Viele Fakultätsmitglieder konzentrieren sich in ihrer Laufbahn auf Lehre und Forschung und ziehen eine akademische Führungsposition nicht einmal in Betracht. Obwohl mein Forschungsmentor das Leben eines Verwalters gewählt hat, kann ich nicht behaupten, dass ich mir das jemals vorstellen konnte. Das ist zum Teil der Grund, warum ich diesen Artikel schreibe: um Doktoranden und anderen Fakultätsmitgliedern die Augen für solche Möglichkeiten zu öffnen. Ich möchte vor allem über die Rolle des stellvertretenden Dekans informieren, die oft übersehen zu werden scheint.
Die Zuständigkeiten der stellvertretenden Dekane können variieren, umfassen aber in der Regel die Bereiche Grundausbildung, Graduiertenausbildung, Forschung, Verwaltung und Finanzen sowie Fakultätsangelegenheiten. Normalerweise ist ein Prodekan für einen dieser Bereiche zuständig, manchmal aber auch für mehrere. So ist beispielsweise oft eine Person für die Ausbildung von Studenten und Hochschulabsolventen oder für die Ausbildung von Hochschulabsolventen und die Forschung zuständig, da es zwischen diesen Bereichen Synergien gibt.
Wie viel Entscheidungsbefugnis und Autonomie ein Dekan hat, hängt vom Führungsstil des Dekans ab. Assoziierte Dekane sind mittlere Führungskräfte, die zwischen dem Dekan und den akademischen Abteilungen arbeiten. Dekane sind auch mittlere Führungskräfte, aber sie verbringen die meiste Zeit damit, die Dinge aus einer übergeordneten, universitätsweiten Perspektive zu betrachten. Assoziierte Dekane hingegen müssen in der Lage sein, sich in die einzelnen Bereiche hineinzudenken. Sie müssen außerdem ein Meister im Aufbau von Teams sein, die sich gegenseitig unterstützen und mit Lehrstühlen, Fakultätsmitgliedern, Verwaltungsangestellten und anderen zusammenarbeiten, um ihre Vision und die ihres Dekans umzusetzen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Was macht ein Dekan für Bachelor- und Masterstudiengänge konkret? Sie sind für die Überwachung und Koordinierung aller Programme und Aktivitäten zuständig, die die Anwerbung, Ausbildung und Bindung von Studierenden an die Hochschule unterstützen. Sie arbeiten oft mit ihren Kollegen in anderen Hochschulen zusammen, um neue akademische Studiengänge zu realisieren und sicherzustellen, dass die Unterstützungsdienste, akademischen Kurse und Studiengänge, die ihre Hochschule anbietet, den Bedürfnissen der Fakultätsmitglieder und Studierenden in anderen Hochschulen entsprechen und deren Studiengänge ergänzen.
Eines der komplexesten und persönlich wie beruflich erfüllendsten Projekte, an dem ich als Associate Dean of Graduate Education gearbeitet habe, war zum Beispiel die Einrichtung eines interdisziplinären Ph.D.-Programms in einer aufstrebenden Disziplin der Datenwissenschaften, an dem Fakultätsmitglieder aus fünf verschiedenen Hochschulen beteiligt waren. Ich arbeitete mit einem Team von interessierten Fakultätsmitgliedern innerhalb unserer Hochschule zusammen, um den Antrag für das Programm zu verfassen, und warb dann um die Unterstützung der anderen teilnehmenden Hochschulen.
Nachdem der Antrag den administrativen Genehmigungsprozess durchlaufen hatte – was Präsentationen, Diskussionen und Abstimmungen durch verschiedene Ausschüsse innerhalb jeder Hochschule und auf Universitätsebene beinhaltete – half ich dem Fakultätsteam, eine universitätsweite Klausurtagung zu organisieren, um alle interessierten Kernfakultäten zu identifizieren und das Programm zu verfeinern. Anschließend stellten mein Dekan und ich eine Absichtserklärung über die finanzielle Unterstützung dieses neuen Studiengangs zusammen, die von den Dekanen aller beteiligten Hochschulen diskutiert und verabschiedet wurde.
Die Arbeit an diesem Projekt erforderte viel Zuhören, Teambildung, Vertrauen und guten Willen auf allen Seiten. Das Beste daran war, die erste Klasse äußerst begabter Doktoranden auf dem Campus ankommen zu sehen, die zu dem Programm zugelassen wurden, das sich jetzt im fünften Jahr befindet.
Eine andere Art von assoziiertem Dekan, der assoziierte Forschungsdekan, stellt sicher, dass ein College bei der Verwaltung und Beaufsichtigung finanzierter Forschungsinitiativen bewährte Verfahren anwendet, und ist für die Anregung neuer und fortgesetzter Forschungsaktivitäten verantwortlich. Diese Person arbeitet sowohl mit einzelnen Fakultätsmitgliedern als auch mit Gruppen von Fakultätsmitgliedern zusammen, um sie bei der Umsetzung ihrer Forschungspläne zu unterstützen. Sie bewerten häufig Voranträge und helfen bei der Koordinierung von interdisziplinären Forschungsanträgen, Anträgen für Forschungszentren und Ausbildungsstipendien mit mehreren Hauptforschern. Einige beaufsichtigen Preisverleihungsprogramme, die Startkapital für neue Forscher, kleine Ausrüstungszuschüsse oder Reisestipendien für Doktoranden bereitstellen.
Schließlich betreffen die Aufgaben des stellvertretenden Dekans für den Lehrkörper in erster Linie Angelegenheiten, die sich auf die Rolle des Lehrkörpers auswirken, wie z. B. Festanstellung und Beförderung. Sie beaufsichtigen auch Einstellungen, orientieren neue Fakultätsmitglieder, unterstützen junge Fakultätsmitglieder bei ihren Bemühungen um eine Festanstellung und Beförderung, unterstützen die nicht fest angestellten Fakultätsmitglieder, koordinieren Aktivitäten zur Förderung der beruflichen Entwicklung der Fakultät und bearbeiten Personalangelegenheiten der Fakultät.
Die Aufgaben in dieser Funktion können recht anspruchsvoll sein. Möglicherweise werden Sie gebeten, für Ihren Dekan Untersuchungen anzustellen und Anerkennungs- und Beförderungsschreiben zu verfassen oder Anschuldigungen über Fehlverhalten von Lehrkräften nachzugehen. Wenn Sie sich für eine solche Aufgabe entscheiden, empfehle ich Ihnen, ein starkes persönliches und berufliches Unterstützungssystem aufzubauen.
Diese Aufgabe kann auch sehr lohnend sein. Während meiner Amtszeit als stellvertretender Dekan für Fakultätsangelegenheiten habe ich an meiner Universität den ersten Fakultätsausschuss ohne feste Anstellung gegründet. Der Ausschuss hat gemeinsam Materialien und Programme zur Unterstützung dieser Fakultätsmitglieder entwickelt, darunter auch Orientierungsveranstaltungen zur Begrüßung neuer Fakultätsmitglieder ohne feste Anstellung an unserer Universität.
Unabhängig von ihrer spezifischen Rolle arbeiten die stellvertretenden Dekane mit anderen Verwaltungsmitarbeitern, Fakultätsmitgliedern und Studenten in der gesamten Universität zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Einrichtung ihren Auftrag erfolgreich erfüllt. Außerordentliche Dekane haben häufig den Vorsitz in den entsprechenden Ausschüssen ihrer Hochschule inne und wirken in den Ausschüssen auf institutioneller Ebene mit.
Herausforderungen und Belohnungen
Unter den vielen Herausforderungen, die die Tätigkeit eines akademischen Dekans mit sich bringt, ist die größte die Bewältigung schwieriger Gespräche, die häufiger vorkommen, als Sie vielleicht erwarten. Deshalb ist es wichtig, ein gesundes Ego und einen guten Sinn für Humor zu haben. Assoziierte Dekane brauchen Selbstvertrauen und müssen Kritik gut verkraften können und bereit sein, zu ihren Fehlern und denen ihrer Schützlinge zu stehen.
Außerdem ist die Verwaltung eine echte 24-Stunden-Verpflichtung an 365 Tagen im Jahr. Krisen treten häufig dann auf, wenn man sie am wenigsten erwartet – nach den normalen Arbeitszeiten, an Wochenenden und Feiertagen.
Sie werden also die Möglichkeit haben, mit einer Vielzahl von energiegeladenen, talentierten und engagierten Lehrkräften, Verwaltungsangestellten, Studenten, Ehemaligen und anderen zusammenzuarbeiten. Und Sie werden eine unschätzbare Gelegenheit haben, Ihre Führungs-, Management- und Aufsichtsfähigkeiten zu testen und zu verbessern.
Sie werden auch lernen können, wie Ihre Institution funktioniert. Ich erinnere mich noch gut daran, wie das Standesamt ein Treffen anberaumte, um mich den wichtigsten Mitarbeitern vorzustellen. Ich betrat einen großen Besprechungsraum und saß mit mehr als einem Dutzend Personen zusammen, die alle ganz unterschiedliche Aufgaben und Zuständigkeiten hatten. Im Laufe der nächsten vier Jahre stellte ich fest, dass sie die engagiertesten, fleißigsten und begabtesten Menschen waren, die ich je getroffen habe, und dass sie meine größten Ressourcen und Unterstützer waren.
Das Beste von allem ist, dass Sie die Möglichkeit haben, Veränderungen in einem größeren Rahmen herbeizuführen, als Sie es als einzelnes Fakultätsmitglied jemals könnten. Sie werden wahrscheinlich an Einstellungsentscheidungen, Lehr- und Forschungsrichtlinien, Festanstellungen und Beförderungen, neuen Studiengängen und Zulassungsstandards und -verfahren beteiligt sein, mit anderen Worten, Sie können das Gefüge Ihrer Institution beeinflussen und verbessern.
Empfehlungen
Welchen Rat würde ich jemandem geben, der erwägt, stellvertretender Dekan zu werden?
Konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Festanstellung. Erst wenn Sie dieses Ziel erreicht haben, sollten Sie an eine akademische Führungsposition denken. Als stellvertretender Dekan können Sie vielleicht weiterhin wissenschaftlich tätig sein, aber sicherlich nicht in dem Maße, wie Sie es als Vollzeit-Fakultätsmitglied waren.
Bauen Sie ein starkes Unterstützungsnetzwerk auf. Suchen Sie sich einige Personen, die eine ähnliche Position innehatten oder haben und denen Sie vertrauen und die Sie respektieren. Diese Personen müssen nicht unbedingt an Ihrer Hochschule tätig sein – in der Regel sind sie sogar hilfreicher, wenn sie es nicht sind. Es ist besser, ein gewisses Maß an Distanz zu wahren, um sich auf die Problemlösung konzentrieren zu können, als sich in ein „Ventfest“ zu stürzen, das vielleicht manchmal emotional befriedigend, aber sicher nicht so produktiv ist.
Lassen Sie es sich schriftlich geben. Bitten Sie um die nötige Unterstützung, bevor Sie die Stelle antreten, denn in der Verwaltung gibt es häufig Veränderungen. Zu den wichtigen Punkten, die Sie berücksichtigen sollten, gehören die Dauer der Ernennung, Verwaltungsstipendien, Stipendien für die berufliche Entwicklung, die Grundlage für die Bewertung der Leistungen und Ähnliches. Bitten Sie im Voraus um ein einjähriges Sabbatical am Ende Ihrer Amtszeit, damit Sie die Zeit und die Möglichkeit haben, sich wieder als produktives Fakultätsmitglied zu etablieren, falls Sie sich für eine Rückkehr in den Lehrkörper entscheiden.
Nutzen Sie die lokalen und nationalen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung. Ich hatte das Glück, dass das Führungsteam und der Dekan meiner Hochschule sich sehr um die berufliche Entwicklung ihrer Verwaltungsangestellten kümmerten. Schon früh hatte ich die Möglichkeit, an einem semesterlangen Weiterbildungsprogramm teilzunehmen, bei dem ich andere Verwaltungsangestellte auf verschiedenen Ebenen der Universität kennenlernen konnte.
Als Teil dieser Erfahrung hatte ich die unschätzbare Gelegenheit, anonymes, ehrliches Feedback von denjenigen zu erhalten, die mit mir im Rahmen einer 360-Grad-Bewertung zusammenarbeiteten, die mir zeigte, wo ich als Führungskraft und Manager wachsen musste. Da ich noch nie einen Lehrstuhl innehatte, bat ich um Unterstützung für meine Teilnahme an einer nationalen Schulungskonferenz für neue Lehrstuhlinhaber und erhielt diese auch. Diese Erfahrung ermöglichte es mir, ein breiteres Netzwerk zu knüpfen, und ich fühlte mich sicherer in meinen Bemühungen, die Lehrstühle in meiner Hochschule zu unterstützen.
Lernen Sie alle Lehrstühle der Abteilungen Ihrer Hochschule und die Leiter Ihrer akademischen Unterstützungseinheiten kennen. Machen Sie sich klar, dass jede Einheit ihre eigene Kultur hat. Nehmen Sie sich die Zeit und bemühen Sie sich, die Kultur der verschiedenen Einheiten kennen zu lernen, und gehen Sie nicht davon aus, dass alle mit der Arbeitsweise Ihrer eigenen Einheit übereinstimmen. Achten Sie darauf, dass Sie keine Annahmen treffen, die auf Ihrer eigenen Kultur beruhen, denn diese könnten sich als falsch erweisen. Hören Sie zu, hören Sie zu, hören Sie zu. Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, und hören Sie sich die Antworten, die Sie erhalten, genau an.
Bleiben Sie nicht zu lange in Ihrer Position. Mein Dekan pflegte zu sagen, dass vier Jahre eine gute Amtszeit für einen akademischen Posten sind. Dem stimme ich zu.
Viele Verwaltungsangestellte sind außerdem der Meinung, dass die Rolle des stellvertretenden Dekans ein Trainings- und Erprobungsfeld für zukünftige Dekane ist. Wenn Sie ein angehender Dekan sind, empfehle ich Ihnen, die Anforderungen dieser Position genau zu beachten, da sie sich deutlich von denen eines stellvertretenden Dekans unterscheiden. Sie werden zum Beispiel feststellen, dass die Mittelbeschaffung eine wichtige Rolle bei den Aufgaben eines Dekans spielt, was bei einem stellvertretenden Dekan nicht der Fall ist.
Und gehen Sie nicht davon aus, dass Sie innerhalb Ihrer Einrichtung zum Dekan befördert werden. Es kann sein, dass man Ihnen die Möglichkeit gibt, als Interimsdekan zu fungieren, aber einige Einrichtungen stellen gerne Dekane aus anderen ähnlichen Einrichtungen ein.
Fakultätsmitglieder, die sich für diese Verwaltungsaufgaben interessieren, fragen mich immer, welche Art von Vorbereitung oder Ausbildung sie benötigen. Sollte man zuerst einen Lehrstuhl innehaben? Meine Antwort ist nein. Wenn Sie am Verwaltungsleben Ihres Fachbereichs, Ihrer Disziplin und Ihres Berufsverbands teilgenommen haben – oder wenn Sie ein aktives Forschungsprogramm leiten -, dann verfügen Sie wahrscheinlich über mehr Wissen und Erfahrung, als Ihnen bewusst ist.
Die Schlüsselfrage ist, ob Sie in der Rolle eines Verwalters, der kollegial mit und durch all die Menschen um Sie herum arbeitet, Glück und Zufriedenheit finden werden oder nicht. Wenn es Ihnen Spaß macht, sich mit komplexen Problemen von großer Tragweite und bedeutenden Auswirkungen auseinanderzusetzen, die die aktive, kollegiale Beteiligung großer Teams oder Einheiten von Einzelpersonen erfordern, dann hoffe ich, dass Sie eine Laufbahn in der akademischen Verwaltung in Betracht ziehen.