Als Manager müssen Sie sich um viele Dinge kümmern, darunter auch um Ihre Mitarbeiter und deren Tagespläne.
Manchmal kann es schwierig sein, zu wissen, wie man Mitarbeiter effektiv einteilt. Sie wollen, dass alle zufrieden sind und alle Schichten gleichzeitig besetzt sind.
Wie können Sie sicherstellen, dass Sie es so machen, wie es sein muss, während Sie sich um all die anderen Faktoren kümmern?
Lesen Sie weiter, um einige Möglichkeiten kennenzulernen, wie Sie die Planung Ihrer Mitarbeiter nahtlos und einfach gestalten können, damit Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können.
Fördern Sie ein Klima der Offenheit
Manchmal kommt es zu Terminkonflikten, wenn Mitarbeiter zu schüchtern sind, ihren Vorgesetzten von Terminen oder anderen Ereignissen zu erzählen, die sie daran hindern könnten, zur Arbeit zu kommen. Wenn Mitarbeiter ihren Vorgesetzten nicht von ihren Plänen erzählen, entsteht ein chaotisches Umfeld.
Um dieses Problem zu bekämpfen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter wissen lassen, dass sie Ihnen alle Pläne, die sie haben, im Voraus mitteilen können.
Damit stellen Sie sicher, dass Sie Schichten nach Bedarf verschieben können, um sich auf Änderungen im Zeitplan vorzubereiten.
Wenn Ihre Mitarbeiter sich wohl fühlen, wenn sie Ihnen sagen, dass sie nicht zur Verfügung stehen, ist es viel einfacher, Zeitpläne zu ändern. Wenn sie es versäumen, Ihnen mitzuteilen, dass sie frei brauchen, und nicht erscheinen, könnten Sie ohne jemanden dastehen, der ihre Schicht abdeckt.
Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, dass es in Ordnung ist, ab und zu um eine Auszeit zu bitten. Wenn Sie eine Politik der offenen Tür schaffen, werden die Mitarbeiter offener und ehrlicher sein, wenn sie eine Schicht versäumen müssen.
Versuchen Sie einen Zwei-Wochen-Plan
Anstatt zu versuchen, Ihre Mitarbeiter wöchentlich einzuteilen, sollten Sie stattdessen einen Zwei-Wochen-Plan erstellen. Dieses Zwei-Wochen-Fenster gibt allen Mitarbeitern einen viel besseren Zeitrahmen, wenn sie sich freinehmen müssen.
Wenn Sie den Zwei-Wochen-Zeitplan entwickelt haben, sollte er für alle sichtbar ausgehängt werden. So können die Mitarbeiter rechtzeitig Änderungen vornehmen, wenn sie einen Tag ausfallen lassen müssen.
Ein zweiwöchiger Zeitplan trägt dazu bei, die Kommunikationswege zu öffnen. Er macht es auch für Sie als Manager viel einfacher, da Sie die Pläne schon viel weiter im Voraus sehen können.
Verwenden Sie einen großen Kalender, eine Pinnwand oder eine Tafel, um den Zeitplan an einem Ort auszuhängen, an dem ihn jeder sehen kann. Ergänzen Sie dies, indem Sie den zweiwöchigen Zeitplan per E-Mail versenden, damit niemand sagen kann, er hätte ihn nicht gekannt.
Wie man Mitarbeiter effektiv mit Hilfe von Software einteilt
Die Planung von Mitarbeitern ist heute viel einfacher als früher. Dank neuer Apps und Softwareprogramme können Sie Informationen online eingeben und einen universellen Zeitplan erstellen, den jeder sehen kann.
Sie können diese Software ausprobieren, um alle Ihre Zeitplaninformationen an einem zentralen Ort zu speichern. Schnelle Aktualisierungen durch die Software machen Änderungen zu einem Kinderspiel.
Mit der Planungssoftware können Sie Zeitfenster, Termine und andere Informationen schnell und effizient anpassen. Geben Sie allen Mitarbeitern online Zugriff auf den Zeitplan, so dass sie ihn jederzeit schnell einsehen können.
Durch den Einsatz von Software müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, Informationen auf Papier zu kritzeln. Loggen Sie sich einfach ein, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie sie bei Bedarf.
Einige Planungssoftwareprogramme enthalten sogar eine integrierte Stechuhr. Damit können Sie die geleisteten Arbeitsstunden für die Gehaltsabrechnung nachverfolgen und alle Facetten Ihres Unternehmens in einem einzigen Programm zusammenfassen.
Prüfen Sie Ihren Personalbestand
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihre Mitarbeiter effektiv einplanen können, könnte es auf Ihren aktuellen Personalbestand ankommen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass es immer schwieriger wird, jede einzelne Schicht abzudecken, ist es vielleicht an der Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen.
Schauen Sie sich die Pläne, die Sie in der Vergangenheit erstellt haben, genau an. Wenn Sie feststellen, dass es immer wieder zu Lücken kommt oder Sie Schwierigkeiten haben, Mitarbeiter zu finden, die für Sie einspringen, sollten Sie über eine oder zwei Neueinstellungen nachdenken.
Wenn Ihr derzeitiges Personal überlastet ist, kann sich das schnell rächen. Stellen Sie sicher, dass jeder die Stunden bekommt, die er will und braucht, ohne ihn zu überfordern.
Planungskonflikte können die Führung eines Unternehmens noch stressiger machen, also stellen Sie sicher, dass Sie das Personal haben, das Sie brauchen, um jede Minute abzudecken. Ziehen Sie eine Besprechung mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern in Erwägung, um herauszufinden, wo sie stehen.
Schaffen Sie eine Richtlinie und halten Sie sich daran
Eine der besten und effektivsten Möglichkeiten, mit Terminproblemen umzugehen, besteht darin, eine Unternehmensrichtlinie zu erstellen und sie dann für alle Mitarbeiter zu befolgen. Wenn Sie im Voraus über eine Planänderung informiert werden müssen, teilen Sie allen mit, dass alle Änderungen bis zu einer bestimmten Uhrzeit und an einem bestimmten Wochentag vorgenommen werden müssen.
Wenn es um Freizeit geht, lassen Sie die Mitarbeiter einen Antrag ausfüllen und geben Sie ihnen eine bestimmte Mindestanzahl von Tagen im Voraus. Weisen Sie sie darauf hin, dass ihr Antrag auf Freistellung abgelehnt werden kann, wenn sie ihn nicht gemäß den Richtlinien einreichen.
Natürlich wird es bei bestimmten Terminänderungen immer Ausnahmen geben. Eine strenge Politik schafft jedoch einen Rahmen und Richtlinien, die dafür sorgen, dass alle Beteiligten bei der Zeitplanung auf dem gleichen Stand sind.
Erleichtern Sie die Zeitplanung
Nachdem Sie nun mehr darüber wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter effektiv einteilen können, sollte die Verwaltung nun viel rationeller vonstatten gehen. Erstellen Sie Richtlinien, überprüfen Sie Ihren Personalbestand und verwenden Sie eine Planungssoftware, damit alle auf der gleichen Seite sind.
Mit ein paar Aktualisierungen Ihres Planungsprozesses sollte es mit der Zeit einfacher werden, den Überblick über alle Mitarbeiter zu behalten.
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