Es ist Zeit, den Steuerrechner hervorzuholen. Es macht zwar keinen Spaß, aber die Berechnung von Steuern und Abzügen für Mitarbeiter ist eine wichtige Aufgabe für alle Kleinunternehmer. Sowohl der Steuerabzug als auch die Steuern hängen von mehreren Faktoren ab, u. a. vom Familienstand und von Freibeträgen. Für Arbeitgeber können zu wenig gezahlte Steuern Geldstrafen, Verzugszinsen und entsprechende Zinsen nach sich ziehen. Und für Arbeitnehmer kann eine saftige Rechnung zur Steuerzeit auftauchen, wenn sie nicht darauf vorbereitet sind, sie zu begleichen. Wenn Sie Hilfe suchen, bieten Anbieter von Lohnsoftware wie SurePayroll auf ihren Websites verschiedene Steuerrechner an, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Unabhängig davon, ob Sie Hilfe in Anspruch nehmen oder es allein machen wollen, sollten Sie sich unsere detaillierte Aufstellung der wichtigsten Tipps ansehen, die Sie bei jeder Komponente der Lohn- und Gehaltsabrechnung beachten sollten.
- Einkommenssteuer auf Bundes- und Landesebene
Bei jeder Einstellung eines neuen Mitarbeiters sollten Sie ihn ein Formular W-4 ausfüllen lassen. Die Eingaben, einschließlich Familienstand und Freibeträge, bestimmen den Betrag der Bundeseinkommenssteuer, der in jedem Lohnzeitraum vom Lohn des Mitarbeiters einzubehalten ist. Wenn Ihr Mitarbeiter nicht weiß, wie viele Freibeträge er geltend machen soll, oder zusätzliche Hilfe beim Ausfüllen des Formulars benötigt, verweisen Sie ihn auf den Bundessteuereinbehaltungsrechner auf der Website des IRS. Falls Ihre Mitarbeiter auch der staatlichen Besteuerung unterliegen, können Sie weitere Informationen über die Einbehaltung von Einkommenssteuer beim Finanzministerium Ihres Bundesstaates einholen. Wichtiger Tipp: Falls Sie kein ausgefülltes Formular W-4 erhalten, empfiehlt die IRS, den Arbeitnehmer bei der Berechnung des einzubehaltenden Betrags als ledig mit Null-Freibeträgen einzustufen.
- Sozialversicherungs- und Medicare-Steuereinbehalt
Der Federal Insurance Contributions Act (FICA) ist für die Durchführung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zuständig. So berechnen Sie diese wichtigen Abzüge:
- Sozialversicherungsabgaben. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen 6,2 Prozent oder insgesamt 12,4 Prozent beitragen. Einkünfte bis zu 118.500 Dollar unterliegen der Sozialversicherungsabgabe. Alle Beträge, die über diesem Schwellenwert liegen, sind davon befreit.
- Einbehaltung von Medicare. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen 1,4 Prozent beitragen. Der gesamte Verdienst unterliegt der Besteuerung.
- Zusätzliche Medicare-Steuer. Erhält der Arbeitnehmer ein Gehalt von mehr als 200.000 Dollar, unterliegen alle Zahlungen, die diesen Betrag übersteigen, einer zusätzlichen Medicare-Steuereinbehaltung von 0,9 Prozent.
- Bundes- und einzelstaatliche Arbeitslosensteuer
Der Federal Unemployment Tax Act, auch bekannt als FUTA, schreibt eine Einbehaltung von 6 Prozent vor. Arbeitgeber können jedoch auch eine Gutschrift von bis zu 5,4 % erhalten, wodurch sich die Einbehaltung auf 0,6 % verringern würde. Die Einbehaltung der FUTA gilt nur für die ersten 7.000 Dollar des Arbeitnehmerlohns. Es ist wichtig zu wissen, dass Arbeitnehmer, die in Alaska, New Jersey und Pennsylvania Einkommen erzielen, auch die Bundesarbeitslosensteuer abführen müssen. Wichtiger Tipp: Weitere Informationen über die FUTA und ihre Berechnung finden Sie in den Anweisungen für das IRS-Formular 940 für 2014. Neben der Bundesarbeitslosensteuer sind Arbeitgeber auch für die staatliche Arbeitslosenversicherung (State Unemployment Insurance – SUI) verantwortlich. Mit den richtigen Ressourcen und Kenntnissen des Steuerrechts in Bezug auf Ihre Pflichten können Sie sicherstellen, dass die Einbehalte für die Lohnsteuer korrekt berechnet werden. Glücklicherweise gibt es Technologien, die Ihnen diese Arbeit erleichtern können. Ziehen Sie den Einsatz einer Software in Betracht, um diesen Prozess zu rationalisieren, oder wenden Sie sich an einen Steuerberater für kleine Unternehmen. Es könnte sich einfach lohnen.