser kan ses ved at klikke på Meddelelser, der ligger øverst på din side. Herfra kan du markere alle meddelelser som læste ved at klikke på Markér alle som læste. I det usandsynlige tilfælde, hvor du aktiverer notifikationer, men stadig ikke modtager dem, kan det være, at du utilsigtet har deaktiveret dem på din mobilenhed.
For at rette op på dette:
Forsøg at trykke på Indstillinger > Meddelelser på din mobilenhed, og sørg for, at dine meddelelser til Facebook er indstillet til Til.
Du bør også modtage e-mail-meddelelser, så længe du har dem aktiveret. Dette er blot en ekstra tilføjet funktion for at sikre, at du aldrig går glip af kundeforespørgsler og feedback.