Sagen Sie mir, wenn Sie das schon einmal gehört haben: „Ich hatte eine Beschwerde über meinen Chef, also habe ich mich vertraulich an die Personalabteilung gewandt. Die haben es meiner Chefin erzählt, und jetzt ist sie sauer auf mich. Ist die Personalabteilung nicht verpflichtet, alles vertraulich zu behandeln?“
Beschäftigte gehen oft davon aus, dass Gespräche mit der Personalabteilung vertraulich sind und nicht weitergegeben werden dürfen. Aber da wir keine Ärzte oder Priester sind, wissen wir, dass das nur selten der Fall ist.
Als Personalverantwortliche haben wir die oft schwierige Aufgabe zu bewältigen, die scheinbar widersprüchlichen Aufgaben unter einen Hut zu bringen: die Notwendigkeit, eine vertrauenswürdige Ressource für die Mitarbeiter und ein effektiver Partner für das Unternehmen zu sein. Wie kann man also die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens gleichzeitig schützen? Es liegt an uns, die Richtlinien und Gesetze zu verstehen, Diskretion walten zu lassen und ein kluges Urteilsvermögen an den Tag zu legen.
Wenn die Personalabteilung tätig werden muss
Es ist leicht nachvollziehbar, dass ein Mitarbeiter glaubt, bestimmte Themen seien tabu, wenn es um Vertraulichkeit geht. Schließlich handelt es sich bei Beschwerden über sexuelle Belästigung oder Diskriminierung um ernste Angelegenheiten, die oft vertraulich behandelt werden sollen. Aber es handelt sich auch um rechtliche Angelegenheiten, was bedeutet, dass die Personalabteilung die Informationen der Mitarbeiter nicht zu 100 % vertraulich behandeln kann, da sie im Einklang mit dem Gesetz handeln muss.
Wenn es sich bei dem, was der Personalabteilung gemeldet wird, um einen Verstoß gegen eine Regel, eine Richtlinie oder ein Gesetz handelt, dann muss das behandelt werden, Punkt! Selbst wenn der Mitarbeiter Ihnen mitteilt, dass er nicht will, dass etwas unternommen wird, sondern nur, dass Sie wissen, was passiert ist, müssen Sie die Unternehmensstandards einhalten, eine rechtliche Haftung vermeiden und – was am wichtigsten ist – Ihre Mitarbeiter schützen.
Ein gutes HR-Team zieht nur die Personen hinzu, die für eine gründliche Untersuchung erforderlich (oder daran beteiligt) sind, was bedeutet, dass am Ende einige Personen von dem erfahren müssen, was Ihnen gesagt wurde. Völlige Vertraulichkeit kann hier nicht garantiert werden, selbst wenn sie im Voraus zugesagt wurde.
Wann kann die Personalabteilung Maßnahmen ergreifen
Bei Beschwerden, die gegen Richtlinien oder Gesetze verstoßen, ist es in der Regel einfach zu beurteilen, wann die Vertraulichkeit gebrochen und eingegriffen werden muss. Schwieriger wird es jedoch in Situationen, die im Ermessen der Personalabteilung liegen, z. B. bei allgemeinen Beschwerden über Vorgesetzte oder Mitarbeiter. Woher weiß man also, was man mitteilen sollte (und was nicht), um eine Lösung zu finden?
Es ist wichtig zu verstehen, warum sich jemand überhaupt an die Personalabteilung wendet und was er damit erreichen will. Wenn sich zum Beispiel jemand beschwert, dass ein Vorgesetzter ihn bevorzugt, muss man verstehen, was er erreichen will. Will er, dass die Personalabteilung mit dem Vorgesetzten spricht? Möchte er erfahren, ob es noch andere Beschwerden gibt? Oder wollen sie einfach nur ihre Frustration loswerden?
Vom Coach bis zum Mediator gibt es ein breites Spektrum an Rollen, die die Personalabteilung übernehmen kann, sobald man den Grund des Mitarbeiters für die Mitteilung kennt. Was den Arbeitnehmern jedoch manchmal nicht bewusst ist, ist die Tatsache, dass Personalverantwortliche oft keine Entscheidungsträger sind, sondern eher Vermittler. Die Aufklärung der Personalabteilung am Arbeitsplatz ist der Schlüssel dazu, dass die Mitarbeiter verstehen, wann und warum sie sich an Sie wenden sollten, und dass sie darauf vertrauen können, dass Sie mit ihren (sensiblen) Informationen das Richtige tun.
Was ist denn nun eigentlich vertraulich?
Insgesamt sollten die Mitarbeiter keine uneingeschränkte Vertraulichkeit erwarten – das ist ein bisschen naiv. Gleichzeitig muss die Personalabteilung mit der (oft verbreiteten) Vorstellung aufräumen, dass es irgendwie um die Mitarbeiter gegen das Unternehmen geht. Die Mitarbeiter sind das wichtigste und teuerste Kapital eines jeden Unternehmens. Sie sind diejenigen, die in den Schützengräben die Arbeit verrichten, und sie haben eine wichtige Perspektive. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, damit sie Ihnen Informationen über ihre Erfahrungen am Arbeitsplatz anvertrauen.
Sie können eine Menge Spannungen von vornherein entschärfen, indem Sie den Mitarbeitern eine Erklärung darüber geben, was vertraulich ist, wenn sie darum bitten, etwas vertraulich zu besprechen. In den meisten Fällen lautet die Antwort: nichts, da die Personalabteilung nicht verpflichtet ist, allzu viele Dinge vertraulich zu behandeln. Dennoch wird von Ihnen erwartet, dass Sie über ein fachkundiges Urteilsvermögen verfügen. Gute Personalverantwortliche tun ihr Bestes, um die Weitergabe heikler Informationen durch die Mitarbeiter auf ein Minimum zu beschränken.
Wenn Sie das gut machen, werden Sie als vertrauenswürdiger Berater dauerhafte Beziehungen zu den Mitarbeitern und als zuverlässiger Vertreter der Unternehmensleitung aufbauen.