Hallo zusammen,
Wie Sie wissen, gibt es zwei wichtige Integrationsszenarien in der Finanzfunktion, eines ist ‚Order to Cash‘ (Finanz – Vertrieb&Integration) und ein anderes ist ‚Procure to Pay‘ (Finanz – Materialmanagement Integration).
Ich habe ‚Order to Cash‘ in meinem letzten Blogbeitrag vorgestellt (die URL finden Sie am Ende dieses Blogbeitrags). In diesem Blogbeitrag werde ich den einfachen ‚Procure to Pay‘-Prozess im S/4 HANA-System durchgehen. Bitte beachten Sie, dass dies nur eine einfache Einführung ist. „Procure to Pay“ verfügt über viele nützliche Funktionen, die in diesem Blog-Beitrag nicht behandelt werden.
Stellen Sie sich ein Szenario vor: Es gibt ein Lebensmittelhandelsunternehmen und sein Kunde hat gerade angerufen, um 50 Säcke Reis zu kaufen. Aber das Handelsunternehmen stellt fest, dass es nicht genügend Vorräte hat. Also beschließt sie, 100 Säcke Reis von ihrem Lieferanten zu kaufen und das Geld an den Lieferanten zu zahlen, nachdem sie die Ware erhalten hat.
Als Schritt-für-Schritt-Anleitung werde ich die notwendigen Objekte für das Lebensmittelhandelsunternehmen und den Lieferanten von Anfang an pflegen und dann den ‚Procure to Pay‘-Prozess durchführen. Bitte beachten Sie, dass alle Schritte und Daten auf den bestehenden Systemkonfigurationen basieren, die verschiedenen Systeme können unterschiedliche Arbeiten/Schritte benötigen.
Schritt 1: Einkaufsorganisation definieren
Ein Unternehmen kann mehr als eine Einkaufsorganisation haben, verschiedene Einkaufsorganisationen sind für den Einkauf verschiedener Materialien oder Dienstleistungen verantwortlich.
Transaktionscode: OX08
Über die Schaltfläche ‚Neue Einträge‘ können wir eine neue Einkaufsorganisation anlegen.
In diesem Blogbeitrag verwenden wir die Einkaufsorganisation ‚ZJC0‘.
Schritt 2: Einkaufsgruppe definieren
‚Einkaufsgruppe‘ wird in den Materialstammdaten verwendet.
Vorgangscode: OME4
Über die Schaltfläche ‚Neue Einträge‘ können wir eine neue Einkäufergruppe anlegen.
In diesem Blogbeitrag werden wir die Einkaufsorganisation ‚ZJC‘ verwenden.
Schritt 3: Werk definieren
Vorgangscode: OX10
Wir können die Schaltfläche „Neue Einträge“ verwenden, um eine neue Anlage zu erstellen.
In diesem Blogbeitrag werden wir die Anlage „ZJP1“ verwenden.
Nach dem Erstellen der Anlage sollten wir der Anlage die Lagerortinformationen zuweisen.
Transaktionscode: OX09
Schritt 4: FI-Stammdaten für den Kreditor pflegen
Bevor wir einen Geschäftspartner mit den Lieferantenrollen anlegen können, sollten wir die FI-Stammdaten für den neuen Kreditor pflegen.
a. Firma
Pfad: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ‚ZJC3‘
b. Buchungskreis
Pfad: SPRO-Unternehmensstruktur-Finanzbuchhaltung-Bearbeiten, Kopieren, Löschen, Buchungskreis prüfen
Buchungskreis ‚ZJC3‘
c. Abstimmkonto
Transaktionscode: FS00
Wir sollten ein neues Abstimmkonto für den Lieferanten unter dem Buchungskreis anlegen.
In diesem Blogbeitrag ist das Abstimmkonto ‚100100‘. Als Kreditorenabstimmungskonto sollte das Feld ‚Abstimm. Account for Acct Type‘ die Option ‚Vendors‘ ausgewählt werden.
Schritt 5: Kreditorendaten pflegen
Wie in meinem letzten Blogbeitrag erwähnt, gibt es keinen separaten Transaktionscode (TCODE) zur Pflege von Kunden- und Kreditorendaten im S/4 HANA-System, die Dinge wurden in den Geschäftspartner (GP) verlagert. Wir sollten einen neuen Geschäftspartner mit Lieferantenrollen (FLVN00, FLVN01) für diesen Lieferanten erstellen.
Transaktionscode: BP
Die einfachen Schritte:
a. Erstellen Sie eine neue Organisation
b. Wählen Sie die Kundenrolle FLVN01 aus der Rollenliste aus.
Wählen Sie die Schaltfläche „Einkauf“ auf dem Bildschirm oben rechts.
Pflegen Sie die Daten der „Einkaufsorganisation“ auf dem eingeblendeten Bildschirm.
In meinem Test sieht es so aus wie auf dem Screenshot unten.
Die Daten auf den Registerkarten sollten entsprechend den Anforderungen gepflegt werden. Speichern Sie die Änderungen, nachdem Sie die Daten gepflegt haben.
c. Wählen Sie die FI-Kundenrolle FLVN00 aus der Rollenliste aus.
Wählen Sie die Schaltfläche „Buchungskreis“ auf dem Bildschirm oben rechts.
Verwenden Sie den Buchungskreis und das Abstimmungskonto, die wir in Schritt 4 auf dem eingeblendeten Bildschirm erstellt haben.
Schritt 6: Materialstamm pflegen
Wie bereits erwähnt, wird das Lebensmittelhandelsunternehmen 10 Säcke Reis vom Lieferanten kaufen. Wir sollten die Materialstammdaten für Reis anlegen.
Vorgangscode: MM01
Materialstammdaten zu pflegen kann eine große Arbeit sein. Es gibt eine Menge Felder, die in MM01 verwendet werden können, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. In diesem Blogbeitrag werde ich die grundlegendsten Funktionen zur Pflege der Materialstammdaten verwenden.
a. Wählen Sie Branche und Materialart
b. Wählen Sie die Ansichten
c. Geben Sie die Daten auf Organisationsebene ein, indem Sie die Daten verwenden, die wir in den vorherigen Schritten erstellt haben.
d. Pflegen Sie die Grunddaten in der Registerkarte ‚Grunddaten 1‘.
Geschäftsmaßeinheit: BAG
Gewichtsangaben:
e. Pflegen Sie Einkaufsdaten in der Registerkarte ‚Einkauf‘
f. Preisinformationen in der Registerkarte ‚Buchhaltung 1‘ pflegen.
Dies ist nur ein Beispiel.
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche ‚Speichern‘ kann das System uns auffordern, die Werte anderer Felder zu pflegen, da dies auf den bestehenden Systemkonfigurationen basiert.
Schritt 7: Verknüpfen der Objekte
Nachdem die Objekte erstellt wurden, sollten wir die Beziehung zwischen ihnen pflegen. Bitte überprüfen Sie die Zuordnungen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle soeben erstellten Objekte korrekt verknüpft wurden, bevor wir den ‚Procure-to-Pay‘-Prozess starten. Verschiedene Fehlermeldungen werden im ‚Order to Cash‘-Prozess erscheinen, wenn die Verknüpfungen nicht korrekt gepflegt sind.
Die Zuordnungen können im Pfad vorgenommen werden: SPRO-Unternehmensstruktur-Zuordnung
a. Buchungskreis zu Gesellschaft zuordnen
b. Werk Buchungskreis zuordnen
c. Einkaufsorganisation zuordnen zu Buchungskreis
d. Einkaufsorganisation dem Werk zuordnen
Schritt 8: Bestellanforderung erstellen
Wir können eine Bestellung auf Basis einer Bestellanforderung erstellen oder direkt eine Bestellung erstellen. Dies ist von unterschiedlichen Anforderungen abhängig.
Transaktionscode: ME51N
Geben Sie die erforderlichen Felder ein (Artikel, Material, Menge, Einkäufergruppe, Werk, etc.) und speichern Sie die Änderung. Danach wird eine neue Bestellanforderung erstellt.
Die Freigabestrategie der Position finden Sie auf der Registerkarte ‚Freigabestrategie‘. Bitte beachten Sie, dass die verschiedenen Systeme unterschiedliche Freigabestrategien haben können.
Ein Beispiel:
Bevor wir die Bestellanforderung verwenden können, um eine Bestellung zu erstellen, sollten wir sicherstellen, dass der Artikel freigegeben wurde.
Transaktionscode: ME55
Schritt 9: Bestellung erstellen
Vorgangscode: ME21N
Wie bereits erwähnt, werden wir eine Bestellung aus der in Schritt 8 erstellten Bestellanforderung erstellen.
a. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumentenübersicht ein“ oben links im Bildschirm (wenn die Schaltfläche „Dokumentenübersicht aus“ angezeigt wird, ignorieren Sie diesen Schritt)
b. Wählen Sie ‚Bestellanforderungen‘ aus der Liste aus
Geben Sie die Belegnummer der Bestellanforderung auf dem neuen Bildschirm ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Ausführen‘.
Ziehen Sie die Nummer der Bestellanforderung auf das Etikett ‚Einkaufswagen‘.
c. Daten auf Kopfebene
Geben Sie die Lieferantennummer und andere Organisationsdaten ein, die wir in den vorherigen Schritten erstellt haben.
d. Daten auf Artikelebene
Das Feld ‚Werk‘ sollte ebenfalls ausgefüllt werden.
Ich verwende in diesem Blogbeitrag den Wert ‚K‘ (Kostenstelle) im Feld ‚Kontierungskat.‘, dieser Wert sollte je nach Bedarf geändert werden.
e. Positionsdetaildaten
Nachdem wir eine neue Position angelegt haben, sollten wir auch die Positionsdetaildaten für die Position pflegen.
Registerkarte ‚Kontierung‘:
Da wir ‚K‘ (Kostenstelle) als ‚Kontierungskat.‘ für die Position verwenden, sollten die Felder unter der Registerkarte gefüllt werden. Die Steuerung der zugehörigen Konfiguration ist nicht Gegenstand dieses Blogbeitrags, ich werde sie in einem anderen Blogbeitrag vorstellen.
Registerkarte ‚Bestätigungen‘:
Bevor wir den Anlieferungsbeleg erstellen können, sollte die Position in der Bestellung bestätigt werden. Die Bestätigungssteuerung basiert auf der Anpassung.
Nachdem wir die Änderungen abgeschlossen haben, können wir auf die Schaltfläche ‚Speichern‘ klicken und eine neue Bestellung wird erstellt.
Schritt 10: Anlieferung erstellen
Transaktionscode: VL31N
Wie in Schritt 9 erwähnt, sollte die Position unter der Bestellung bestätigt werden, bevor wir die Anlieferung basierend auf der Bestellung erstellen können.
a. Geben Sie die Informationen ‚Lieferant‘ und ‚Bestellung‘ ein und überprüfen Sie den Wert ‚Lieferdatum‘. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Weiter‘, um zum nächsten Bildschirm zu gelangen.
b. Füllen Sie das Feld ‚Liefermenge‘ aus, überprüfen Sie die anderen Felder und speichern Sie die Änderung.
Schritt 11: Wareneingang erstellen
In diesem Test sollten wir, bevor wir einen Wareneingang für die Bestellung erstellen können, die Position der Bestellung bis zur vollständigen Lieferung pflegen.
Transaktionscode: ME22N
Kreuzen Sie das Kontrollkästchen ‚Lieferfertig‘ an und speichern Sie die Änderung.
Vorgangscode: MIGO
Wählen Sie „Wareneingang“ und „Bestellung“ aus den Dropdown-Listen. Füllen Sie das leere Feld auf der rechten Seite mit der Bestellnummer, die wir in Schritt 9 erstellt haben.
Kreuzen Sie die Materialinformationen auf der Registerkarte „Material“ an.
Geben Sie den Mengenwert auf der Registerkarte „Menge“ ein.
Kreuzen Sie den Werkswert auf der Registerkarte „Wo“ an.
Ich werde in diesem Blogbeitrag die Bewegungsart ‚101‘ verwenden.
Nachdem wir die Daten ausgefüllt/geprüft haben, klicken wir auf das Kontrollkästchen ‚Artikel Ok‘ und auf die Schaltfläche ‚Posten‘.
Schritt 12: FI-Rechnung prüfen
Die FI-Dokumente werden erstellt, wenn wir einen Wareneingang für die Bestellung erstellen.
Transaktionscode: MIGO
Aus der Dropdown-Liste wählen Sie „Anzeigen“ und „Materialbeleg“. Geben Sie die in Schritt 11 erstellte Materialbelegnummer in das leere Feld ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚FI-Belege‘.
Die Informationen zu den FI-Belegen können dem Popup-Fenster entnommen werden.
Wir können auf die Belegnummer doppelklicken, um den Beleg anzuzeigen.
Schritt 13: Rechnungseingang erstellen
Vorgangscode: MIRO
Geben Sie das ‚Rechnungsdatum‘ und die Bestellnummer ein, die wir in Schritt 9 erstellt haben.
Prüfen Sie die Werte und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Buchen‘.
Die Belege (MM-Beleg und Eingangsrechnung) werden erstellt, wenn bei der Buchung kein Problem auftritt.
Der Beleg kann über den Transaktionscode MIR4 angezeigt werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Folgebelege‘, die entsprechende Eingangsrechnung wird angezeigt.
Wenn die Eingangsrechnung nicht ausgeglichen ist (automatische Zahlung nicht konfiguriert), sollte die Rechnung über den Transaktionscode F-53 (‚Zahlungsausgang buchen‘) ausgeglichen werden.
Nach erfolgreichem Abschluss der Buchung erscheint in der zugehörigen Bestellung die Registerkarte ‚Bestellungshistorie‘, die mit dem Transaktionscode ME23N überprüft werden kann.
Abschluss
In diesem Blogbeitrag haben wir den einfachen ‚Procure to Pay‘-Prozess von der Erstellung der Stammdaten (‚Einkaufsorganisation‘, ‚Einkaufsgruppe‘, ‚Werk‘, ‚Firma‘, ‚Buchungskreis‘, ‚Geschäftspartner‘) und der Bewegungsdaten (Belege) von Anfang an durchlaufen. Ich empfehle Ihnen, die Konfigurationen und Buchungen selbst vorzunehmen, um ein besseres Verständnis für den ‚Procure to Pay‘-Prozess zu erlangen.
Meinen Blog-Beitrag zur Einführung in den einfachen ‚Order to Cash‘-Prozess finden Sie unter der folgenden URL:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#