Telearbeit ist möglicherweise nicht für alle Mitarbeiter und/oder Positionen geeignet. Ihr Vorgesetzter wird Sie darüber informieren, ob Sie für zeitlich begrenzte Telearbeit in Frage kommen, und Ihnen alle positionsspezifischen Bedingungen einer solchen Vereinbarung bestätigen.
Für wen gilt diese Richtlinie?
Alle regulären Mitarbeiter; gilt nicht für Zeitarbeiter oder Mitarbeiter, die außerhalb der USA arbeiten.
Ausschlüsse
Nicht freigestellte Mitarbeiter (außer als genehmigte angemessene Vorkehrung für Behinderungen oder als anderweitig nach dem Ermessen von Middlebury im Rahmen dieser zeitlich befristeten Richtlinie als angemessen erachtet).
Definitionen
Telearbeit – Arbeit von zu Hause oder einem anderen entfernten Standort aus, wobei eine Technologie verwendet wird, um eine Verbindung mit dem Büro herzustellen, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist.
Richtlinie
Telearbeit ist eine geschäftliche Vereinbarung, die es Angestellten ermöglicht, von einem entfernten Standort aus zu arbeiten, indem sie sich elektronisch mit Middlebury verbinden, sei es von zu Hause, von unterwegs oder von einem anderen Ort in den USA. Diese Richtlinie regelt mögliche vorübergehende Telearbeitsvereinbarungen, die durch den COVID-19-Ausbruch praktisch erforderlich sind.
Aufgrund der Ungewissheit über die Dauer und den Schweregrad des COVID-19-Ausbruchs werden alle vorübergehenden Telearbeitsvereinbarungen laufend bewertet und können nach schriftlicher Ankündigung sofort geändert oder beendet werden. Mitarbeiter, denen vorübergehende Telearbeit bewilligt wurde, sollten nicht davon ausgehen, dass sie weiterhin Telearbeit leisten können. Für Mitarbeiter, die bereits eine Genehmigung für eine laufende Telearbeitsvereinbarung erhalten haben, bleiben die für diese Vereinbarung geltenden Richtlinien und Vereinbarungen in Kraft, es sei denn, die Umstände im Zusammenhang mit dem COVID-19-Ausbruch rechtfertigen eine Ausnahme.
Soweit möglich, ändern sich die Aufgaben und Zuständigkeiten eines Mitarbeiters durch die vorübergehende Telearbeit nicht. Die Professionalität bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben, die Arbeitsleistung und -produktivität sowie der Service für die Abteilung des Mitarbeiters, die Kunden, die Studenten und/oder ggf. andere Kreise und die damit verbundene Kommunikation müssen den von Middlebury und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters festgelegten Standards entsprechen. Zeitlich befristet Beschäftigte in Telearbeit sollten während der Geschäftszeiten per E-Mail und Telefon für die Kommunikation mit den betreffenden Kreisen zur Verfügung stehen. Soweit möglich, werden sich die Arbeitszeit und/oder die Produktivitätserwartungen eines Mitarbeiters durch die Telearbeit nicht ändern, obwohl temporäre Telearbeitszeitpläne flexible Arbeitszeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten oder reduzierte Arbeitszeiten beinhalten können, um den Herausforderungen gerecht zu werden, denen sich die Mitarbeiter zu Hause und in ihren Gemeinden infolge des COVID-19-Ausbruchs gegenübersehen können, wie von Middlebury nach eigenem Ermessen festgelegt.
Offene und kontinuierliche Kommunikation zwischen dem telearbeitenden Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen temporären Telearbeitsvereinbarung. Es wird erwartet, dass der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter zusammenarbeiten, um sich gegenseitig über Ereignisse oder Informationen auf dem Laufenden zu halten, die sie während des Arbeitstages erhalten. Die Mitarbeiter sollten mit ihrem Vorgesetzten kommunizieren, um im Voraus und fortlaufend zu ermitteln, welche Aufgaben oder Verantwortlichkeiten während der vorübergehenden Telearbeit nicht effektiv ausgeführt werden können. Ebenso müssen die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten unverzüglich benachrichtigen, wenn persönliche Umstände, wie z. B. Krankheit oder die Pflege von Angehörigen, die Fähigkeit des Mitarbeiters beeinträchtigen, die vereinbarten Arbeitsaufgaben vollständig zu erfüllen. Änderungen werden je nach Bedarf in Erwägung gezogen und, wenn möglich, in dem von Middlebury für angemessen erachteten Umfang umgesetzt.
Erlaubnis zur Telearbeit beantragen
Mitarbeiter, die die Möglichkeit einer vorübergehenden Telearbeit gemäß dem COVID-19-Ausbruch prüfen möchten, sollten mit ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung sprechen. Middlebury prüft die Anträge auf Telearbeit von Fall zu Fall und berücksichtigt dabei Faktoren wie die Eignung des Arbeitsplatzes für Telearbeit, die Dauer der Beschäftigung des Mitarbeiters bei Middlebury, die Betriebszugehörigkeit, die Leistung des Mitarbeiters, frühere Disziplinarmaßnahmen, die Flexibilität, den Grund/die Gründe für die Telearbeit und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten. Mitarbeiter, die zur Telearbeit zugelassen werden, müssen eine Vereinbarung über einen zeitweiligen alternativen Arbeitsort unterzeichnen, und wenn sie zur Telearbeit zugelassen werden, wird von ihnen erwartet, dass sie mit Middlebury auf einem Niveau kommunizieren, das mit dem von Mitarbeitern, die im Büro arbeiten, übereinstimmt, oder auf eine Art und Weise und in einer Häufigkeit, die für die Aufgabe und die beteiligten Personen angemessen erscheint.
Telearbeitsausrüstung und -zubehör
Von Fall zu Fall und vorbehaltlich jederzeitiger Änderungen wird Middlebury entscheiden, welche Ausrüstung, wenn überhaupt, dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, um die Telearbeitsvereinbarung zu erleichtern. Middlebury übernimmt keine Verantwortung für Diebstahl, Verlust, Beschädigung oder Reparaturen an Geräten, die dem Mitarbeiter gehören. Alle Geräte, die Middlebury einem Arbeitnehmer im Rahmen einer Telearbeitsvereinbarung zur Verfügung stellt, bleiben Eigentum von Middlebury, und Middlebury wird diese Geräte instand halten. Diese Geräte dürfen nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Je nach den Umständen kann der Arbeitnehmer für Diebstahl, Beschädigung oder Verlust von Eigentum, das Middlebury gehört, verantwortlich sein. Middlebury stellt dem Mitarbeiter das für die erfolgreiche Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Büromaterial (Stifte, Papier usw.) zur Verfügung. Middlebury erstattet dem Mitarbeiter auch bestimmte geschäftsbedingte Ausgaben wie Telefonate, Versandkosten usw., die im Rahmen seiner Aufgaben angemessen sind. Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, ist Middlebury nicht für andere Kosten verantwortlich, die dem Arbeitnehmer während der Telearbeit entstehen können.
Telearbeitsplätze
Der Telearbeiter sollte einen Arbeitsplatz am externen Arbeitsbereich für die Installation von Geräten bestimmen, die während der Telearbeit verwendet werden sollen. Dieser Arbeitsbereich sollte in einem sicheren Zustand gehalten werden, frei von Gefahren für Menschen und Geräte. Der Mitarbeiter meldet jede Verletzung, die er während der Telearbeit erleidet, unverzüglich seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung.
Sicherheit
Mitarbeiter, denen die Genehmigung zur vorübergehenden Telearbeit erteilt wurde, sind für die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Unterlagen verantwortlich, die sich in ihrem Besitz befinden oder während der Telearbeit verwendet werden. Auf Material mit eingeschränktem Zugang darf nur mit schriftlicher Genehmigung des Vorgesetzten zugegriffen oder es vom Arbeitsplatz entfernt werden. Mitarbeiter, denen die Genehmigung zur vorübergehenden Telearbeit erteilt wurde, müssen angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die vertraulichen Informationen von Middlebury vor unbefugter Offenlegung oder Beschädigung zu schützen, und sie müssen alle von Middlebury eingeführten Datenschutz- und Sicherheitsprotokolle und -anforderungen einhalten.
Alle anderen Richtlinien gelten
Middlebury-Mitarbeiter, die Telearbeit leisten, müssen sich weiterhin an alle anderen Richtlinien und Verfahren halten, einschließlich derjenigen in Bezug auf Computernutzung, soziale Medien und Vertraulichkeit. Als Bedingung für die Telearbeit müssen alle Mitarbeiter, die im Rahmen dieser Richtlinie die Erlaubnis zur Telearbeit erhalten, zunächst eine Vereinbarung über einen vorübergehenden alternativen Arbeitsort unterzeichnen.
Anwesenheit am Arbeitsplatz
Für den Fall, dass ein Mitarbeiter, dem die Erlaubnis zur vorübergehenden Telearbeit erteilt wurde, zuvor geplant hat, an einem Arbeitsplatz, einer Veranstaltung, einer Sitzung oder einem anderen Ereignis physisch anwesend zu sein, oder glaubt, dass seine physische Anwesenheit bei einem Ereignis erforderlich ist, das nach Beginn der vorübergehenden Telearbeit geplant ist, muss der Mitarbeiter zunächst seinen Vorgesetzten kontaktieren. Der Vorgesetzte prüft, gegebenenfalls zusammen mit der Personalabteilung, ob der Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller zu diesem Zeitpunkt bekannten relevanten Fakten und Umstände dennoch an der Veranstaltung teilnehmen sollte. Die Gesundheit und Sicherheit des Mitarbeiters sowie die Gesundheit und Sicherheit der anderen Middlebury-Mitarbeiter und der örtlichen Gemeinschaft werden bei dieser Entscheidung sorgfältig berücksichtigt.
Urlaubsanträge
Sofern kein flexibler Zeitplan vereinbart wurde, sollten die Mitarbeiter nicht zulassen, dass nicht arbeitsbezogene Veranstaltungen und Aktivitäten die geplante Arbeitszeit stören oder beeinträchtigen. Anträge auf Inanspruchnahme von Krankheits-, Urlaubs- oder anderen Fehlzeiten müssen auf dieselbe Weise genehmigt werden wie die eines Mitarbeiters, der keine Telearbeit leistet. Wenn ein nicht freigestellter Mitarbeiter krank wird, während er an einem anderen Arbeitsort arbeitet, muss er die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden melden und Krankenurlaub für die nicht geleisteten Stunden in Anspruch nehmen.
Nicht freigestellte Mitarbeiter
Nicht freigestellte Mitarbeiter, die Telearbeit leisten, fallen unter die Überstundenanforderungen des Fair Labor Standards Act oder der IWC Wage Orders (kalifornische Mitarbeiter) und müssen daher alle Aufzeichnungsanforderungen erfüllen. Nicht freigestellte Telearbeitskräfte müssen als Voraussetzung für die weitere Teilnahme am Telearbeitsprogramm alle Arbeitszeiten genau aufzeichnen und zeitnah melden. Ein Vorgesetzter muss im Voraus alle Arbeitsstunden genehmigen, die über die festgelegte tägliche und wöchentliche Arbeitszeit hinausgehen, in Übereinstimmung mit den örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften. Middlebury kann die befristeten Telearbeitsprivilegien eines Mitarbeiters, der diese Anforderung nicht erfüllt, widerrufen.
Steuerliche Auswirkungen
Mitarbeiter, die von einem anderen Staat aus Telearbeit leisten oder in mehreren Staaten arbeiten, sind für die korrekte Berechnung ihrer Steuern verantwortlich. Den Mitarbeitern wird empfohlen, einen Steuerfachmann zu konsultieren, um die korrekte Methode für die Einbehaltung von Einkommenssteuern zu ermitteln.
Dauer der befristeten Telearbeitsvereinbarung
Alle befristeten Telearbeitsvereinbarungen, die praktisch durch den COVID-19-Ausbruch erforderlich sind und im Rahmen dieser Richtlinie gewährt werden, werden auf widerruflicher Basis gewährt. Folglich kann Middlebury nach eigenem Ermessen jede Telearbeitsvereinbarung jederzeit beenden, wobei eine angemessene Vorankündigung erfolgt, soweit dies möglich ist. Sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden, muss der Arbeitnehmer bei Beendigung der Telearbeitsvereinbarung oder des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, was zuerst eintritt, alle Middlebury gehörenden Gegenstände in einwandfreiem Zustand, abzüglich der normalen Abnutzung, an Middlebury zurückgeben.
Diese Richtlinie zielt nicht darauf ab, das Arbeitsverhältnis nach freiem Willen in irgendeiner Weise zu ändern. Dementsprechend kann das Arbeitsverhältnis jederzeit vom Arbeitnehmer oder von Middlebury gekündigt werden, es sei denn, ein Arbeitnehmer verfügt über einen gültigen schriftlichen und unterzeichneten Arbeitsvertrag, in dem etwas anderes festgelegt ist.
Das Arbeitsverhältnis mit Middlebury ist ein Arbeitsverhältnis nach freiem Ermessen und kann von Ihnen oder von Middlebury jederzeit ohne Grund und ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.