In-House vs. Outsourced Medical Billing

Was ist Outsourced Medical Billing?

Als unabhängiger Arzt mit einem In-House-Abrechnungsteam haben Sie wahrscheinlich schon mit verschiedenen Komplikationen im Abrechnungsprozess zu kämpfen gehabt. Niedrige und verspätete Zahlungen, verwaltungstechnische und organisatorische Komplexität und die Schwierigkeit, erfahrene Mitarbeiter zu finden, sind häufige Beschwerden, über die viele Praktiker berichten. Der Abrechnungsprozess als direkte Verbindung zu Ihren Finanzen macht die Bewältigung dieser Probleme umso dringlicher.

Die Auslagerung Ihrer medizinischen Abrechnung ist eine Möglichkeit, mit diesen Komplexitäten umzugehen. Beim Outsourcing überlassen Sie die Kodierung und Abrechnung Ihrer Verfahren einem spezialisierten Dritten. Sie übermitteln die Informationen, das Team findet die beste Methode zur Kodierung und Abrechnung Ihrer Ansprüche, schickt sie an den Kostenträger und Sie werden bezahlt.

Sie brauchen keine eigenen Mitarbeiter. Zumindest ist das die Idee.

Pros des Outsourcings Ihrer medizinischen Abrechnung

PRO #1

Höhere Einnahmen, die schneller eingehen

Outsourcing führt zu mehr bezahlten Ansprüchen, schnelleren Zahlungen und niedrigeren Gemeinkosten.

Für die meisten Praxen geht es beim Outsourcing um Einnahmen. Im Allgemeinen führt die Auslagerung der Rechnungsstellung zu höheren Einnahmen.

Im Durchschnitt wird ein spezialisiertes Rechnungsstellungsunternehmen Forderungen gründlicher, zuverlässiger und schneller übermitteln als ein internes Rechnungsstellungsteam. Das bedeutet, dass ein höherer Prozentsatz zu einem höheren Betrag ausgezahlt wird.

Auch wenn viele interne Abrechnungsteams funktionstüchtig sind, sorgt die Natur der medizinischen Abrechnung dafür, dass die meisten Teams im Zuge der sich ändernden Vorschriften allmählich an Genauigkeit und Schnelligkeit verlieren, was Ihr Unternehmen entweder in Form von Umschulungsstunden oder entgangenen Einnahmen kosten wird.

PRO #2

Einfachere Aktenführung für vielbeschäftigte Mediziner

Abrechnungsabteilungen sind hochkomplex und schwer zu organisieren; durch das Outsourcing wird diese Last auf einen engagierten Dritten abgewälzt.

Ein weiterer bedeutender und konkreter Vorteil des Outsourcings ist die Einfachheit der Aktenführung und -ablage. Viele Praxen haben Schwierigkeiten, alle ihre Akten zu ordnen, egal ob es sich um Finanzunterlagen oder Anforderungsformulare handelt. Wenn dann noch komplexere Dinge wie die Digitalisierung von Akten hinzukommen, kann es zu ernsthafteren Problemen kommen.

Dies wird dadurch verursacht, dass die Abrechnungsteams nicht eindeutig in ordnungsgemäßen Datenorganisationssystemen geschult sind und der Aktenorganisation zu wenig Priorität eingeräumt wird.

Audits sind wesentlich einfacher, ob extern oder intern. Medizinische Abrechnungsunternehmen arbeiten nach wesentlich strengeren Organisationsprinzipien und Richtlinien als die meisten Praxen. In den meisten Fällen können Sie sicher sein, dass sie Zugang zu allen Informationen haben, die für eine Prüfung erforderlich sind.

Sie können auch leicht auf alle anderen Informationen zugreifen, die Sie für die Erstellung von Berichten oder einfach für die Überprüfung von Daten benötigen.

Die Nachverfolgungszeit wird ebenfalls verkürzt und die Wahrscheinlichkeit, dass Ansprüche unrechtmäßig eingereicht werden, wird verringert. Eine weitere unmittelbare Auswirkung auf Ihre Praxis besteht darin, dass Ärzte und medizinisches Personal bei Bedarf zuverlässigeren Zugriff auf Patienteninformationen haben. Außerdem können Patienteninformationen, die für die Abrechnung relevant sind, in der gesamten Praxis regelmäßiger abgerufen werden.

PRO Nr. 3

Reduzierte Büroverwaltungskosten

Abrechnungsabteilungen erfordern viele Büroressourcen und erschweren den allgemeinen Bürobetrieb. Durch Outsourcing werden diese Komplikationen beseitigt.

Der letzte allgemeine Vorteil, den Sie beim Outsourcing erwarten können, ist, dass Ihre Büroverwaltung viel einfacher wird. Mit einer ausgelagerten medizinischen Abrechnung profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Weniger Menschen müssen abgerechnet werden
• Weniger Raum und Technik müssen bearbeitet werden
• Weniger einzelne Persönlichkeiten müssen bei abteilungsübergreifenden Vorgängen abgerechnet werden

Dies wirkt sich in der Regel auf allen Ebenen Ihrer Praxis aus, von der Büroverwaltung über die Hausmeisterkosten bis hin zum Personalwesen. Weniger Menschen unter Ihrer Obhut bedeutet weniger Dinge, die schief gehen können.

Vor allem, wenn die Abrechnungsabteilungen ziemlich groß werden, wird es schwierig, die Komplexität und den Überblick zu behalten. Outsourcing beseitigt diese Komplexität ganz unmittelbar und kann den Praxisalltag erleichtern und vereinfachen.

Es kann die Beziehungen verbessern und die Praxis auf allen Ebenen rationalisieren. Auch wenn dieser Effekt nur geringfügig zu sein scheint, sollte er nicht übersehen werden und kann sich oft positiv auf die Produktivität Ihrer Praxis auswirken.

Nachteile des Outsourcings der medizinischen Abrechnung

Die Hauptnachteile des Outsourcings sind die verlorenen Kosten und der Mangel an Kontrolle. Allerdings gibt es auch noch ein paar andere, weniger wichtige Aspekte zu berücksichtigen.

Nachteil Nr. 1

Die Kosten für die Ausbildung des Personals machen Outsourcing unlogisch

Die Kosten für die Ausbildung Ihres Abrechnungsteams sind im Grunde „versenkt“, wenn Sie sich für das Outsourcing entscheiden.

Die versunkenen Kosten beziehen sich auf die Tatsache, dass Sie bereits Zeit für die Ausbildung und Bezahlung des Abrechnungspersonals aufgewendet haben, damit es seine Arbeit machen kann. Diese Kosten sind in der Tat „versenkt“, wenn Sie sich für die Auslagerung entscheiden, sie werden nichtig und irrelevant für die Zukunft Ihrer Praxis.

Dies kann sehr frustrierend und schwierig sein, wenn es darum geht, Ihre Entscheidung zu treffen, aber Sie können sie auf einfache Weise analysieren, indem Sie sich die Kosten ansehen. Es ist sinnvoll, sich zu vergegenwärtigen, wie viel Sie für die Ausbildung und Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ausgegeben haben.

Fragen Sie sich: „Wann wird eine Umschulung notwendig?“

Es kann sein, dass Sie in Ihrem Bereich in nächster Zeit keine neuen Technologien oder Rechnungsänderungen erwarten. Die Schulung Ihres Personals war mit erheblichen Kosten verbunden, hat sich aber durch überdurchschnittlich hohe Einnahmen bezahlt gemacht. Wenn dem so ist, lohnt sich ein Outsourcing für Sie derzeit vielleicht nicht. Allerdings befinden sich nur wenige Praxen in einer so glücklichen Lage.

KONTROLLVERFAHREN Nr. 2

Weniger Kontrolle über die täglichen Abläufe bedeutet, dass Sie weniger Kontrolle haben

In-House-Teams ermöglichen eine einfache Überwachung aller Aspekte des Abrechnungsprozesses; beim Outsourcing müssen Sie einen Teil der Überwachung und Kontrolle aufgeben.

Die Überwachung kann für einige Praxen aufgrund der erforderlichen Ressourcen eine Belastung darstellen. Für einige kann es jedoch von Vorteil sein, ihre Abrechnungsabteilungen klar zu überwachen.

Die strenge Überwachung kann es Ihnen ermöglichen, schnelles Feedback zu Fragen im Zusammenhang mit dem Abrechnungsprozess zu erhalten und genau zu verstehen, wo Sie in jeder Phase des Prozesses stehen. Für einige kann diese verstärkte Überwachung direkt zu höheren Einnahmen führen. Für andere ist es vielleicht einfach eine Vorliebe, die tägliche Kontrolle zu haben.

Wenn Ihr Büro sehr effizient geführt wird und Sie wenig bis gar keine Reibungsverluste bei der täglichen Arbeit Ihrer Rechnungsabteilung haben, kann es für Sie einfacher sein, Ihr internes Team zu behalten. Und wenn Sie einfach einen Führungsstil haben, der eine gründlichere Überwachung bevorzugt, bietet Outsourcing vielleicht nicht die Sicherheit, die es anderen bietet.

Letztendlich wird Ihre Entscheidung auf mehr als nur Zahlen beruhen müssen, um festzustellen, was für Sie richtig ist.

Gegenargument Nr. 3

Vorübergehend verzögertes Einnahmenwachstum, das sich in den Nettoeinnahmen zeigt

Wenn Sie auslagern, beginnen Sie sofort zu zahlen, aber Ihre Einnahmen steigen im Laufe der Zeit, was bedeutet, dass Ihre Nettoeinnahmen eine Zeit lang niedriger sein können.

Wenn Sie sich für das Outsourcing entscheiden, zahlen Sie vom ersten Tag an für die ausgelagerten Rechnungsstellungsdienste. Das bedeutet, dass Ihre Einnahmen trotz der geringeren Gemeinkosten wahrscheinlich sinken werden.

In den meisten Fällen werden Ihre Bruttoeinnahmen innerhalb eines Jahres nach der Auslagerung höher ausfallen. Möglicherweise haben Sie aber zeitkritische Anliegen, die für einen bestimmten Zeitraum gleichbleibende Einnahmen erfordern. Unter diesen Umständen würde die Auslagerung der Rechnungsstellung innerhalb dieses Zeitrahmens Probleme verursachen und sollte so lange hinausgezögert werden, bis Sie bereit sind, diese Verpflichtung einzugehen.

CON #4

Könnte zu potenziellen Problemen mit den HIPAA-Vorschriften führen

Informationen, die häufiger den Besitzer wechseln, bedeuten mehr Möglichkeiten für HIPAA-Verletzungen.

Theoretisch ist die Wahrscheinlichkeit von Verstößen gegen die HIPAA-Vorschriften höher, wenn Ihre medizinischen Informationen an mehr Stellen weitergegeben werden.

In der Praxis betrifft dies nur eine außerordentlich geringe Anzahl von Praxen, da alle medizinischen Abrechnungspraxen gut ausgerüstet sein sollten, um medizinische Informationen so zu behandeln, dass die HIPAA-Vorschriften eingehalten werden. Dennoch kann diese Überlegung für einige Praxen relevant sein.

Welche Praxen sollten vom Outsourcing Abstand nehmen?

Outsourcing hat für alle Praxen zumindest einige Vorteile. Daher ist es für jede Praxis sinnvoll, irgendwann einmal über Outsourcing nachzudenken. Es gibt jedoch einige Praxen, die mit dem Outsourcing unbedingt warten sollten. Dazu gehören vor allem:

Praxen mit Zeitmangel beim Vergleich von Optionen

Das Abwägen Ihrer Optionen braucht Zeit, und nicht alle Abrechnungsdienste sind gleich. Wenn Sie keine Zeit haben, warten Sie am besten ab.

Wenn Sie sich für einen Outsourcing-Dienst entscheiden, müssen Sie verschiedene Optionen prüfen, mit den Anbietern Kontakt aufnehmen und sich über ihre Leistungen informieren, Preise vergleichen usw. Wenn Sie nicht die Mittel oder die Zeit haben, dies sofort zu tun, sollten Sie Ihre medizinische Abrechnung nicht überstürzt auslagern, ohne Nachforschungen anzustellen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Abrechnung an ein Unternehmen auslagern, das die besonderen Merkmale Ihrer Praxis vollständig versteht. Die Auslagerung an ein Unternehmen, das nicht gut genug ist oder einfach nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, kann Sie auf lange Sicht teuer zu stehen kommen. Und wenn Sie keine Zeit haben, dies zu tun, ist es besser zu warten.

Praxen, die bereits über ein ausgezeichnetes, gut geschultes Abrechnungsteam verfügen

Wenn Ihre Einnahmen bereits zufriedenstellend sind und einen hohen Prozentsatz ausmachen, kann die Auslagerung einen abnehmenden Nutzen bringen.

Outsourcing kann für Sie irrelevant sein, wenn Ihr Fakturierungsteam sehr gut ausgebildet und auf dem neuesten Stand in seinem Fachgebiet ist und nachweislich hohe Erträge mit 70 % oder mehr bezahlten Ansprüchen erzielt.

Dies gilt insbesondere, wenn Ihre Erträge deutlich über 70 % liegen. Aber selbst in diesem Fall wäre es gut, irgendwann in der Zukunft über eine Auslagerung nachzudenken. Praxen, die in dieser Situation sind, könnten an den Punkt gelangen, an dem die Erträge abnehmen.

Praxen, die eine direkte Überwachung ihrer Abrechnungsprozesse benötigen

Wenn Sie eine direkte Überwachung benötigen, ist Outsourcing ein Problem, sei es aufgrund persönlicher Vorlieben oder aufgrund einer bestimmten Situation, in der Sie sich befinden.

Ob Sie nun im Büromanagement tätig sind oder als Arzt arbeiten, manche Menschen bevorzugen die direkte Überwachung so vieler Prozesse wie möglich. Auch wenn den meisten Menschen die Einnahmen wichtiger sind als solche kleinen Unannehmlichkeiten, wer sind wir, Ihnen zu sagen, dass Sie Ihre Praxis nicht so führen können, wie Sie es wollen?

Obgleich Outsourcing die Einnahmen tendenziell erhöht, bedeutet das nicht, dass es für jeden das Richtige ist.

Welche Praxen sollten auf jeden Fall auslagern?

Praxen, die Zeit haben, ihre Optionen abzuwägen

Wenn Sie wissen, dass Outsourcing für Sie von Vorteil sein wird, ist Zeit das größte Hindernis. Wenn Sie Zeit haben, Ihre Optionen abzuwägen, sollten Sie noch heute mit der Suche beginnen.

Die Suche nach einem Partner für das Outsourcing kann ein vielschichtiger, komplexer Prozess sein, bei dem es viele Dinge zu berücksichtigen gilt. Wenn Sie andere Praktiker kennen, die auslagern, sprechen Sie mit ihnen über ihre bisherigen Erfahrungen. Sammeln Sie Erkenntnisse darüber, mit wem sie zusammenarbeiten, was funktioniert und was nicht. Es ist wichtig, dass Sie genau wissen, wonach Sie suchen, wenn Sie auslagern, damit Sie keine Überraschungen erleben.

Im Allgemeinen kann es sinnvoll sein, an Gespräche mit medizinischen Abrechnungsunternehmen so heranzugehen, wie Sie an Vorstellungsgespräche herangehen: Finden Sie heraus, was sie für Sie tun können, wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, und finden Sie heraus, wer am besten abschneidet. All dies braucht Zeit, aber wenn Sie sich diese Zeit nehmen, können Sie erhebliche Verbesserungen erwarten.

Sie brauchen eine Umsatzsteigerung für Ihre Praxis

Outsourcing ist fast eine Garantie für eine Umsatzsteigerung. Wenn Sie Probleme mit Ihren Einnahmen haben, kann Outsourcing die beste Wahl sein.

Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Ärzte aufgrund von Schwierigkeiten bei der Abrechnung einen sehr geringen Ertrag für ihre Arbeit erhalten.

Im Allgemeinen ist es gut, wenn Sie versuchen zu diagnostizieren, warum Sie Einnahmen verlieren. Überlegen Sie, welche Verfahren und Kostenträger nicht lukrativ sind und was Sie tun können, um dies zu ändern.

Was auch immer die Gründe sind, die meisten Ursachen für geringe Einnahmen können durch Outsourcing behoben werden. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Einnahmen aufgrund von falsch eingereichten Anträgen, Schreibfehlern, nicht rechtzeitig eingereichten Anträgen oder Fehlern infolge von CPT- und ICD-10-Aktualisierungen niedrig sind, können Sie davon ausgehen, dass das Outsourcing Ihre Einnahmen steigern wird.

Entscheidung zwischen interner und ausgelagerter medizinischer Abrechnung

Das Outsourcing Ihrer medizinischen Abrechnung ist wie für Sie gemacht, wenn Sie Ihre Einnahmen steigern, die Unordnung in Ihrem Büro verringern und Ihre Ablage rationalisieren möchten. Wenn Sie hingegen feststellen, dass Sie sich in einem Umfeld wohlfühlen, in dem Sie viel Kontrolle und Wissen über den Abrechnungsprozess haben, oder wenn Sie im Moment einfach keine Zeit haben, Ihre Optionen zu prüfen, sollten Sie Ihre Entscheidung für das Outsourcing entweder hinauszögern oder Ihre Praxis so weiterführen, wie sie derzeit ist.

Die Entscheidung für das Outsourcing ist komplex, und Sie sollten alle Ihre Optionen in Betracht ziehen. Die Vorteile des Outsourcings sind klar und wünschenswert, aber Sie sollten auf keinen Fall den Prozess überstürzen, ohne verschiedene Praktiken zu prüfen und genau zu verstehen, was Sie aus dem Outsourcing-Prozess herausholen wollen.