Die Debitorenbuchhaltung bezieht sich auf die ausstehenden Rechnungen eines Unternehmens oder auf das Geld, das es seinen Kunden schuldet. In Ihrem persönlichen Leben wäre ein Beispiel für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen der Kauf einer Eintrittskarte für ein Konzert oder eine Sportveranstaltung für einen Freund mit der Zusage, dass er Ihnen das Geld später zurückzahlt. Das ist im Grunde ein „Schuldschein“. Im Geschäftsleben stellen Forderungen einen von einem Unternehmen gewährten Kredit dar, der innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums, der von einigen Tagen bis zu einem Jahr reichen kann, fällig wird.
Was sind Forderungen?
Wenn ein Unternehmen Forderungen hat, dann hat es einen Verkauf getätigt, aber das Geld vom Käufer noch nicht eingezogen. Die meisten Unternehmen arbeiten so, dass sie einen Teil ihrer Verkäufe auf Kredit abwickeln und ihren Kunden die Möglichkeit geben, nach Erhalt der Dienstleistung zu zahlen.
Beispielsweise stellen Versorgungsunternehmen ihren Kunden in der Regel eine Rechnung, nachdem sie Strom erhalten haben. Während das Versorgungs- oder Energieunternehmen darauf wartet, dass seine Kunden ihre Rechnungen bezahlen, werden die unbezahlten Rechnungen als Forderungen verbucht.
Die meisten Unternehmen arbeiten, indem sie ihren Kunden die Möglichkeit geben, Waren auf Kredit zu kaufen. Die Kosten für Verkäufe auf Kredit werden als Debitoren bezeichnet. Im Allgemeinen sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen die Geldbeträge, die Käufer dem Unternehmen für erbrachte Waren und Dienstleistungen schulden. Die Forderungen sind nicht zu verwechseln mit den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditorenkonten).
Während Kreditorenkonten die Schulden sind, die ein Unternehmen seinen Lieferanten oder Verkäufern schuldet, sind Debitoren die Schulden der Käufer gegenüber dem Unternehmen. Forderungen sind wichtige Vermögenswerte eines Unternehmens, während Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten sind, die in der Zukunft vom Unternehmen bezahlt werden müssen. Grundsätzlich entscheiden sich Unternehmen dafür, Forderungen anzubieten, um Kunden zu ermutigen, sich für ihre Produkte und nicht für die Produkte der Konkurrenz zu entscheiden.
Es ist ratsam für ein Unternehmen, einen Forderungsprozess einzurichten, um die Kunden zu ermitteln, die bereits bezahlt haben, und um alle überfälligen Zahlungen zu identifizieren. Der Prozess ist ein einfacher Vorgang, der die Forderungen nachvollziehbar und verwaltbar macht.
Vier Hauptschritte für einen typischen AR-Prozess:
- Einrichten von Kreditpraktiken
- Fakturierung von Kunden
- Verfolgung von Zahlungseingängen und fälligen Zahlungen
- Buchführung von Forderungen
Aufgrund von Skaleneffekten kann sich der Prozess jedoch für große und kleine Unternehmen unterscheiden. Große Unternehmen verfügen über einen größeren Mittelzufluss und investieren daher in der Regel in hochqualifizierte Kreditmanagementteams und IT-Systeme, um den Prozess zu verbessern und effizient zu verwalten.
Schritt 1: Einführung von Kreditpraktiken
Der erste Schritt besteht darin, dass das Unternehmen ein Kreditantragsverfahren entwickelt.
Das Unternehmen entscheidet dann auf der Grundlage der Kreditwürdigkeit des Antragstellers, ob es Waren auf Kredit anbieten wird. Das Unternehmen kann sich dafür entscheiden, den Kredit einzelnen Kunden oder anderen Unternehmen anzubieten.
Auch wird das Unternehmen Bedingungen für Kreditverkäufe festlegen. In diesem Dokument werden die Verpflichtungen und Anforderungen des Kunden festgelegt. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass es die Bundesgesetze über Kredite einhält, wie z. B. die vollständige Offenlegung der Kreditpraktiken. So muss das Unternehmen beispielsweise die Zinssätze für den Kredit klar kommunizieren.
Die Bedingungen sind für große und kleine Unternehmen unterschiedlich.
Große Unternehmen können sich dafür entscheiden, einem Kunden längere Zeiträume einzuräumen.
Auf der anderen Seite können es sich kleine Unternehmen aufgrund ihres geringeren Cashflows und ihres geringen Kapitals nicht leisten, Waren über längere Zeiträume auf Kredit anzubieten. Wie schnell das Geld für diese Schulden vom Kunden eingezogen wird, ist ein wichtiger Faktor bei der Ermittlung des Kapitals, das das Unternehmen für den Betrieb des Geschäfts und den Cashflow benötigt.
Schritt 2: Rechnungsstellung an Kunden
Eine Rechnung ist ein Dokument, das dem Käufer zur Verfügung gestellt wird und in dem die erbrachten Produkte und Dienstleistungen, die Kosten für diese Produkte und Dienstleistungen sowie das erwartete Zahlungsdatum aufgeführt sind.
Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben, damit sie leicht wiedergefunden werden kann. Der Kunde hat dann die Möglichkeit zu wählen, ob er elektronische oder physische Rechnungen erhalten möchte. Große Unternehmen ziehen es vor, sowohl elektronische als auch Papierrechnungen zu versenden.
Im Gegensatz zu Papierrechnungen sind elektronische Rechnungen kostengünstiger und bequemer. Daher entscheiden sich kleine Unternehmen meist für den Versand per Post.
Je länger ein Unternehmen mit dem Versand einer Rechnung wartet, desto länger dauert es, bis der Kunde zahlt. Die Rechnung muss umgehend versandt werden.
Schritt 3: Verfolgung der Außenstände
Dieser Schritt wird von einem Debitorenbuchhalter durchgeführt. Er erfasst die auf dem Bankkonto des Lieferanten eingegangenen Zahlungen, speist sie in das Debitorenbuchhaltungssystem ein und ordnet sie dann einer Rechnung zu.
Der Sachbearbeiter gleicht auch das Debitorenbuch ab, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen verbucht und ordnungsgemäß verbucht wurden, und stellt dann monatliche Auszüge für die Kunden aus. Der Auszug informiert die Kunden über die geschuldeten Beträge gemäß den zuvor versendeten Rechnungen.
Der Verfolgungsprozess unterscheidet sich in großen und kleinen Unternehmen. Kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über ein fortschrittliches System zur Verfolgung von Zahlungen und verwenden manuelle AR-Verfolgung mit Hilfe von Tools wie Excel. Bei einem manuellen Prozess verwenden Unternehmen Tabellenkalkulationen, um zu erfassen, wann sie die Rechnungen versenden und wann sie die Zahlungen erhalten. Kleine Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über genügend Personal, um einen AR-Beauftragten zu ernennen, so dass das Unternehmen einen professionellen Buchhalter mit dieser Aufgabe betrauen kann.
Größere Unternehmen investieren in der Regel in ein Team von AR-Beauftragten, die den Verfolgungsprozess durchführen, und sie verwenden eine Art von Buchhaltungssoftware, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Das System hilft dem Inkasso-Beauftragten, effektiver zu arbeiten, da es ihn automatisch darauf hinweist, welche Forderungen ausstehen.
Schritt 4: Verbuchung der Außenstände
Der Inkasso-Beauftragte legt das Fälligkeitsdatum für Zahlungen fest. Nach der Feststellung der unbezahlten Forderungen nimmt die Buchhaltung Journaleinträge vor, um die Verkäufe zu verbuchen. Der Prozess umfasst sowohl die Verbuchung uneinbringlicher Forderungen als auch die Ermittlung von Skonti.
Ein „Tag im Leben“ eines Debitorenbuchhalters
Die Debitorenbuchhalter sind die wichtigsten Mitarbeiter, die an der Entwicklung und Umsetzung des Debitorenbuchhaltungsprozesses beteiligt sind. Zu ihren täglichen Aufgaben gehört in der Regel die Überwachung der Gelder, die dem Unternehmen von seinen Kunden geschuldet werden.
Ein typischer Arbeitstag eines Debitorenbuchhalters umfasst Tätigkeiten wie die Überprüfung von Kreditdaten, die Klassifizierung der Schulden und die Erstellung von Journaleinträgen für die Transaktionen. Der AR-Beauftragte beaufsichtigt außerdem ein Team von Sachbearbeitern, Analytikern und Buchhaltern sowie Inkassobeauftragten.
Der Beauftragte stellt jeden Tag sicher, dass das Team zusammenarbeitet, um den Erfolg des etablierten AR-Prozesses zu gewährleisten.
Ein Kunde kann zum Beispiel verlangen, Waren auf Kredit zu kaufen. Der AR-Manager würde die Kreditanalysten auffordern, die Kreditwürdigkeit des Kunden zu ermitteln.
Der Manager würde dafür sorgen, dass, sobald der Kunde als kreditwürdig identifiziert wurde, die Rechnungen von den AR-Sachbearbeitern vorbereitet und rechtzeitig ausgestellt werden.
Als Nächstes würden die Buchhalter die gesamten Kreditverkäufe für den Tag ermitteln. Die Informationen werden dann an die Inkassobüros weitergeleitet, einschließlich des Fälligkeitsdatums für den Geldeinzug.
Die Auswirkung der Automatisierung auf den Debitorenprozess
Beschaffung:
Die Einkaufsabteilung gibt die Bestellung auf und übermittelt eine Kopie der Bestellung (PO) an die Kreditorenabteilung. Das Unternehmen erhält die Waren oder Dienstleistungen – entweder über die Wareneingangsabteilung oder den Mitarbeiter, der sie bestellt hat – und der Lieferant schickt die Rechnung an die Buchhaltung. Mehr über den gesamten Beschaffungsprozess erfahren Sie hier.
Rechnungsbearbeitung:
Ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung gibt die Rechnungsdaten manuell in ein Buchhaltungssystem ein, bevor er das Papierdokument in einem Aktenschrank ablegt. Neue Lieferanteninformationen werden unter Verwendung der Namenskonventionen des Unternehmens eingegeben, um Doppelarbeit zu vermeiden. Sowohl neue als auch bestehende Lieferanteninformationen werden anhand interner Quellen, wie z. B. der Lieferantenstammdatei, und externer Quellen, wie z. B. dem TIN-Abgleichsdienst des IRS und der OFAC-Liste (Office of Foreign Control) des US-Finanzministeriums mit Organisationen, denen der Geschäftsverkehr in den Vereinigten Staaten untersagt ist, auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie hier.
Rechnungsfreigabe:
Ein Sachbearbeiter führt einen Drei-Wege-Abgleich durch. Bei einem Drei-Wege-Abgleich werden die Bestellung, der Beleg und die Rechnung verglichen, um Ungenauigkeiten oder nicht übereinstimmende Daten zu ermitteln. Ein AP-Manager bereitet die Unterlagen für Ausnahmen bei Minderlieferung, beschädigten Artikeln, falsch gelieferten Artikeln oder anderen Problemen vor und genehmigt sie.
Zahlung:
Das AP-Team bereitet die Zahlung vor, indem es entweder einen Scheck ausstellt oder eine Transaktion über Automated Clearing House (ACH) oder Electronic Funds Transfer (EFT) einrichtet. Ein AP-Manager, Controller oder CFO (je nach Genehmigungsverfahren des Unternehmens) genehmigt die Zahlung und ermächtigt die Abteilung, einen Frühzahlungsrabatt für einen Lieferanten in Anspruch zu nehmen, wenn die Zahlung innerhalb des in den Bedingungen festgelegten Zeitraums erfolgt. Die Zahlung wird per Post, Überweisung, ACH/EFT, Spediteur oder Kurier verschickt.
Lieferantenmanagement:
Der Lieferant ruft die Kreditorenbuchhaltung an und fragt nach dem Stand der Zahlung. Ein Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung recherchiert die Frage und stellt fest, ob sich die Rechnung noch im Genehmigungsverfahren befindet oder die Zahlung bereits auf dem Postweg ist.
System-Upgrades:
Die IT-Abteilung überwacht das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens sowie die von der Kreditorenbuchhaltung verwendete Hard- und Software. Das IT-Team genehmigt und installiert bei Bedarf neue Softwareversionen. Das CTO-Team prüft alle Vorschläge der Kreditorenbuchhaltung für neue Technologien und legt fest, wie diese in die Altsysteme des Unternehmens integriert werden sollen.
Berichterstattung und Analyse:
Die Kreditorenbuchhaltung erstellt und prüft Tabellen, die sie in Excel oder einem ähnlichen Tool erstellt hat, und analysiert alle Transaktionen, überwacht die Leistung der Abteilung und die Kennzahlen, einschließlich der Außenstandsdauer der Verbindlichkeiten (DPO). Der CFO überwacht den Cashflow des Unternehmens in Gesprächen mit dem Leiter der Finanzabteilung. Der CEO erhält vom CFO schriftliche und mündliche Berichte über die Leistung des Unternehmens.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung
Genauso wie in der Kreditorenbuchhaltung führen manuelle Prozesse in den Debitorenabteilungen zu erheblichen Ineffizienzen und übermäßigen Gemeinkosten, die den Cashflow eines Unternehmens stark beeinträchtigen.
Veraltete, papiergestützte Prozesse erhöhen die Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen und hindern Unternehmen daran, auf die Barmittel zuzugreifen, die sie für ihre Wachstumsziele benötigen. Ein durchschnittliches Unternehmen schreibt 4 % der Außenstände als uneinbringliche Forderungen ab. Für ein Unternehmen mit einem Umsatz von 10 Millionen Dollar sind das 400.000 Dollar pro Jahr, die es verliert.
Durch die Implementierung einer Automatisierungslösung können Unternehmen 10-20 % weniger uneinbringliche Forderungen verzeichnen und die Einsparungen wieder in ihr Geschäft stecken.