Vær effektiv, ikke effektiv

Har du nogensinde afsluttet en hel liste med opgaver, men så indså du i slutningen af dagen, at du faktisk ikke opnåede meget? Årsagen er sandsynligvis, at du var effektiv, men ikke effektiv.

“At have travlt er ikke altid ensbetydende med rigtigt arbejde. Formålet med alt arbejde er produktion eller præstation, og for at nå et af disse mål skal der være forudseenhed, system, planlægning, intelligens og ærlig hensigt samt sved.”

– Thomas A. Edison

Effektivitet og effektivitet lyder ens, men har faktisk meget forskellige betydninger. Effektivitet er evnen til at udføre opgaver hurtigt, uanset om de er vigtige eller ej, mens effektivitet er evnen til at vælge og udføre de opgaver, der er mest relevante for dit mål. Effektivitet gør det muligt for dig at udføre en opgave hurtigt, selv om den pågældende opgave er irrelevant for dine mål, mens effektivitet hjælper dig med at nå dine mål ved at sikre, at din tid kun investeres i de vigtigste opgaver.

For at bruge en bilanalogi er bilens hastighed som effektivitet. Det er ligegyldigt, hvor hurtigt bilen kører, hvis den kører i den forkerte retning. Bilens retning er analogt med effektivitet. At køre i den rigtige retning og være effektiv sikrer, at man spilder så lidt tid som muligt.

Effektivitet er næsten altid bedre end effektivitet. Kunsten at være effektiv er at undgå unødvendigt arbejde, som ikke burde udføres i første omgang. Når du undgår ubrugeligt arbejde, får du mulighed for at bruge nul tid på det med et minimalt tab, da det er uvæsentligt. Ingen effektivitetsforøgelse kan reducere den tid, der bruges på en opgave, til nul. Derfor er det bedre at være effektiv end effektiv.

Have a Not To Do List

Når du planlægger din dag, er den mest enkle måde at sikre dig, at du arbejder på nyttige opgaver og samtidig undgår værdiløse opgaver, der virker nyttige, at spørge dig selv, hvilket arbejde der virkelig er vigtigt og virkelig vil få en effekt, mens du mærker og skriver ned arbejde, der ikke er virkelig produktivt, f.eks. overdreven e-mailcheckning.

I “The Four Hour Workweek” anbefaler Tim Ferriss, at man opretter en “Not To Do List” såvel som en “To Do List”. En Not To Do-liste er nyttig, fordi den gør dig mere opmærksom på ubrugelige opgaver. Med en Not To Do-liste er du i stand til at gennemskue falsk arbejde, der virker som arbejde.

Hold din To Do-liste så kort som muligt og ordn den fra det vigtigste til det mindst vigtige, så du laver de vigtigste opgaver først.

Undgå perfektionisme og gør det bare

Det er nemt at udføre opgaver, som vi gerne vil gøre. Udfordringen er at opretholde det samme produktivitetsniveau for mindre attraktive opgaver. Normalt ved vi, hvad vi skal gøre hver dag, men undgår nogle gange at gøre det til fordel for mindre vigtige og lettere opgaver. Man kan kalde dette for workcrastination – at udføre arbejde, men ikke at gøre det arbejde, der virkelig er vigtigt. Den workcrastinator kan arbejde utroligt effektivt og få opgaverne udført hurtigt, men fordi han arbejder på det uvæsentlige, mens han undgår det vigtige, får han i sidste ende ikke nær så meget gjort som en mere effektiv person.

Den bedste måde at undgå dette problem på er at undgå perfektionisme og bare gøre det. Frygten for at fejle og for ikke at vide, hvad vi skal gøre, kan forhindre os i at gå i gang med vigtige opgaver. Vi ved, at opgaverne er vigtige, og vi ønsker ikke at dumme os.

Først og fremmest er det vigtigt at indse, at det ofte er lige så slemt at undlade at udføre en opgave som at udføre den dårligt, og selv hvis du ender med at begå fejl, kan du altid rette dem.

Den bedste måde at besejre workcrastination eller enhver anden form for procrastination er bare at springe ud i det, begynde på opgaven og acceptere, at du sandsynligvis vil begå fejl, som du kan rette senere.

Tag denne tankegang med dig hver dag, og læg mærke til, hvor meget mere du får gjort.

Motivation følger handling

Den konventionelle visdom siger, at motivation går forud for handling. Vi siger ting til os selv som: “Jeg går i gang med denne opgave, når jeg føler mig motiveret til at gøre det”. Sandheden er dog, at motivationen stiger og falder med tiden, så du må bare acceptere, at du nogle gange bliver nødt til at udføre opgaver, selv når du ikke er motiveret.

Når du går i gang med opgaven, vil du dog ofte opdage, at dit motivationsniveau stiger, efterhånden som du gør fremskridt. Virkeligheden er, at det at starte opgaven er den vigtigste forhindring, der skal overvindes – at starte opgaven er som en forhindring, der, når den først er overvundet, efterfølges af fladt land. Når du først er begyndt, har du som regel passeret det meste af motivationsfriktionen, og det vil ikke være nær så svært at fuldføre opgaven, som du troede. Prokrastination skyldes ofte, at man ikke kan komme i gang med opgaver. Den workcrastinator vil “starte” noget andet end opgaven som f.eks. at tjekke e-mail og føle, at han/hun gør fremskridt. Det, der i virkeligheden sker, er, at de opgaver, der skal udføres, stadig ikke er blevet påbegyndt, og der bliver ikke rigtig opnået noget af værdi.

Når du kæmper for at påbegynde en opgave, skal du huske, at det næsten altid er det sværeste at starte. Du kan endda love dig selv, at du kan holde op med at arbejde, når du først er gået i gang med en opgave. Prøv det, og du vil opdage, at du ofte er villig til at fortsætte med at arbejde på opgaven.

Forvent ikke, at det bliver let

Mange opgaver (som f.eks. at skrive denne artikel) er udfordrende, selv når du først er gået i gang. Nogle gange er det arbejde, der er nødvendigt for at nå dine mål, nemt, men det er det som regel ikke.

Det er ikke nødvendigvis dårligt, at dit arbejde er udfordrende. Faktisk er det som regel et godt tegn, hvis arbejdet er udfordrende. For at forbedre sig og gøre fremskridt er man nødt til at gøre nye ting, komme uden for sin komfortzone og af og til fejle.

Problemet er ikke, at en aktivitet er udfordrende, det er, når vi ser det som noget negativt. Den forkerte tilgang er at starte med en forventning om, at den aktivitet, du laver, vil være let. Hvis du har denne tankegang, vil du blive overrasket og muligvis afskrækket over, hvor udfordrende den er.

En langt bedre tankegang er ikke blot at forvente, at opgaven er udfordrende, men at nyde udfordringen. I stedet for at tænke: “Jeg er nødt til at udføre denne svære opgave”, så sig til dig selv: “Jeg har en mulighed for at forbedre mig og gøre fremskridt”. Ved at omformulere udfordrende aktiviteter på denne måde bliver de mere attraktive. Og når du finder en aktivitet attraktiv, har du en tendens til at gøre den mere. Du vil være tilbøjelig til at bruge mere tid på den udfordrende aktivitet, hvilket resulterer i flere forbedringer og fremskridt. Det er en win-win, du er gladere nu på grund af din positive holdning til udfordringer og vil være gladere senere, når du gør flere fremskridt.

Summary

• Produktivitet er resultatet af effektivitet, som indebærer at filtrere de vigtigste opgaver fra og udføre dem. Effektivitet (at udføre opgaver hurtigt) fører ikke nødvendigvis til produktivitet, fordi du måske bruger din tid på de forkerte opgaver.
• Hold dine to do-lister så korte som muligt, og gør de vigtigste opgaver først. Hav en “Ikke at gøre-liste” for at undgå arbejde, der ikke er virkelig vigtigt.
• Undgå perfektionisme. Bare gør det, og vær villig til at begå fejl. Indse, at det virker produktivt at lave let, falsk arbejde, men at det i virkeligheden ikke er det.
• Arbejd nu, og ofte vil motivationen følge med. At begynde er den sværeste del.
• Se udfordringer som muligheder for at forbedre sig og gøre fremskridt. Se dem positivt.