Teknisk skrivning for teknikere

En af de mest almindelige og vigtige anvendelser af teknisk skrivning er instruktioner – trinvise forklaringer på, hvordan man gør noget: samler noget, betjener noget, reparerer noget eller forklarer en personlig proces (f.eks. at tilmelde sig en uddannelse), så læserne bedre kan forstå den og muligvis selv bruge den.

Processtekster er meget almindelige i skoler og erhverv. I skolen giver lærerne ofte procesopgaver. F.eks. kan professorer i humaniora bede om en beskrivelse af, hvordan en kunstnerisk eller litterær periode udviklede sig; historieprofessorer om bidrag fra en kulturs ledere over tid; samfundsvidenskabelige professorer om en kronologi over opfindelser; ingeniørprofessorer om forklaringer på, hvordan lyd omdannes til elektriske signaler; erhvervsprofessorer om, hvordan den amerikanske centralbank fungerer, eller hvordan man sælger et produkt.

I det daglige læser vi beskrivende processer, herunder opskrifter, brugermanualer til ny software eller rådgivende klummer om, hvordan man taber sig eller hvordan man får succes i skolen eller i et erhverv. Disse tekster fokuserer på at besvare et af følgende spørgsmål:

“Hvordan gøres dette?”
“Hvordan kan jeg gøre dette?”

Mens emnerne i en procesrapport eller et sæt instruktioner kan variere, har mange af dem ligheder: De fleste er skrevet for at forklare, hvordan noget fungerer, de fleste er struktureret i kronologisk rækkefølge ved hjælp af nummererede trin, og de fleste er i høj grad baseret på visuelle elementer. Når forfattere skriver instruktioner til at lære et nyt softwareprogram, kan de f.eks. bruge skærmbilleder og/eller skærmvideoer til at føre brugerne gennem vejledningen.

Generelt set er det godt at have både tekst og visuelle elementer i dine instruktioner, da din målgruppe sandsynligvis består af mennesker med forskellige læringsstile. Brugen af visuelle elementer kan dog variere afhængigt af din målgruppe og den tilsigtede brug af vejledningen. Visuals er med til at tydeliggøre et koncept, som er svært at forklare med ord alene. Grafik kan bruges til at vise, hvordan noget ser ud, hvordan noget skal se ud, når trinnet er afsluttet, hvordan noget udføres eller konstrueres, vise tendenser eller relationer, tilføje livlighed til projektet eller blot hjælpe med at organisere oplysninger. Grafik er nyttig, da næsten alle (også børn og andre med et andet sprog) kan forstå visuelle instruktioner og se præcis, hvad de skal udføre.

Typer af instruktioner

Der er tre hovedtyper af procestekster:

- - - Beskrivende processer: Disse besvarer spørgsmålet: “Hvordan gøres dette?”. Disse tekster beskriver, hvordan en proces foregår, så læserne bedre kan forstå den. Hvis du f.eks. skriver en beskrivende proces om, hvordan du tilmeldte dig et kursus online i stedet for personligt, kan det være nyttigt for en person, der aldrig har foretaget onlinetilmelding.

- - - Præskriptive processer: Disse er af forklarende karakter; de foreskriver, hvordan noget gøres (eller bør gøres), så læserne kan gøre det selv. Disse er den mest almindelige type af instruktionsdokumenter. Du kan f.eks. skrive en vejledning i foreskrivende processer til brugere, der forklarer, hvordan de udfører grundlæggende vedligeholdelse af deres bil, f.eks. selv skifter olie, kontrollerer tændrør eller udskifter bremseklodser. *De eksempler, der er anført nedenfor, er eksempler på præskriptive processer.
- - - Blandede beskrivende og præskriptive processer gør, at hovedindholdet i dokumentet er en beskrivende proces, mens der er nogle få afsnit, der opsummerer, hvordan læserne kan udføre processen. Med andre ord kan skribenterne behandle både “Hvordan kan jeg gøre dette?” og “Hvordan gøres dette?” i forskellige dele af en tekst. Alternativt kan de udvikle forskellige versioner af det samme dokument til to målgrupper – en målgruppe af brugere og en målgruppe af interessenter.

Gå i gang

I begyndelsen af et projekt eller en opgave med at skrive instruktioner er det vigtigt at overveje din målgruppe og bestemme karakteristika (antallet af opgaver og trin) for den særlige procedure, som du har til hensigt at skrive om.

Målgruppe og situation: Du skal tidligt i processen definere målgruppen og situationen for din vejledning. Husk, at det at definere en målgruppe betyder at definere dens vidensniveau og fortrolighed med emnet. Det er nogle gange nyttigt at beskrive din målgruppe for dig selv først og derefter bruge det til at vurdere dit budskab til sidst for at være sikker på, at det er passende for din målgruppe.

Antal opgaver: En vigtig overvejelse er, hvor mange opgaver der er i den procedure, som du skriver instruktioner til. Udtrykket procedure kan bruges til at henvise til hele det sæt af aktiviteter, som dine instruktioner omhandler, mens opgave kan bruges til at definere en halvuafhængig gruppe af handlinger inden for proceduren. F.eks. er opsætning af dit modem én opgave i den overordnede procedure for tilslutning af en computer til internettet.

Som et andet eksempel indeholder en simpel procedure som f.eks. olieskift af en bil kun én opgave; der er ingen semi-uafhængige grupperinger af andre aktiviteter. En mere kompleks procedure, som f.eks. brugen af en mikrobølgeovn, indeholder masser af semi-uafhængige opgaver, f.eks. indstilling af uret, indstilling af effektniveauet, brug af timeren, rengøring og vedligeholdelse af mikrobølgeovnen m.m.

Somme instruktioner har kun en enkelt opgave, men har mange trin inden for denne enkelt opgave. Forestil dig f.eks. et sæt instruktioner til samling af et gyngesæt til børn. En effektiv fremgangsmåde ville være at gruppere lignende og beslægtede trin i faser og derefter omnummerere trinene ved hver ny fase. En fase er en gruppe af ensartede trin i en procedure for en enkelt opgave. I gyngesæt-eksemplet ville opstilling af rammen være en fase; forankring af tingesten i jorden ville være en anden; og samling af kasse-gyngen ville være endnu en anden.

Fokusering af instruktioner

En anden overvejelse, som du måske ikke kan afgøre tidligt, er, hvordan du skal fokusere dine instruktioner. For de fleste instruktioner kan du fokusere på de opgaver, der er involveret, eller du kan fokusere på de nødvendige værktøjer.

- - I en opgavetilgang til instruktioner om brug af en telefonsvarer ville du have afsnit om optagelse af din hilsen, afspilning af dine beskeder, lagring af dine beskeder, videresendelse af dine beskeder og sletning af dine beskeder. Det er opgaver – de typiske ting, som brugerne ønsker at gøre med maskinen.

- - På den anden side ville der i en værktøjstilgang til instruktioner om brugen af en fotokopimaskine være afsnit om kopiknappen, annulleringsknappen, knappen til at forstørre/formindske, knappen til at samle/hæfte, papirbakken, knappen til kopiformat og så videre. Hvis du designede et sæt instruktioner efter denne plan, ville du sandsynligvis skrive trin for brug af hver enkelt knap eller funktion i fotokopimaskinen.

Instruktionsindhold

Sørg for at læse afsnittet om “Dokumentdesign”, før du udarbejder dine instruktioner. Medtag følgende elementer:

Introduktion: Når du omhyggeligt planlægger din instruktions indledning, skal du sørge for at:

Allmene advarsler, forsigtigheds- og farehenvisninger: Vejledninger skal også gøre læseren opmærksom på muligheden for at ødelægge sit udstyr, forkludre proceduren og/eller skade sig selv. Desuden skal vejledninger fremhæve vigtige punkter eller undtagelser. I disse situationer bør du bruge særlige angivelser, som f.eks. note, advarsel, forsigtighed og/eller fare.

Teknisk baggrund eller teori: I begyndelsen af nogle instruktioner (normalt efter indledningen) kan du have brug for en diskussion af baggrund i forbindelse med proceduren. For visse instruktioner er denne baggrund afgørende – ellers giver trinene i proceduren ingen mening. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt for forfattere af instruktioner at bruge meget tid på at forklare tingene for læserne, før de går videre til de faktiske trin i processen.

Udstyr og forsyninger: De fleste instruktioner indeholder en liste over de ting, som du skal samle, før du begynder proceduren. Dette omfatter udstyr, de redskaber, du bruger i proceduren (f.eks. blandeskåle, skeer, brødpander, hammere, boremaskiner og save), og forsyninger, de ting, der forbruges i proceduren (f.eks. træ, maling, olie, mel og søm). I instruktioner er disse typisk anført enten i en simpel lodret liste eller i en liste med to kolonner i begyndelsen af instruktionen. Brug listen med to kolonner, hvis du har brug for at tilføje specifikationer til nogle af eller alle emnerne – f.eks. mærkenavne, størrelser, mængder, typer, modelnumre osv.

Diskussion af trinene: Når du kommer til selve skrivningen af trinene, skal du sørge for omhyggeligt at overveje strukturen og formatet af disse trin, eventuelle supplerende oplysninger, der måtte være nødvendige, samt instruktionernes synspunkt og generelle skrivestil. Et synspunkt, der anvendes i teknisk skrivning, er anden person, hvilket betyder, at man henvender sig til publikum som dig.

* Generelt set bør forfattere af instruktioner bestræbe sig på at gøre følgende:

- - Har en grundig forståelse af processen i alle dens tekniske detaljer.

- - Arbejd på at sætte dig i stedet for den læser, der skal bruge dine instruktioner.

Eksempler på elevinstruktioner

Eksempel på svejseinstruktioner (eleveksempel)

Eksempel på mekatronikinstruktioner – test af dioder & Transistorer (elevprøve)

Vejledning i auto/diesel – Hvordan man udskifter en bageste svingstang på en Toyota Corolla (elevprøve)

Seng Overførsel Instruktioner (elevprøve)

Hvordan man skifter guitarstrenge (elevprøve)

Professionelle instruktionsprøver

Svejsning Instruktionseksempel 1 (faglært prøve)

Barbie Dreamhouse (faglært prøve)

Trampolinmontering (faglært prøve)