Projektmanager sollten ihre Zeitpläne wöchentlich überprüfen, um sicherzustellen, dass ihr Projekt auf Kurs bleibt. Wenn das Projekt abzudriften beginnt, gibt es eine Reihe von Techniken, mit denen man den Zeitplan wieder einhalten kann. Die meisten von ihnen sind nicht dramatisch.
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Angenommen, Ihr Projekt gerät in eine dramatische Schieflage. Es kann sein, dass es nicht möglich ist, mit den typischen Techniken des Zeitplanmanagements wieder in die Spur zu kommen. Nehmen wir weiter an, dass der Projekttermin feststeht und nicht verändert werden kann. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise zu drastischeren Mitteln greifen. Zwei Techniken, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind Fast Tracking und Crashing.
Fast Tracking
Fast Tracking bedeutet, dass Sie Aktivitäten, die normalerweise in der Reihenfolge erledigt werden, betrachten und sie stattdessen teilweise parallel zuordnen. Normalerweise würde man z.B. erst mit der Konstruktion einer Lösung beginnen, wenn der Entwurf abgeschlossen ist. Beim Fast-Tracking würde man jedoch in den Bereichen mit der Konstruktion der Lösung beginnen, in denen man den Entwurf für ziemlich solide hält, ohne zu warten, bis der gesamte Entwurf fertiggestellt ist. Ein Fast-Tracking ist immer mit Risiken verbunden, die zu höheren Kosten und späterer Nacharbeit führen können. Beim Entwurf und der Konstruktion einer Anwendung ist es beispielsweise möglich, dass sich der Entwurf vor seiner Fertigstellung noch ändert, und diese endgültigen Änderungen können dazu führen, dass ein Teil der bereits begonnenen Konstruktionsarbeiten erneut durchgeführt werden muss.
Eine gute Faustregel besagt, dass sequentielle Aktivitäten manchmal um bis zu 33 % beschleunigt werden können. Mit anderen Worten: Wenn Sie die zweite von zwei aufeinanderfolgenden Aktivitäten vorziehen, können Sie mit der zweiten beginnen, wenn die erste Aktivität zu 66 % abgeschlossen ist. Das birgt ein gewisses Risiko. Dieses Risiko scheint jedoch in der Regel akzeptabel zu sein.
Crashing
„Crashing“ bedeutet, dass man zusätzliche Ressourcen auf den kritischen Pfad wirft, ohne notwendigerweise das höchste Effizienzniveau zu erreichen. Nehmen wir zum Beispiel an, eine Person arbeitet an einer zehntägigen Aktivität auf dem kritischen Pfad. Wenn Sie diesen Zeitrahmen unbedingt verkürzen wollten, könnten Sie eine zweite Ressource zu dieser Aktivität hinzufügen. Es kann sogar sein, dass diese Person nicht die richtigen Fähigkeiten hat und fünf Tage arbeitet, nur um die Gesamtzeit um zwei Tage zu verkürzen.
Oberflächlich betrachtet macht dieser Kompromiss vielleicht keinen Sinn, denn warum sollte man eine Person fünf Tage arbeiten lassen, nur um eine Aktivität um zwei Tage zu reduzieren? Das ist nicht effizient. Können Sie sich jedoch ein Projekt vorstellen, das so wichtig war, dass Sie bereit waren, diese Art von Kompromiss einzugehen?Denken Sie an die YR2K-Projekte. Ende 1999 warfen viele Unternehmen ihre Ressourcen in die Projekte und versuchten verzweifelt, sie pünktlich fertig zu stellen. Sie haben die Projekte beschleunigt.
Zusätzliche Ressourcen können aus dem Projektteam kommen oder vorübergehend von außerhalb des Teams ausgeliehen werden. Eines der Ziele der Überschreitung des Zeitplans besteht darin, die zusätzlichen Kosten zu minimieren. Im Gegenzug für die vorzeitige Erledigung einiger Arbeiten führt die Überschreitung des Zeitplans jedoch in der Regel immer zu zusätzlichen Mehrkosten für das Projekt. Wenn Sie bereit und in der Lage sind, mehr Geld auszugeben, um den Zeitplan zu beschleunigen, kann das Fast-Tracking für Sie eine brauchbare Option sein.