Technisches Schreiben für Techniker

Einer der häufigsten und wichtigsten Verwendungszwecke des technischen Schreibens sind Anleitungen – schrittweise Erklärungen, wie etwas zu tun ist: etwas zusammenbauen, bedienen, reparieren oder einen persönlichen Vorgang (z. B. das Einschreiben an einer Hochschule) erklären, damit die Leser ihn besser verstehen und möglicherweise selbst anwenden können.

Prozesstexte sind in der Schule und im Beruf sehr verbreitet. In der Schule erteilen Lehrerinnen und Lehrer häufig Prozessaufgaben. Professoren der Geisteswissenschaften verlangen beispielsweise eine Beschreibung der Entwicklung einer künstlerischen oder literarischen Epoche; Professoren der Geschichtswissenschaften die Beiträge der führenden Persönlichkeiten einer Kultur im Laufe der Zeit; Professoren der Sozialwissenschaften die Chronologie von Erfindungen; Professoren der Ingenieurwissenschaften Erklärungen darüber, wie Schall in elektrische Signale umgewandelt wird; Professoren der Wirtschaftswissenschaften, wie die Zentralbank funktioniert oder wie man ein Produkt verkauft.

Täglich lesen wir beschreibende Prozesse, darunter Rezepte, Benutzerhandbücher für neue Software oder Ratgeber, wie man abnimmt oder in der Schule oder im Beruf erfolgreich ist. Diese Texte konzentrieren sich auf die Beantwortung einer der folgenden Fragen:

„Wie wird das gemacht?“
„Wie kann ich das machen?“

Während die Themen eines Prozessberichts oder einer Anleitung variieren können, haben viele Gemeinsamkeiten: Die meisten werden geschrieben, um zu erklären, wie etwas funktioniert, die meisten sind in chronologischer Reihenfolge unter Verwendung nummerierter Schritte strukturiert, und die meisten stützen sich weitgehend auf Bilder. Beim Verfassen von Anleitungen zum Erlernen eines neuen Softwareprogramms können die Autoren beispielsweise Screenshots und/oder Bildschirmvideos verwenden, um die Benutzer durch das Lernprogramm zu führen.

Im Allgemeinen ist es gut, in Ihren Anleitungen sowohl Text als auch Bildmaterial zu verwenden, da Ihr Publikum wahrscheinlich aus Personen mit unterschiedlichen Lernstilen besteht. Der Einsatz von Bildmaterial kann jedoch je nach Zielgruppe und Verwendungszweck der Anleitung variieren. Bildmaterial hilft dabei, ein Konzept zu verdeutlichen, das nur mit Worten schwer zu erklären ist. Grafiken können verwendet werden, um zu zeigen, wie etwas aussieht, wie etwas aussehen sollte, wenn der Schritt abgeschlossen ist, wie etwas gemacht oder konstruiert wird, um Trends oder Beziehungen aufzuzeigen, um das Projekt lebendiger zu machen oder einfach um Informationen zu organisieren. Grafiken sind nützlich, da fast jeder (auch Kinder und anderssprachige Personen) visuelle Anweisungen verstehen und genau sehen kann, was sie erledigen müssen.

Arten von Anleitungen

Es gibt drei Haupttypen von Prozesstexten:

- - Beschreibende Prozesse: Sie beantworten die Frage: „Wie wird das gemacht?“ Diese Texte beschreiben, wie ein Prozess abläuft, so dass die Leser ihn besser verstehen können. Wenn Sie z. B. einen beschreibenden Prozess darüber schreiben, wie Sie sich für einen Kurs online statt persönlich angemeldet haben, könnte das für jemanden nützlich sein, der sich noch nie online angemeldet hat.

- - Beschreibende Prozesse: Diese sind erklärender Natur; sie schreiben vor, wie etwas getan wird (oder getan werden sollte), damit die Leser es selbst tun können. Dies ist die häufigste Art von Anweisungsdokumenten. Sie könnten zum Beispiel einen Leitfaden für Benutzer verfassen, in dem erklärt wird, wie sie grundlegende Wartungsarbeiten an ihrem Auto durchführen, wie z. B. den Ölwechsel, die Überprüfung der Zündkerzen oder den Austausch der Bremsbeläge. *Die unten aufgeführten Beispiele sind Beispiele für präskriptive Prozesse.

- - Gemischte beschreibende und präskriptive Prozesse machen den Hauptteil des Dokuments zu einem beschreibenden Prozess, während einige Abschnitte zusammenfassen, wie die Leser den Prozess durchführen können. Mit anderen Worten, die Verfasser können in verschiedenen Teilen eines Textes sowohl die Frage „Wie kann ich das tun?“ als auch die Frage „Wie wird das gemacht?“ behandeln. Oder sie entwickeln verschiedene Versionen desselben Dokuments für zwei Zielgruppen – eine Gruppe von Anwendern und eine Gruppe von Interessenten.

Einstieg

Zu Beginn eines Anleitungsprojekts oder -auftrags ist es wichtig, sich Gedanken über die Zielgruppe zu machen und die Merkmale (Anzahl der Aufgaben und Schritte) des speziellen Verfahrens zu bestimmen, über das Sie schreiben wollen.

Zielgruppe und Situation: Definieren Sie zu Beginn des Prozesses die Zielgruppe und die Situation, in der Sie Ihre Anleitungen schreiben wollen. Denken Sie daran, dass die Definition eines Publikums bedeutet, dass Sie dessen Wissensstand und Vertrautheit mit dem Thema bestimmen. Manchmal ist es hilfreich, die Zielgruppe zuerst sich selbst zu beschreiben und dann auf dieser Grundlage die Botschaft am Ende zu bewerten, um sicher zu sein, dass sie für die Zielgruppe geeignet ist.

Anzahl der Aufgaben: Eine wichtige Überlegung ist, wie viele Aufgaben das Verfahren, für das Sie eine Anleitung schreiben, umfasst. Der Begriff „Verfahren“ kann sich auf die Gesamtheit der Aktivitäten beziehen, die in Ihrer Anleitung behandelt werden, während „Aufgabe“ eine halbwegs unabhängige Gruppe von Aktionen innerhalb des Verfahrens definieren kann. Zum Beispiel ist das Einrichten des Modems eine Aufgabe in der Gesamtprozedur des Anschlusses eines Computers an das Internet.

Als weiteres Beispiel enthält eine einfache Prozedur wie der Ölwechsel eines Autos nur eine Aufgabe; es gibt keine halbunabhängigen Gruppierungen von anderen Aktivitäten. Eine komplexere Prozedur, wie z.B. die Verwendung eines Mikrowellenofens, enthält viele halb-unabhängige Aufgaben, wie z.B. das Einstellen der Uhr, das Einstellen der Leistungsstufe, das Verwenden des Timers, das Reinigen und Warten der Mikrowelle und mehr.

Einige Anweisungen haben nur eine einzige Aufgabe, aber viele Schritte innerhalb dieser einzigen Aufgabe. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Anleitung für den Zusammenbau einer Kinderschaukel vor. Ein effektiver Ansatz wäre es, ähnliche und verwandte Schritte in Phasen zu gruppieren und dann die Schritte in jeder neuen Phase neu zu nummerieren. Eine Phase ist eine Gruppe ähnlicher Schritte innerhalb eines einzigen Arbeitsablaufs. Im Beispiel der Schaukel wäre der Aufbau des Gestells eine Phase, die Verankerung im Boden eine andere und der Zusammenbau der Kastenschaukel eine weitere.

Anweisungen fokussieren

Eine weitere Überlegung, die Sie vielleicht nicht von Anfang an anstellen können, ist, wie Sie Ihre Anweisungen fokussieren. Bei den meisten Anleitungen können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, oder Sie können sich auf die benötigten Hilfsmittel konzentrieren.

- - Bei einer Anleitung zur Benutzung eines Anrufbeantworters, die sich auf die Aufgaben konzentriert, würden Sie Abschnitte zum Aufnehmen der Begrüßung, zum Abhören der Nachrichten, zum Speichern der Nachrichten, zum Weiterleiten der Nachrichten und zum Löschen der Nachrichten haben. Dies sind Aufgaben – typische Dinge, die die Benutzer mit dem Gerät tun wollen.

- - Wenn man dagegen eine Anleitung für die Benutzung eines Fotokopierers erstellen würde, gäbe es Abschnitte über die Kopiertaste, die Abbruchtaste, die Taste zum Vergrößern/Verkleinern, die Taste zum Zusammentragen/Heften, das Papierfach, die Taste für das Kopierformat usw. Wenn Sie eine Anleitung auf diesem Plan entwerfen würden, würden Sie wahrscheinlich Schritte für die Verwendung jeder Taste oder Funktion des Fotokopierers schreiben.

Inhalt der Anleitung

Lesen Sie unbedingt den Abschnitt „Dokumentengestaltung“, bevor Sie Ihre Anleitung erstellen. Fügen Sie die folgenden Punkte ein:

Einleitung: Achten Sie bei der sorgfältigen Planung der Einleitung Ihrer Anleitung darauf:

- - - Geben Sie die spezifischen Aufgaben oder Verfahren an, die erklärt werden sollen.
    - Geben Sie an, welche Kenntnisse und welchen Hintergrund die Zielgruppe benötigt, um die Anleitung zu verstehen.
    - Geben Sie eine allgemeine Vorstellung von dem Verfahren und was es bewirkt.
    - Geben Sie die Bedingungen an, unter denen diese Anweisungen verwendet werden sollten (oder nicht).
    - Geben Sie einen Überblick über den Inhalt der Anweisungen.

Allgemeine Warn-, Vorsichts- und Gefahrenhinweise: Anleitungen müssen den Leser auch auf die Möglichkeit aufmerksam machen, seine Ausrüstung zu beschädigen, das Verfahren zu vermasseln und/oder sich zu verletzen. Außerdem müssen die Anleitungen wichtige Punkte oder Ausnahmen hervorheben. Für diese Situationen sollten Sie besondere Hinweise verwenden, wie z. B. Hinweis, Warnung, Vorsicht und/oder Gefahr.

Technischer Hintergrund oder Theorie: Zu Beginn mancher Anleitungen (in der Regel nach der Einleitung) kann es erforderlich sein, den Hintergrund des Verfahrens zu erläutern. Bei bestimmten Anleitungen ist dieser Hintergrund von entscheidender Bedeutung – andernfalls ergeben die Verfahrensschritte keinen Sinn. In manchen Fällen müssen die Verfasser von Anleitungen viel Zeit darauf verwenden, den Lesern etwas zu erklären, bevor sie zu den eigentlichen Schritten des Verfahrens übergehen.

Ausrüstung und Zubehör: Die meisten Anleitungen enthalten eine Liste der Dinge, die Sie vor Beginn des Verfahrens besorgen müssen. Dazu gehören die Ausrüstung, d.h. die Werkzeuge, die bei dem Verfahren verwendet werden (z.B. Rührschüsseln, Löffel, Brotpfannen, Hämmer, Bohrer und Sägen), und das Material, d.h. die Dinge, die bei dem Verfahren verbraucht werden (z.B. Holz, Farbe, Öl, Mehl und Nägel). In Anleitungen werden diese normalerweise entweder in einer einfachen vertikalen Liste oder in einer zweispaltigen Liste am Anfang der Anleitung aufgeführt. Verwenden Sie die zweispaltige Liste, wenn Sie zu einigen oder allen Artikeln Spezifikationen hinzufügen müssen, z. B. Markennamen, Größen, Mengen, Typen, Modellnummern usw.

Besprechung der Schritte: Wenn Sie mit dem eigentlichen Schreiben der Schritte beginnen, sollten Sie die Struktur und das Format dieser Schritte, alle zusätzlichen Informationen, die erforderlich sein könnten, sowie die Sichtweise und den allgemeinen Schreibstil der Anleitung sorgfältig berücksichtigen. Eine Sichtweise, die im technischen Schreiben verwendet wird, ist die zweite Person, die das Publikum in der Ich-Form anspricht.

*Generell sollten sich Verfasser von Anleitungen um Folgendes bemühen:

- - Verwenden Sie, wann immer möglich, eine klare, einfache Sprache.

- - Haben Sie ein gründliches Verständnis des Prozesses in all seinen technischen Details.

- - Arbeiten Sie darauf hin, sich in die Lage des Lesers zu versetzen, der Ihre Anweisungen verwenden wird.

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