Best Practices for Implementing an Inbound Freight Program Successfully

Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen den Merkmalen der eingehenden und der ausgehenden Fracht. Stellen Sie sich den Eingang als das Lebenselixier vor, das die Fähigkeit eines Unternehmens nährt, qualitativ hochwertige Produkte in den für seine Kunden geforderten Mengen zu produzieren, und den Ausgang als die Auslieferung der verkaufsfähigen Endprodukte an seine Kunden.

Während Unternehmen den Horizont nach Kosten- und Serviceverbesserungen absuchen, haben viele erkannt, dass das Management der Eingangsfracht beide Kriterien erfüllt und darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile bietet.

Wenn es richtig gemacht wird, hilft das Eingangsfrachtmanagement den Unternehmen nicht nur dabei, einen Überblick darüber zu gewinnen, wo sich ihre Sendungen zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Es fördert auch bessere Beziehungen zwischen Lieferanten, Spediteuren und Kunden, verringert den Bedarf an überschüssigen Beständen, verbessert die Zuverlässigkeit in der gesamten Lieferkette und schafft eine Atmosphäre der Verantwortlichkeit für alle Partner in der Lieferkette.

Sowohl die eingehende als auch die ausgehende Fracht sind in ihrer jeweiligen Hinsicht äußerst wichtig, wurden aber im Laufe der Zeit recht unterschiedlich gehandhabt. Die Ausgangsfracht wird intern vom Logistikteam verwaltet, während die Eingangsfracht von den Lieferanten eines Unternehmens verwaltet wird.

Da die Kosten für die Eingangsfracht in der Regel von den Lieferanten eines Unternehmens verwaltet werden, sind die Frachtkosten schwer zu erfassen, da sie in den aufgeladenen Kosten versteckt und in den Beschaffungsabteilungen isoliert sind. Um den Verladern zu helfen, die Gesamtkosten für eingehende Frachten zu verstehen, hat die Aberdeen Group eine Studie durchgeführt und herausgefunden, dass eingehende Frachten 40 % der jährlichen Frachtausgaben eines durchschnittlichen Unternehmens oder 3,6 % bis 5,2 % des gesamten Jahresumsatzes ausmachen können.

Auf die scheinbar Hunderte von Artikeln über die Verwaltung eingehender Frachten und ihre Vorteile folgen nur sehr wenige Artikel darüber, wie ein Programm für eingehende Frachten umgesetzt werden kann. Der Grund für den Mangel an Artikeln ist, dass es sich um eine schwierige Aufgabe handelt, die viele Unternehmen frustriert zurücklässt und sie schließlich beschließen, sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren.

Nicht verzweifeln, wir sind hier, um nicht nur mitzuteilen, warum ein Programm für eingehende Fracht eine Priorität sein sollte, sondern auch, wie man es erfolgreich umsetzt.

Lassen Sie uns Schritt für Schritt erläutern, warum die Umsetzung eines Programms für das Management eingehender Fracht schwierig sein kann, damit wir sie direkt ansprechen können, wenn wir zur Diskussion darüber kommen, wie eine Initiative für eingehende Fracht erfolgreich umgesetzt werden kann.

Schwierigkeiten bei der Einführung eines Inbound-Frachtmanagementprogramms

• Lieferanten sind zurückhaltend

• Erinnern Sie sich daran, dass Ihr Outbound der Inbound eines anderen Unternehmens ist, also stellen Sie sich Ihre Reaktion vor, wenn einer Ihrer Kunden Sie bitten würde, seinen Inbound zu verwalten.

• Inbound ist in andere Teile der Unternehmensorganisation abgeschottet

• Der Einkauf kann sich dagegen wehren, weil er die Lieferantenbeziehungen für unschätzbar hält und das Gefühl hat, dass sie durch einen solchen Schritt beschädigt werden.

• Im Wareneinstandspreis versteckte Eingangsfracht

• Die Sichtbarkeit der Kosten und das Verfahren zur Trennung der Lieferantenkosten von den Frachtkosten kann ein schwieriger Prozess sein.
• Denken Sie daran, dass die Zulieferer in ihren Frachtkosten einen Gewinn sehen, den sie nicht aufgeben wollen.

• Unternehmen fehlt die Technologie, um den Sprung zu schaffen, der mehr ist als nur ein Kosteneinsparungsprogramm

• Das Management der eingehenden Fracht ist mehr als nur ein Kostenfaktor, und viele sehen die anderen Vorteile nicht.

Organisatorische Vorteile des Eingangsfrachtmanagements

Während Sie wahrscheinlich eine ähnliche Liste der Vorteile des Eingangsfrachtmanagements in anderen Artikeln gesehen haben, ist es sinnvoll, die Vorteile hier zur Erinnerung hinzuzufügen, da ein Teil der Verkaufsstrategie an die Beschaffungsabteilung darin bestehen muss, sie über die Initiative aufzuklären.

• Senkung der Frachtkosten

• Verbesserte KPIs der Lieferkette

• Bessere Ressourcenverwaltung

• Verkürzung des Order-toCash Cycle

• Kapitalerhaltung

• Verbessertes Dock Management

• Vendor Relationship & Management

• Sichtbarkeit für alle Stakeholder der Lieferkette, wenn es in ein Top-Tier-TMS integriert ist

• verbessert die Zuverlässigkeit in der gesamten Lieferkette

• schafft eine Atmosphäre der Verantwortlichkeit

• positiver &proaktiver Kommunikation für interne &externe Supply Chain Stakeholder

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Wie viele von Ihnen, die diesen Blog lesen, festgestellt haben, ist es zwar sinnvoll, Inbound selbst zu verwalten, Sie haben auch erkannt, dass Sie vielleicht Hilfe brauchen, weil es nicht einfach ist, die Hürden zu überwinden, die bei der Übernahme der Kontrolle über den Prozess bestehen.

Jede gute Idee ist nur ein Traum, bis ein konkreter Plan erstellt werden kann, um die Idee in die Realität umzusetzen.

• Bringen Sie die Zustimmung des Beschaffungsteams ein

Das Beschaffungsteam ist am stärksten von der Umstellung auf ein Programm zur Verwaltung der eingehenden Fracht betroffen, so dass es für Sie oberste Priorität hat, es an Bord zu holen. Es ist unbedingt erforderlich, dass sie alle Aspekte verstehen, warum es für das Unternehmen wichtig ist, ein erfolgreiches Programm für eingehende Fracht zu haben.

• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, dass das Management eingehender Fracht mehr ist als nur eine Kostenverbesserung

Sie haben die Liste der Vorteile weiter oben in diesem Artikel gesehen. Lernen Sie die Liste auswendig und klären Sie die Beteiligten immer wieder darüber auf, warum das Management der eingehenden Fracht so wichtig für ein Unternehmen ist. Wenn alle denken, es handele sich nur um eine Gelegenheit zur Kosteneinsparung, verpassen sie den wichtigsten Aspekt dieses Projekts, nämlich dass dies einer von vielen Schritten ist, die ein Unternehmen unternehmen kann, um seine Lieferkette von einer Kostenstelle in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln.

• Binden Sie die Lieferanten in den Prozess ein

In den meisten Fällen wird ein Unternehmen in der Lage sein, seine Kosten für eingehende Fracht und seinen Service mit seinem eigenen Programm zu verbessern, aber es gibt Zeiten, in denen dies nicht der Fall ist. Hören Sie sich die Möglichkeiten Ihres Beschaffungsteams und Ihrer Lieferanten an und lassen Sie sie die harten Fakten auf den Tisch legen.

• Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen bestimmten Lieferanten mit der Frachtabwicklung zu beauftragen, lassen Sie ihn die Kosten auf der Bestellung aufschlüsseln, damit Sie die Kosten im Vergleich zu dem von Ihnen erzielten Tarif weiter überwachen können. Sie haben ein Recht darauf, die Kosten zu kennen. Sie kaufen heute nichts mehr, ohne die Kosten zu kennen, warum also jetzt damit anfangen?

• Kennen Sie die Kosten für jede Spur

Ein Unternehmen, das ein Inbound-Programm auflegt, muss die tatsächlichen Marktkosten für seine Inbound-Spuren kennen. Die bloße Behauptung, wir würden Geld sparen und den Service verbessern, kann zu einem Desaster führen. Um als Partner Ihrer Lieferanten ernst genommen zu werden, müssen die Fakten auf dem Tisch liegen.

• Einführen eines Standardleitfadens für die Einhaltung des Inbound-Routings

Für jedes Programm muss es eine Reihe von Richtlinien geben, damit die Beteiligten die Spielregeln verstehen. Bei einem Programm für eingehende Fracht ist das nicht anders. Während die meisten Lieferanten verstehen werden, dass es sich bei diesem Programm um ein vom Lieferanten verwaltetes Programm handelt, und sich daran halten werden, wird es einige Ausreißer geben, die das nicht tun, und aus diesem Grund ist ein umfassender Leitfaden für das Inbound-Routing wichtig.

Der Leitfaden für die Einhaltung der Vorschriften für eingehende Lieferungen muss einen Leitfaden für die Weiterleitung eingehender Lieferungen und einen Leitfaden für die Einhaltung der Vorschriften enthalten.

Der Leitfaden für das Routing enthält spezifische Anweisungen für die zu verwendenden Spediteure, während der Leitfaden für die Einhaltung der Vorschriften Einzelheiten darüber enthält, wie die Fracht zu verpacken und zu etikettieren ist, und auf Kommunikationskanäle, ASNs, Sanktionen bei Nichteinhaltung des Leitfadens usw. eingeht.

Routing-Leitfaden

• Der Routing-Leitfaden gibt den Anbietern vor, wie sie die Fracht Ihres Unternehmens für die verschiedenen Tarife, Service-Levels, Abgangs- und Bestimmungspaare und Entfernungen routen sollen.
• Die Einzelheiten des Leitfadens umfassen die Spediteure und die Kontonummern, die bei der Weiterleitung der Fracht an die einzelnen Spediteure zu verwenden sind.
• Ein Muss für jeden Leitfaden ist ein dynamisches Programm für die Rückerstattung von Frachtkosten für diejenigen Lieferanten, die sich nicht an die Regeln halten.
• Als Teil des Programms für dynamische Preisnachlässe müssen Sie eine Funktion zum Abzug von Rechnungen im TMS-Programm (Transportmanagement-Software) für eingehende Sendungen implementieren, das das ERP-/OMS-System speist.
• Es ist wichtig, einen dynamischen Preisnachlass zu haben, um die Eigenschaften der Fracht, die außerhalb des Programms für eingehende Sendungen geliefert wird, zu berücksichtigen, da sonst die Strafen nicht gerecht und genau berechnet werden.
• Wenn Sie z. B. eine Rückvergütung von 250 $ für die Nichtnutzung Ihres Lieferantenverwaltungsprogramms haben, werden die größeren Mengen in größerer Entfernung oft nicht eingehalten, weil die Strafe geringer ist als der Gewinn, den sie in ihrem Frachtprogramm haben. Lieferanten in unmittelbarer Nähe oder von geringerer Größe werden sich daran halten, weil die Strafe ihre internen Kosten bei weitem übersteigt.

Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten

• Der Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten behandelt die Punkte, die Ihr Unternehmen betreffen. Einige der spezifischen Punkte sind:
• Etikettierung
• Kartongröße
• BOL-Anforderungen
• Packzettelanforderungen
• ASN (Advanced Shipping Notice) Anforderungen
• Palette Anforderungen
• Kartonkonfigurationen und Palettenkonfigurationen
• Damit wird sichergestellt, dass das Produkt in Ihre Regale und Kommissionierplätze in Ihrem Vertriebszentrum passt.
• Verpackungsanforderungen
• Wenn ein System zur Erfassung der eingehenden Sendung verwendet werden soll, geben Sie eine Anleitung zur Verwendung des Systems, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Bildern enthält.
• Einführen von Sanktionen zur Durchsetzung der Einhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten und zur Verbesserung des Verhaltens
• Als Teil der Festlegung von Sanktionen muss sichergestellt werden, dass diese klar formuliert sind und jeder, der mit den Normen zu tun hat, genau weiß, wie die Sanktionen durchgesetzt werden und wie hoch die Strafgebühren für jeden Verstoß sind.
• Denken Sie daran, dass diese Strafen nicht als Strafe gedacht sind, sondern um Ihrem Unternehmen die zusätzlichen Arbeits- oder Frachtkosten zu erstatten, die Ihrem Konzern entstehen, weil der Lieferant die Normen nicht eingehalten hat.
• Wie Sie wissen, werden die meisten Lieferanten den Abschnitt über die Strafen im Leitfaden für die Streckenführung nie zu Gesicht bekommen, aber für sie ist er auch nicht gedacht. Die Sanktionen sollen sicherstellen, dass alle zur Einhaltung der Vorschriften ermutigt werden.
• Datenerfassung für die Berichterstattung &Analytik
• Der Schlüssel zur Datenerfassung liegt darin, herauszufinden, wo die Gewinne und Verluste innerhalb des Eingangsprozesses auftreten, um Verbesserungen vorzunehmen und eine weitere Messung der Qualität des Lieferanten in den Beschaffungsprozess aufzunehmen.

BEISPIEL VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Einführen eines TMS Inbound Freight Management Portals

Einführen eines Portals für die Kommunikation mit und von allen internen und externen Stakeholdern für vollständige Transparenz des Inbound-Prozesses, das das Wer, was, wo, wann und in welcher Menge.

Das TMS-Lieferantenportal ermöglicht den Beteiligten die Einsicht in die eingehenden Bestellungen, so dass alle Aktivitäten in Echtzeit sichtbar sind. Denken Sie daran, dass das TMS mehr als nur ein Frachtsystem sein wird, so dass das Portal auch dazu verwendet werden kann, Verstöße zu verfolgen und die entsprechenden Parteien zu alarmieren, wenn eine Änderung eintritt.

Das System wird auch Analysen erfassen, um Einsparungen zu messen und zusätzliche Bereiche für Verbesserungen zu finden. Das TMS erfasst alle relevanten Daten, die dann in Form von Berichten, Dashboards und Scorecards zur Verfügung gestellt werden, um das Programm für eingehende Fracht zu analysieren und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu ermitteln.

Ein gutes, technologiegestütztes Programm für die Verwaltung eingehender Fracht kann Verladern helfen, Kosten- und Produktivitätsziele zu erreichen, die in der Logistikbranche oft übersehen werden.

Die Qualität dieses Portals und die Sicherstellung, dass es in Echtzeit funktioniert, ist ein entscheidender Faktor für den Prozess der Verwaltung eingehender Fracht. Viele werden feststellen, dass sie gar nicht wussten, was sie nicht wussten und welche Auswirkungen dies auf die Leistung ihres Unternehmens hat.

Das TMS wird nicht nur das Kommunikationsinstrument zwischen den Beteiligten sein, sondern auch das Frachtausführungs- und Berichtsmodul, mit dem die gesamte Fracht, die in einem Unternehmen bewegt wird, optimiert werden kann.

• Versuchen Sie, sich am Anfang des Projekts nicht zu viel vorzunehmen. Nachdem 30 bis 45 Tage lang Daten gesammelt wurden, können Sie damit beginnen, die Fracht im Hinblick auf Pooling und Konsolidierung, modale Konvertierung usw. zu optimieren, um das meiste aus den Frachtausgaben Ihres Unternehmens herauszuholen und die Zahl der Spediteure zu verringern, die jeden Tag an der Anlieferungsrampe anschlagen.
• Die Verringerung der Zahl der Lkw, die täglich an der Anlieferungsrampe vorfahren, wird die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Anlieferungsprozesses verbessern, und wie die meisten von uns wissen, lassen sich 80 % der Probleme in einem Distributionszentrum auf einen fehlerhaften Eingang zurückführen.

• Starke Spediteur-Allianzen aufbauen

• Verstehen Sie, dass Ihre ausgehenden Spediteure vielleicht nicht Ihre eingehenden sind, aber wenn sie es sind, können Sie zusätzliche Einsparungen erzielen, indem Sie die eingehenden Anhänger an der Rampe auf ausgehende umstellen. Zeit und Entfernung sind für Spediteure Geld. Wenn Sie also die Kilometerzahl begrenzen und eine Abholung an der Verladestelle garantieren, an die sie geliefert haben, können Sie enorme Kosten einsparen.

• Überlegen Sie, den Implementierungsprozess & an einen Logistikdienstleister auszulagern

Wir wissen und verstehen, dass viele vor der Auslagerung jeglicher Aktivitäten zurückschrecken, aber wir sind hier, um zu sagen, dass dies ein guter Prozess ist, den man auslagern sollte, und hier sind die Gründe dafür:

• LSP’s (Logistikdienstleister) haben die Technologie, die Erfahrung und die Marktdaten, um die Erfolgsaussichten zu erhöhen.
• Da der LSP diese Arbeit beruflich ausübt, ist er in der Lage, die Verfahren, Prozesse und Systeme schneller zu implementieren, was zu einer viel schnelleren Verbesserung von Kosten, Service, Kommunikation und ROI (Return-on-Investment) führt.
• Das ausgelagerte Modell ist oft weitaus kostengünstiger, da das für die Technologie erforderliche Kapital und die Ressourcen, die für die Einführung eines neuen Systems und dessen Wartung erforderlich sind, geringer sind.
• Ein ausgelagerter Logistikpartner kann schnell auf Marktdaten zugreifen und dynamische Rückvergütungen für die Nichteinhaltung von Vorschriften erstellen, die die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten erzwingen und fördern, was ein Schlüsselelement des Erfolgs war.
• Das TMS des Logistikanbieters wird die einheitliche Plattform für Kommunikation und Frachtoptimierung sein, die erforderlich ist, um den Wettbewerbsvorteil zu schaffen, den die Geschäftsleitung von der Inbound-Initiative erwartet.
• Der Logistikdienstleister wird auch die besten Praktiken am Anfang und am Ende des Programms einbringen, um sicherzustellen, dass das Inbound-Programm in Gang kommt und eine Vorwärtsdynamik hat, im Gegensatz zur Trägheit, die oft bei der Implementierung einer solchen Veränderung in einer Organisation auftritt.
• Die Einfachheit der Verwaltung des Routing-Leitfadens ist mit einem Logistikdienstleister exponentiell einfacher und besser. Der Grund dafür ist, dass sie das Call Center sind, an das sich die Anbieter wenden werden, um die Routing-Spezifikationen zu erhalten. Dadurch kann der Routing-Leitfaden von Tag zu Tag dynamischer werden und den Unternehmen dabei helfen, die effizienteste Art und Weise des Routings zu finden, da sie mit ihrem TMS am vorderen Ende der Entscheidung stehen.
• Als Callcenter für alle Anbieter kann der LSP auch die Eingabe der Daten am vorderen Ende des Prozesses erzwingen, um die kritische Kommunikation zu beginnen, die für die Optimierung des Programms erforderlich ist, und alle Beteiligten zur Verantwortung ziehen.

Abschließende Überlegungen zur Implementierung eines Programms für das Management eingehender Fracht

Indem Sie einen Schritt zurücktreten und ein besseres Verständnis für Ihren aktuellen Fluss eingehender Produkte gewinnen, und dann mit den Lieferanten und dem Beschaffungsteam an einem Plan arbeiten, der über Ihre TMS-Technologie und Speditionspartner verwaltet werden kann, können Sie die gesamte Marktkapazität nutzen, die besten Tarife erzielen und eine bessere Übersicht über Ihre gesamte Lieferkette erhalten.

Ob Ihr Unternehmen das Programm zur Verwaltung der eingehenden Fracht nun genau so nennt oder ein Programm zur Optimierung der Frachtlaufzeiten (FTO) oder ein Programm zur Verwaltung der Lieferanten, die Erwartung ist dieselbe. Verbessern Sie die Kosten, verbessern Sie den eingehenden Geschäftsfluss und tragen Sie dazu bei, den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens mit einer überlegenen Lieferkettenlösung auszubauen.

Es ist nicht einfach, es zu schaffen, aber die Ergebnisse werden sich lohnen. Wir hoffen, dass die Informationen, die wir geteilt haben, hilfreich sind, und wenn Sie einen Partner für Ihr Inbound-Programm suchen, würden wir uns freuen, ein Teil des Gesprächs zu sein, also besuchen Sie uns bitte.

Für weitere Informationen zu Frachtmanagement-Servicelösungen empfehlen wir die folgenden umfassenden Artikel:

• The Complete Guide to Managed Transportation Service Solutions
• The Complete Guide to Freight Management Service Solutions

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