Effektiv sein, nicht effizient

Haben Sie schon einmal eine ganze Liste von Aufgaben abgearbeitet und dann am Ende des Tages gemerkt, dass Sie eigentlich nicht viel erreicht haben? Der Grund dafür ist wahrscheinlich, dass Sie zwar effizient, aber nicht effektiv waren.

„Beschäftigt zu sein, bedeutet nicht immer echte Arbeit. Das Ziel aller Arbeit ist die Produktion oder die Vollendung, und für beide Ziele braucht es Voraussicht, System, Planung, Intelligenz und ehrliche Absicht sowie Schweiß.“

– Thomas A. Edison

Effizienz und Effektivität klingen ähnlich, haben aber sehr unterschiedliche Bedeutungen. Effizienz ist die Fähigkeit, Aufgaben schnell zu erledigen, unabhängig davon, ob sie wichtig sind oder nicht, während Effektivität die Fähigkeit ist, die Aufgaben auszuwählen und zu erledigen, die für das Ziel am wichtigsten sind. Effizienz ermöglicht es Ihnen, eine Aufgabe schnell zu erledigen, selbst wenn diese Aufgabe für Ihre Ziele irrelevant ist, während Effektivität Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen, indem sie sicherstellt, dass Sie Ihre Zeit nur in die wichtigsten Aufgaben investieren.

Um eine Autoanalogie zu verwenden, ist die Geschwindigkeit des Autos wie Effizienz. Es spielt keine Rolle, wie schnell das Auto fährt, wenn es in die falsche Richtung fährt. Die Richtung des Wagens entspricht der Effektivität. In die richtige Richtung zu fahren und effektiv zu sein, bedeutet, so wenig Zeit wie möglich zu verschwenden.

Effektivität ist fast immer besser als Effizienz. Die Kunst der Effektivität besteht darin, nutzlose Arbeit zu vermeiden, die gar nicht erst gemacht werden sollte. Wenn man nutzlose Arbeit vermeidet, kann man sie mit minimalem Verlust erledigen, da sie unwichtig ist. Keine noch so große Effizienzsteigerung kann den Zeitaufwand für eine Aufgabe auf Null reduzieren. Deshalb ist es besser, effektiv als effizient zu sein.

Haben Sie eine Liste der nicht zu erledigenden Aufgaben

Wenn Sie Ihren Tag planen, ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie an nützlichen Aufgaben arbeiten, während Sie wertlose Aufgaben, die nützlich erscheinen, vermeiden, indem Sie sich fragen, welche Arbeit wirklich wichtig ist und wirklich etwas bewirken wird, während Sie Arbeit, die nicht wirklich produktiv ist, wie z. B. exzessives Abrufen von E-Mails, kennzeichnen und aufschreiben.

In „The Four Hour Workweek“ empfiehlt Tim Ferriss, sowohl eine „Not To Do List“ als auch eine „To Do List“ zu erstellen. Eine „Not To Do“-Liste ist hilfreich, weil sie Sie auf überflüssige Aufgaben aufmerksam macht. Mit einer Nicht-zu-Tun-Liste sind Sie in der Lage, falsche Arbeit, die wie Arbeit aussieht, zu durchschauen.

Halten Sie Ihre Zu-Tun-Liste so kurz wie möglich und ordnen Sie sie vom Wichtigsten zum Unwichtigsten, damit Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.

Vermeiden Sie Perfektionismus und tun Sie es einfach

Es ist einfach, Aufgaben zu erledigen, die wir erledigen wollen. Die Herausforderung besteht darin, bei weniger attraktiven Aufgaben das gleiche Produktivitätsniveau zu halten. Normalerweise wissen wir, was wir jeden Tag tun müssen, vermeiden es aber manchmal, es zu tun, um weniger wichtige, leichtere Aufgaben zu erledigen. Man könnte dies als Workcrastination bezeichnen – Arbeit erledigen, aber die wirklich wichtigen Aufgaben nicht erledigen. Der Aufschieber kann unglaublich effizient arbeiten und Aufgaben schnell erledigen, aber weil er an den unwichtigen Dingen arbeitet, während er die wichtigen vermeidet, wird er letztendlich nicht annähernd so viel schaffen wie ein effektiverer Mensch.

Der beste Weg, dieses Problem zu vermeiden, ist, Perfektionismus zu vermeiden und es einfach zu tun. Die Angst zu versagen und nicht zu wissen, was zu tun ist, kann uns davon abhalten, mit wichtigen Aufgaben zu beginnen. Wir wissen, dass die Aufgaben wichtig sind und wollen es nicht vermasseln.

Zuallererst ist es wichtig zu erkennen, dass es oft genauso schlimm ist, eine Aufgabe nicht zu erledigen, wie sie schlecht zu machen, und selbst wenn man am Ende Fehler macht, kann man sie immer noch korrigieren.

Der beste Weg, um das Aufschieben von Arbeit oder jede andere Form des Aufschiebens zu besiegen, besteht darin, einfach loszulegen, mit der Aufgabe zu beginnen und zu akzeptieren, dass Sie wahrscheinlich Fehler machen werden, die später behoben werden können.

Beziehen Sie diese Einstellung in jeden Tag mit ein und bemerken Sie, wie viel mehr Sie schaffen.

Motivation folgt der Handlung

Konventionelle Weisheit besagt, dass Motivation der Handlung vorausgeht. Wir sagen uns Dinge wie: „Ich fange mit dieser Aufgabe an, wenn ich mich dazu motiviert fühle.“ Die Wahrheit ist jedoch, dass die Motivation im Laufe der Zeit steigt und fällt, so dass Sie einfach akzeptieren müssen, dass Sie manchmal Aufgaben erledigen müssen, auch wenn Sie nicht motiviert sind.

Wenn Sie jedoch mit der Aufgabe beginnen, werden Sie oft feststellen, dass Ihr Motivationsniveau steigt, wenn Sie Fortschritte machen. Die Realität ist, dass der Beginn der Aufgabe die Haupthürde ist, die es zu überwinden gilt – der Beginn der Aufgabe ist wie eine Hürde, auf die, sobald sie überwunden ist, das flache Land folgt. Wenn Sie erst einmal angefangen haben, haben Sie in der Regel den größten Teil der motivierenden Reibung überwunden, und das Beenden der Aufgabe wird nicht annähernd so schwierig sein, wie Sie dachten. Prokrastination wird oft durch die Unfähigkeit verursacht, Aufgaben zu beginnen. Der Aufschieber „beginnt“ etwas anderes als die Aufgabe, z. B. das Abrufen von E-Mails, und hat das Gefühl, Fortschritte zu machen. In Wirklichkeit sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, noch immer nicht begonnen worden, und es wird nichts wirklich Wertvolles erreicht.

Wenn Sie sich abmühen, eine Aufgabe zu beginnen, denken Sie daran, dass der Anfang fast immer der schwierigste Teil ist. Sie können sich sogar versprechen, dass Sie mit der Arbeit aufhören können, sobald Sie eine Aufgabe begonnen haben. Versuchen Sie das, und Sie werden feststellen, dass Sie oft bereit sind, an der Aufgabe weiterzuarbeiten.

Erwarten Sie nicht, dass es einfach wird

Viele Aufgaben (wie das Schreiben dieses Artikels) sind auch dann noch schwierig, wenn Sie schon angefangen haben. Manchmal ist die Arbeit, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich ist, einfach, aber meistens ist sie es nicht.

Die Tatsache, dass Ihre Arbeit eine Herausforderung ist, ist nicht unbedingt schlecht. Wenn die Arbeit herausfordernd ist, ist das in der Regel sogar ein gutes Zeichen. Um sich zu verbessern und Fortschritte zu machen, muss man neue Dinge tun, aus seiner Komfortzone heraustreten und gelegentlich scheitern.

Das Problem ist nicht, dass eine Tätigkeit herausfordernd ist, sondern wenn wir das als negativ ansehen. Der falsche Ansatz ist, mit der Erwartung zu beginnen, dass die Tätigkeit, die man ausübt, leicht sein wird. Mit dieser Einstellung werden Sie überrascht und möglicherweise entmutigt sein, wie herausfordernd sie ist.

Eine viel bessere Einstellung ist es, nicht nur zu erwarten, dass die Aufgabe herausfordernd ist, sondern die Herausforderung zu genießen. Anstatt zu denken: „Ich muss diese schwierige Aufgabe erledigen“, sagen Sie sich: „Ich habe die Möglichkeit, mich zu verbessern und Fortschritte zu machen“. Wenn Sie herausfordernde Tätigkeiten auf diese Weise umgestalten, werden sie attraktiver. Und wenn Sie eine Tätigkeit attraktiv finden, neigen Sie dazu, sie öfter zu machen. Sie verbringen mehr Zeit mit der herausfordernden Tätigkeit, was zu mehr Verbesserungen und Fortschritten führt. Sie sind jetzt glücklicher, weil Sie eine positive Einstellung zu Herausforderungen haben, und werden später glücklicher sein, wenn Sie mehr Fortschritte machen.

Zusammenfassung

• Produktivität ist das Ergebnis von Effektivität, die darin besteht, die wichtigsten Aufgaben herauszufiltern und sie zu erledigen. Effizienz (schnelles Erledigen von Aufgaben) führt nicht unbedingt zu Produktivität, denn Sie könnten Ihre Zeit mit den falschen Aufgaben verbringen.
• Halten Sie Ihre Aufgabenlisten so kurz wie möglich und erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst. Führen Sie eine Nicht-zu-Tun-Liste, um Arbeiten zu vermeiden, die nicht wirklich wichtig sind.
• Vermeiden Sie Perfektionismus. Tun Sie es einfach und seien Sie bereit, Fehler zu machen. Erkennen Sie, dass einfache, vorgetäuschte Arbeit zwar produktiv erscheint, es aber in Wirklichkeit nicht ist.
• Arbeiten Sie jetzt, und oft wird die Motivation folgen. Der Anfang ist der schwierigste Teil.
• Sehen Sie Herausforderungen als Gelegenheit, sich zu verbessern und Fortschritte zu machen. Sehen Sie sie positiv.