Sachspenden erhöhen den Wert der Bilanz und können für einige gemeinnützige Organisationen die wichtigste Einnahmequelle sein.
Das Lebenselixier einiger nachhaltiger gemeinnütziger Organisationen ist die Einwerbung von Geldspenden, aber die Zuwendungen von Spendern haben viele Formen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Sachspenden erhält, ist es wichtig, deren Wert zu kennen und zu wissen, wie sie sich auf die Finanzen Ihrer gemeinnützigen Organisation auswirken. Bei Sachspenden handelt es sich um Spenden von Waren, Dienstleistungen oder Zeit anstelle von Bargeld.
Sachspenden als Einnahmen behandeln
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GAAP) sollten alle erhaltenen Spenden bei Erhalt als Einnahmen verbucht werden, auch Sachspenden. Erhaltene Sachleistungen sind zu verbuchen, wenn diese Leistungen nicht-finanzielle Vermögenswerte schaffen oder verbessern oder spezielle Fähigkeiten erfordern und von Personen erbracht werden, die über diese Fähigkeiten verfügen.
Sachspenden können wertvoll sein, wenn die gespendeten Gegenstände einen wesentlichen Bestandteil des Auftrags Ihrer Organisation darstellen, wie z. B. die Bereitstellung von Kleidung für Obdachlose oder von Lebensmitteln für eine Speisekammer. Sachleistungen sind auch dann wichtig, wenn die erbrachten Leistungen normalerweise bezahlt werden müssten, wie z. B. juristische oder buchhalterische Arbeit.
Was sind Sachspenden
Es ist wichtig, dass diese Güter und Dienstleistungen in Ihren Finanzunterlagen sowohl als Einnahmen als auch als Ausgaben erfasst werden.
- Die Einnahmen werden unter Zugrundelegung des Marktwerts des Geschenks verbucht.
- Der Marktwert ist der Preis, den Sie für die Waren oder Dienstleistungen zahlen würden, wenn Sie für die Gegenstände bezahlen müssten.
- Bei der Verbuchung der Sachspende wird der entsprechende Wert als Aufwand für die Sachgüter oder Dienstleistungen mit dem Betrag der Einnahme verrechnet.
- Handelt es sich bei den erhaltenen Gütern um Sachanlagen, die sich im Besitz Ihrer Organisation befinden, muss der Wert als Vermögenswert erfasst werden, z. B. Vorräte, Ausrüstung, Gebäude oder Grundstücke.
Bei der Prüfung von Jahresabschlüssen und der Planung für die Zukunft müssen der Wert und die Kosten von Sachleistungen berücksichtigt werden, wenn diese Leistungen oder gleichwertige Ausgaben zur Erfüllung Ihres Auftrags erforderlich sind. Wenn beispielsweise ein Buchhalter seine Dienste für die Erstellung der jährlichen IRS 990 gespendet hat und der Wert dieser Dienstleistung 1.000 $ beträgt, müssen Sie diese Kosten im nächsten Geschäftsjahr einplanen, falls Sie einen Buchhalter bezahlen müssen und nicht auf eine Sachspende angewiesen sind.
Das Gleiche gilt für erhaltene Güter, die Teil Ihres Auftrags sind, wie z. B. gespendete Lebensmittel für Ihre Gemeinschaftsküche. Wenn Sie gespendete Lebensmittel im Wert von 25.000 Dollar erhalten haben, müssen diese Ausgaben in Ihr Budget aufgenommen werden, um die für die Nachhaltigkeit des Gemeinschaftsküchenprogramms erforderlichen Ressourcen zu ermitteln.
Sachspenden ordnungsgemäß dokumentieren
Wenn Sie Sachspenden erhalten, ist es wichtig, dass Sie die Spende durch eine ordnungsgemäße Dokumentation oder Quittung an den Spender anerkennen.
- Ihre Organisation sollte eine Richtlinie für die Annahme von Sachspenden aufstellen.
- Sie können ein Formular für Sachspenden erstellen, um den Prozess der Erfassung, Meldung und Anerkennung von Spenden zu standardisieren.
- Das Formular sollte eine detaillierte Beschreibung des Geschenks, das Eingangsdatum, die Kontaktdaten des Spenders sowie den geschätzten Marktwert des Geschenks und die Art und Weise, wie der Wert ermittelt wurde, enthalten.
Abschließende Überlegungen
Schließlich müssen Sie die Auswirkungen der Annahme von Sachspenden bewerten. Es lohnt sich nicht, Sachspenden von Spendern anzunehmen, wenn die Güter nicht für die Erfüllung des Auftrags verwendet werden können.