Die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert sich. Vor allem, wie wir zusammenarbeiten.
Da die Unternehmen immer globaler und komplexer werden, wird der Großteil der Arbeit zunehmend in Teams erledigt. Eine Studie, die in der Harvard Business Review1 veröffentlicht wurde, hat ergeben, dass „die Zeit, die Manager und Mitarbeiter für gemeinsame Aktivitäten aufwenden, in den letzten zwei Jahrzehnten um 50 Prozent oder mehr gestiegen ist“. Dieselbe Studie ergab, dass in vielen Unternehmen mehr als drei Viertel des Tages eines Mitarbeiters mit der Kommunikation mit Kollegen verbracht werden.
Teams sind auch größer, vielfältiger, verteilter und spezialisierter als je zuvor. Doch während Teams mit diesen Merkmalen bei der Bewältigung der anspruchsvollen Probleme, mit denen viele moderne Unternehmen konfrontiert sind, äußerst effektiv sein können, haben sie manchmal mit einem wesentlichen Aspekt ihrer Arbeit zu kämpfen: der Zusammenarbeit.
Wie also können Mitarbeiter heute erfolgreich zusammenarbeiten und gleichzeitig die üblichen Arbeitsstrukturen und -dynamiken bewältigen, die einer effektiven Zusammenarbeit am Arbeitsplatz im Wege stehen? Lassen Sie uns zunächst definieren, was Zusammenarbeit bedeutet und wie sie aussieht, wenn sie gut gemacht ist.
In diesem Beitrag werden wir uns ansehen…
- Wie effektive Zusammenarbeit aussieht
- Die Vorteile der Zusammenarbeit
- Die 6 Prinzipien effektiver Zusammenarbeit
- Die 5 wesentlichen Fähigkeiten, die Sie für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz benötigen
- Werkzeuge, die bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz helfen
Effektive und effiziente Zusammenarbeit im Team ist kein Spaziergang. Aber mit diesem praktischen Leitfaden haben Sie alles, was Sie brauchen, um diesen Prozess so einfach und geradlinig wie möglich zu gestalten.
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Wie eine effektive Zusammenarbeit aussieht
Eine Zusammenarbeit findet im Wesentlichen dann statt, wenn zwei oder mehr Personen zusammenarbeiten, um etwas zu produzieren oder zu schaffen. Dies kann entweder persönlich oder virtuell geschehen, dank der vielen Kommunikationstools und Cloud-basierten Programme, die genau zu diesem Zweck entwickelt wurden.
Es gibt zwar viele verschiedene Möglichkeiten, einen kollaborativen Arbeitsplatz zu schaffen und zu fördern, aber die erfolgreichsten Arbeitsumgebungen haben in der Regel einige wichtige Merkmale gemeinsam. Sie sind Orte, an denen sich die Mitarbeiter gesehen und gehört fühlen und ihre Gedanken mitteilen können. Sie führen effiziente Besprechungen und Arbeitssitzungen durch. Sie verfügen über standardisierte Systeme und Kooperationsprozesse. Ihre Teams wissen, wie wichtig eine gesunde Kommunikation ist. Vielleicht haben Sie schon einmal in einem dieser Unternehmen gearbeitet (oder in einigen, wenn Sie Glück haben!).
Vor allem aber wissen die Führungskräfte dieser Unternehmen, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit am Arbeitsplatz nicht nur gut für ihre Mitarbeiter ist, sondern auch für ihre Kunden und ihren Gewinn.
Ein genauerer Blick auf die Vorteile der Zusammenarbeit
Es mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, dafür zu sorgen, dass Ihr Team am Arbeitsplatz effektiv zusammenarbeitet. Schließlich heißt es doch: „Teamwork makes the dream work“, oder?
Allerdings ist es keine leichte Aufgabe, Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und – je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens – aus verschiedenen Zeitzonen zusammenzubringen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Die Vorteile einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz überwiegen jedoch bei weitem die Nachteile.
Mehr Innovation
In jüngster Zeit gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Teams zusammenzustellen, in denen Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen zusammenkommen, um in einem Brainstorming neue Ideen zu entwickeln, die für das Unternehmen von Nutzen sein werden.
Das Beratungsunternehmen Protiviti zum Beispiel veranstaltet eine Global Innovation Challenge, bei der jede seiner Niederlassungen eine Arbeitssitzung durchführt, um eine Frage des Führungsteams zu beantworten. Die generierten Ideen werden dann auf der internen Plattform des Unternehmens für den Ideenaustausch erfasst und von der Innovationstaskforce des Unternehmens geprüft:
Initiativen wie diese helfen Unternehmen nicht nur dabei, die unterschiedlichen Perspektiven ihrer Talente zu nutzen, sondern Studien zeigen auch, dass Gruppen dazu neigen, schneller innovativ zu sein, Fehler schneller zu erkennen und bessere Lösungen für Probleme zu finden als Menschen, die alleine arbeiten2.
Stärkere Teams
Was haben einige der besten Arbeitsplätze der Welt gemeinsam? Sie bemühen sich, ihre Mitarbeiter zu stärkeren Teams und sozialen Netzwerken zusammenzuführen. Die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel gibt den Teammitgliedern nicht nur ein starkes Gefühl der Zielstrebigkeit, sondern die Zusammenarbeit ermöglicht es den Teammitgliedern auch, die Lücken in den Fähigkeiten der anderen zu schließen und die Arbeit so aufzuteilen, dass die Stärken jedes Einzelnen zum Tragen kommen.
Ein Beispiel: Das HR-Tech-Unternehmen Workday hat ein Programm für neue Mitarbeiter entwickelt, das ihnen helfen soll, starke Bindungen zu ihren Kollegen aufzubauen. Im Rahmen des Programms verbringen die Mitarbeiter die Hälfte des Tages damit, etwas über den Wert von Verbindungen zu lernen, und die zweite Hälfte damit, an einem Gemeinschaftsprojekt zu arbeiten, um ihre Verbindungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu vertiefen.
Und die Ergebnisse sprechen für sich. Bei den „2019 Fortune 100 Best Companies to Work For“ gaben 86 % der Mitarbeiter der ausgezeichneten Unternehmen an, dass man sich darauf verlassen kann, dass die Mitarbeiter zusammenarbeiten (gegenüber 74 % der Mitarbeiter der nicht ausgezeichneten Unternehmen), und 91 % sagten, dass die Mitarbeiter sich umeinander kümmern (gegenüber 82 % der Mitarbeiter der nicht ausgezeichneten Unternehmen).
Mehr sachkundige und qualifizierte Mitarbeiter
Wenn Teams zusammenarbeiten, erhalten sie die Möglichkeit, voneinander Neues zu lernen, was zu ihrer allgemeinen persönlichen und beruflichen Entwicklung beiträgt. Die Zusammenarbeit fordert die Menschen auch heraus, über ihre Kompetenzen nachzudenken, sie zu artikulieren und mehr darüber zu lernen, was ihnen helfen kann, ein Selbstbewusstsein und ein besseres Verständnis für ihre Stärken und Schwächen zu entwickeln.
Nach Untersuchungen, die in der Harvard Business Review3 veröffentlicht wurden, profitieren Teams zum Beispiel oft von einer Mischung aus kosmopolitischen und lokalen Mitgliedern. Dabei handelt es sich um Menschen, die in mehreren Ländern gelebt haben und mehrere Sprachen sprechen, sowie um Menschen, die in dem Gebiet, in dem sie arbeiten, tief verwurzelt sind.
Die kosmopolitischen Mitglieder bringen technisches Know-how und Fachwissen mit, das sich auf viele verschiedene Situationen anwenden lässt, während die Einheimischen fundierte Kenntnisse und Einblicke in die Politik, die Kultur und die Vorlieben eines Gebiets mitbringen. Wenn diese beiden Arten von Mitgliedern zusammengebracht werden, können sie Wissen austauschen und voneinander lernen, während sie gleichzeitig die anstehenden Projekte in Angriff nehmen.
Ein besseres Kundenerlebnis
Wir alle haben von Fließbändern gehört – und obwohl sie manchmal einen schlechten Ruf haben, haben sie uns gezeigt, dass viele Menschen, die zusammenarbeiten, ein Projekt schneller abschließen können als eine Person, die alleine arbeitet. Dies hat nicht nur intern viele Vorteile, sondern kann sich auch stark auf die Kundenerfahrung auswirken (und Ihnen helfen, eine hohe Kundenbindungsrate zu erreichen).
RingCentral ist beispielsweise eine Plattform für die Zusammenarbeit, die es Teams im Büro ermöglicht, auf einfache Weise mit Contact Center-Agenten zu kommunizieren – nicht nur für die Arbeit an internen Projekten, sondern auch für die Ad-hoc-Zusammenarbeit zur Lösung von Kundenproblemen, die in Echtzeit auftreten:
Dadurch können Contact Center Probleme schneller als bisher lösen, was für zufriedene Kunden sorgt und Ihnen gute Kundenbewertungen einbringt.
6 Grundsätze für eine effektive Zusammenarbeit
Die oben genannten Fähigkeiten können Sie zwar auf eine gute Zusammenarbeit vorbereiten, aber bei der erfolgreichen Zusammenarbeit mit anderen kommt es nicht nur darauf an, was Sie tun, sondern wie Sie es tun. Die Einstellung, mit der Sie an die Zusammenarbeit herangehen, kann einen großen Unterschied ausmachen. Wenn Sie das nächste Mal mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, sollten Sie diese Werte im Hinterkopf behalten.
Effizienz
Sitzungen sind ein wesentliches Element der Zusammenarbeit, aber im Laufe der Jahre haben sie einen schlechten Ruf bekommen. Wer hat nicht schon einmal an einer Sitzung teilgenommen, die ihm zu lang oder unnötig erschien? Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihr Team in eine Produktivitätsmaschine zu verwandeln. Eine davon ist, persönliche Besprechungen nur dann abzuhalten, wenn sie absolut notwendig sind – wenn Sie stattdessen ein Videogespräch führen können und so ein paar Minuten Fahrt sparen oder einen Besprechungsraum frei machen können, warum nicht?
Wollen Sie effizientere Besprechungen abhalten? Verwenden Sie diese kostenlosen Vorlagen für Besprechungspläne, damit alle Beteiligten den Überblick behalten. 👇
Eine weitere Möglichkeit ist es, sicherzustellen, dass jede Besprechung oder jedes Telefonat eine Agenda und klare Ziele für jeden Teilnehmer hat.
Vergessen Sie nicht, am Ende Aktionspunkte für alle Projektbeteiligten festzulegen. Wenn Sie ein Projekt haben, das etwas mehr Teamarbeit von den Teilnehmern einer Besprechung erfordert, warum erstellen Sie nicht einen projektbezogenen Team-Chat für alle? Mit der Videokonferenz-App von RingCentral können Sie beispielsweise genau das tun: Sie können nicht nur virtuelle Meetings abhalten, sondern auch eine Gruppenkonversation für die Nachbereitung des Meetings erstellen – und zwar in derselben App:
Vertrauen
Menschen müssen sich sicher fühlen, um wirklich konstruktives Feedback zu geben und zu erhalten, sich von einem gemeinsamen Ziel inspirieren zu lassen und die Werkzeuge und Möglichkeiten zu haben, sich zu verbinden. Dies kann nur in einem vertrauensvollen Umfeld geschehen, in dem die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Teamkollegen und Führungskräfte ihr Bestes im Sinn haben.
Empathie
Jedes Teammitglied hat eine wichtige Rolle zu spielen. Dennoch kann die Zusammenarbeit scheitern, wenn eine oder mehrere Personen das Gefühl haben, dass sie es schwerer haben als alle anderen oder dass andere Teammitglieder versuchen, sie herunterzumachen. Je besser Sie Ihre Kollegen kennenlernen und verstehen, wie sie arbeiten und mit welchen Herausforderungen sie zu kämpfen haben, desto größer sind Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit ihnen. (Erfahren Sie mehr über Empathieübungen, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können.)
Positivität
Nur weil ein Gruppenprojekt in der Vergangenheit schlecht gelaufen ist, heißt das nicht, dass dasselbe noch einmal passieren wird. Versuchen Sie, frühere Vorbehalte abzuschütteln und gehen Sie an jede Gruppenarbeitssituation wie an einen Neuanfang heran, mit einer offenen und positiven Einstellung.
Klarheit
Es ist selten, dass alle Mitglieder eines Teams von Anfang an auf derselben Seite stehen. Es ist normal, dass jeder seine eigenen Prioritäten und Interessen hat. Deshalb ist es wichtig, die Prioritäten und Ziele aller Beteiligten im Voraus zu ermitteln, um einen gemeinsamen Nenner zu finden, der das Projekt voranbringt.
Rechenschaftspflicht
Die erfolgreichsten Unternehmen verfügen über Systeme und Verfahren, bei denen die Mitarbeiter auf den Zeitplan und die Aufgaben eines Projekts verweisen können, damit sie genau wissen, wie sich ihre Beiträge auf die Gruppe auswirken. Auf diese Weise kann schnell reagiert werden, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder jemand nicht seinen Beitrag leistet.
5 wichtige Fähigkeiten für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
Wenn Sie schon einmal an einem Gruppenprojekt gearbeitet haben, das nicht so gut gelaufen ist, wie Sie es sich vorgestellt haben, dann wissen Sie, dass die Förderung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz oft leichter gesagt als getan ist. Vielleicht arbeiten Ihre Teamkollegen aus der Ferne und sind nur schwer zu erreichen. Oder vielleicht ist Ihr Unternehmen zu isoliert und die Abteilungen wollen keine Informationen austauschen.
Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz mit Problemen bei der Zusammenarbeit konfrontiert sind, sollten Sie Ihre Soft Skills verbessern. Vertrauen Sie uns – wenn Sie diese fünf Fähigkeiten zur Zusammenarbeit beherrschen, wird die Arbeit in einem Team viel einfacher und effektiver.
Zielsetzung
Wenn Sie mit einem Team arbeiten, muss jeder den Zweck und die Vision hinter dem Projekt verstehen und wissen, wie Sie den Erfolg bestimmen werden. Transparenz von Anfang an schafft Vertrauen und trägt dazu bei, dass sich alle für den Erfolg engagieren und ein gemeinsames Ziel verfolgen.
Kommunikation
Bevor Sie eine Aufgabe oder einen Auftrag in Angriff nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie klare Absichten haben. Teilen Sie Ihren Teamkollegen mit, was Sie vorhaben, und setzen Sie realistische Erwartungen für den Zeitpunkt, zu dem Sie es schaffen werden – und stellen Sie sicher, dass Sie es auch durchziehen.
Denken Sie auch daran, mitzuteilen, wenn Sie Änderungen an dem von Ihnen aufgestellten Plan vornehmen müssen. Wenn etwas Unerwartetes passiert und Sie nicht in der Lage sind, die erwarteten Ergebnisse zu liefern, teilen Sie diese Änderungen mit.
Auch hier ist ein All-in-One-Kommunikationstool sehr nützlich: Wenn Ihr Team über dieselbe App Videoanrufe und Sofortnachrichten versenden kann, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie sich schnell miteinander verständigen können, wenn etwas passiert:
Aktives Zuhören
Wenn Sie eng mit anderen zusammenarbeiten, müssen Sie den Ideen, dem Feedback und den Ratschlägen der einzelnen Teammitglieder genau zuhören und rücksichtsvoll und respektvoll darauf reagieren. Das ist der Grundgedanke des aktiven Zuhörens.
Auch wenn Sie Ihre eigenen Vorstellungen davon haben, wie das Projekt ablaufen soll oder wer was tun soll, müssen Sie die Meinung Ihrer Kollegen berücksichtigen. Sie werden vielleicht nicht immer mit dem Ergebnis einverstanden sein, aber letztendlich müssen Sie den Bedürfnissen und der Verantwortung der Gruppe Vorrang vor Ihren eigenen Wünschen einräumen.
Problemlösung
Manchmal tauchen Probleme auf und Menschen machen Fehler. Das kommt vor. Wenn Probleme auftauchen, denkt daran, das Problem in Ruhe als Gruppe zu analysieren, ohne einer Person die Schuld zu geben. Konzentrieren Sie Ihre Energie stattdessen auf die gemeinsame Suche nach Lösungen. Dies trägt dazu bei, Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, und sorgt dafür, dass sich jeder wohl dabei fühlt, miteinander zu kommunizieren und transparent zu sein, selbst wenn er etwas falsch macht.
Zeitmanagement
Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, müssen Sie nicht nur sich selbst gegenüber verantwortlich sein, sondern auch gegenüber den Mitgliedern Ihrer Gruppe, die von Ihnen abhängig sind. Hier kommt die Fähigkeit zum Zeitmanagement ins Spiel. Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und entsprechend einzuteilen, können Sie sicherstellen, dass Sie die Fristen einhalten und die Arbeit, die Ihr Team von Ihnen erwartet, fertig stellen können.
Tools, die die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz erleichtern
Teams können nicht zusammenarbeiten, wenn sie nicht kommunizieren können. Die gute Nachricht ist, dass es viele digitale Tools gibt, die Ihnen helfen, mit Kollegen virtuell zusammenzuarbeiten – über E-Mail hinaus, denn wie wir wissen, ist E-Mail nicht immer der beste Weg, um mit jemandem in Kontakt zu treten:
Hier sind einige der besten Tools für die Zusammenarbeit, die Sie und Ihr Team auf dem Radar haben sollten.
RingCentral
Die Desktop- und Mobil-App von RingCentral ist ein All-in-One-Kommunikationstool, das die Teamarbeit über alle Kanäle nahtlos macht. Es umfasst Funktionen für Videoanrufe, Messaging, Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung und kann sogar in Apps wie Google Drive und Google Calendar integriert werden:
Sie können damit Gespräche mit Kunden und Teamkollegen über mehrere Berührungspunkte hinweg beginnen und ihre Fragen schneller beantworten, indem Sie abteilungsübergreifend in Echtzeit über einen Anruf, eine Nachricht oder eine Videokonferenz zusammenarbeiten – alles in derselben App:
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Wählen Sie eine Zeit
💰 Sie können auch diesen Rechner verwenden, um zu sehen, wie viel Ihr Unternehmen ungefähr einsparen könnte, wenn Sie RingCentral verwenden, um die Kommunikation Ihres Teams untereinander und mit Kunden zu unterstützen.
Asana
Als eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt ermöglicht Asana die Zuweisung von Aufgaben an andere Teammitglieder, das Hinzufügen von Followern zu Projekten und die Überwachung von Fristen. In seiner einfachsten Form funktioniert Asana wie eine robuste Aufgabenliste oder ein Projektkalender, aber die Premium-Version verfügt über nützliche Funktionen wie Formulare zum Sammeln von Informationen und Timeline zum Verfolgen von Startdaten und Abhängigkeiten.
Trello
Wie Asana ist Trello ein Projektmanagement-Tool. Es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Projekte und Aufgaben in Karten organisiert, die in verschiedene Spalten gezogen und abgelegt werden können. Es lässt sich schnell einrichten und eignet sich gut für die Überwachung von Projekten, die Zuweisung von Aufgaben und den schnellen Überblick über den Status der Projekte Ihres Teams auf einen Blick.
Google Workspace
Google’s Suite von Kollaborations-Tools ist schwer zu übertreffen, und Sie werden es in den meisten Teams Marketing-Tech-Stack finden. Von Drive über Sheets bis hin zum Kalender sind die Tools von Google Workspace so konzipiert, dass Teams Dateien gleichzeitig bearbeiten und alle Änderungen automatisch speichern können.
Die Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit
Zur effektiven Zusammenarbeit gehört viel mehr als nur Besprechungspläne und Kalender für die Rückmeldung.
Angefangen von unternehmensweiten Innovationsherausforderungen bis hin zu Onboarding-Programmen für neue Mitarbeiter – die besten Unternehmen nutzen viele verschiedene Praktiken und Programme zur Förderung der Zusammenarbeit. Allen gemeinsam ist, dass sie wissen, wie wichtig es ist, zusammenzukommen, um Großes zu erreichen.
Wenn man die richtigen Fähigkeiten mitbringt, die richtige Denkweise an den Tag legt und die richtigen digitalen Werkzeuge in den Mix einbezieht, kann Magie geschehen.