Jeg vil gerne dele historien bag, hvorfor jeg besluttede mig for at oprette en elektronisk kartoteksmappe, og hvorfor vi er så passionerede omkring den digitale kartoteksmappe på fortythree.me.
Min udfordring: For mange konkurrerende opgaver
For et par år siden kæmpede jeg med min produktivitet. Da jeg arbejdede som managementkonsulent, skulle jeg jonglere med flere projekter for forskellige kunder på samme tid. Derudover var der flere interne projekter i vores firma. Der var også nogle private projekter som f.eks. renovering af lejligheden, planlægning af ferierejser, sport og så videre.
I nogle dage spurgte jeg mig selv: “What the f***? Der er så mange ting at gøre, at jeg ikke engang ved, hvor jeg skal begynde!” Samtidig strømmede der nye ting ind i min indbakke med en utrolig hastighed.
Jeg var i stigende grad optaget af at organisere mine opgaver og revurdere prioriteringer for i det mindste at få en vis fornemmelse af orden midt i dette kaos. Jeg følte, at den tid, der rent faktisk var til rådighed til at udføre mit arbejde, blev hurtigt mindre og mindre, til min store bekymring. Derfor begav jeg mig ud på en rejse for at udforske produktivitets- og tidsstyringssystemer.
Mine særlige inspirationskilder var Merlin Manns blog og David Allens Getting Things Done, som viste mig begrebet inbox zero og principperne for effektivt arbejde. Principperne i GTD er yderst værdifulde for mit daglige arbejde i dag. Et værktøj skilte sig ud og blev den centrale del af min selvorganisering: tickler filen, også kendt som 43 mappesystemet.
Med hvert nyt emne, der kommer i din retning, skal du beslutte, om du vil gøre, uddelegere, udskyde eller slette det. (De berømte 4 D’er) I dag er den elektroniske tickler file mit foretrukne værktøj til at udskyde opgaver effektivt.
Her er en opsummering:
Tickler file består af 12 mapper for årets måneder og op til 31 mapper for den løbende måned. Jeg beskrev i et tidligere indlæg, hvordan man opbygger en tickler-fil. Hvis du ønsker at udskyde et element til fremtiden, skal du blot lægge det i den relevante mappe. Den er skjult, indtil den bliver forfalden, hvorefter den automatisk popper ud af mappen igen.
Dette enkle system giver mig mange fordele:
- Jeg har et sted, hvor alle udskudte emner kommer hen, når jeg behandler min indbakke.
- Jeg kan glemme disse opgaver, fordi jeg kan stole på, at systemet minder mig om dem, når det er tid.
- Jeg kan fokusere på de opgaver, der virkelig er relevante i dag.
- Jeg kan opnå “inbox zero” og minimere den tid, jeg skal bruge på at rive min hjerne over indbakken.
- Jeg har et letvægts planlægningsværktøj.
- Jeg kan holde fokus i denne verden fuld af distraktioner.
Ticklerfilen gør mit daglige arbejde meget mere effektivt, mere fokuseret og sjovere.
Da jeg sjældent arbejder med papir og mest mobilt, har jeg altid også ønsket mig en elektronisk ticklerfil app på min smartphone. Men der var ingen.
Min løsning: Jeg tilpassede kontorsoftware og prøvede over et dusin tilgængelige to-do apps samt alle populære produktivitetssystemer. Selv om det er muligt at oprette en tickler-fil i noteapps som Evernote eller på boards som Trello, er dette altid besværligt. Intet gav mig det fulde udbytte af det fysiske tickler filsystem i den digitale verden. Derfor begyndte jeg sidste år som en produktivitetsentusiast at opbygge denne specialiserede elektroniske tickler file. Lige nu er den tilgængelig som en app på Android og iOS (stadig i beta).
EDIT: Den er nu tilgængelig på App Store og Play Store. Hent den her.
Foreløbig fokuserer vi på kernefunktionaliteten, men der er planer om at forbedre appen, samtidig med at den forbliver enkel og nem at bruge.
Det er værd at give den elektroniske tikkermappe et forsøg! Så giv dig i kast med det 😉