Ein PTO-Audit ist ein wesentlicher Bestandteil der laufenden HR-Compliance. Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die klare Kommunikation von Aktualisierungen der Urlaubsrichtlinien. Verwenden Sie die folgende Vorlage, um Ihren Mitarbeitern Aktualisierungen der Urlaubsrichtlinien mitzuteilen.
Wie man den Mitarbeitern eine Änderung der PTO-Richtlinien mitteilt
PTO-Richtlinien müssen regelmäßig überprüft werden, damit Unternehmen wettbewerbsfähig, konform und finanziell solvent bleiben. Die Art und Weise, wie Sie eine Aktualisierung einer bestehenden Freistellungsrichtlinie kommunizieren, ist besonders wichtig, um die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeiter zu erhalten. Transparenz kann bei dieser Kommunikation viel bewirken.
Fügen Sie die folgenden Informationen in Ihre Mitteilung ein:
- Erläutern Sie den Grund für die Überprüfung: Die Mitarbeiter sind vielleicht frustriert über die Änderung (d. h. den „Verlust“ ihrer angesammelten PTO), aber sie werden die Transparenz zu schätzen wissen, wenn Aktualisierungen vorgenommen werden.
- Gehen Sie auf die Aktualisierungen ein: Von der Begrenzung der Übertragsbeträge bis zur vollständigen Umstellung auf ein unbegrenztes Modell sollte die Personalabteilung genau angeben, was sich geändert hat und warum.
- Wie wirkt sich die Richtlinie auf Arbeiter und Angestellte aus: Je nach Richtlinie können sich die Änderungen auf die eine Gruppe von Arbeitnehmern auswirken, auf die andere nicht. Jede Mitteilung der Personalabteilung sollte spezifisch sein, um Verwirrung zu vermeiden.
- Anzeige der Richtlinie: PTO ist für die Mitarbeiter da, also sollten sie jederzeit auf die Richtlinie zugreifen können. Dies sorgt für noch mehr Transparenz zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern.
- Startdatum: Ob sofort oder später, die Mitarbeiter müssen wissen, wann sie mit den Änderungen rechnen können.
- Voraussichtliche FAQs: Die Personalabteilung sollte mit vorgefertigten Antworten auf Fragen, die die Mitarbeiter bei der Ankündigung der neuen Regelung stellen könnten, der Zeit voraus sein.
Vorlage: Mitteilung zur Aktualisierung der PTO-Richtlinie
Verwenden Sie die folgende Vorlage, wenn Sie eine Aktualisierung der PTO-Richtlinie Ihres Unternehmens mitteilen:
Team,
Ich melde mich heute wegen einer Aktualisierung der PTO-Richtlinie. Die Personalabteilung hat die PTO-Leistungen des Teams überprüft und den Plan mit einer neuen Richtlinie aktualisiert, die dazu beitragen wird, dass unser Unternehmen finanziell gesund bleibt – jetzt und in Zukunft.
In diesem Sinne werden wir ab sofort die folgenden Änderungen an unserer PTO-Richtlinie vornehmen:
- Freiwillige und nicht freiberufliche Mitarbeiter können PTO in Anspruch nehmen
- Mitarbeiter erhalten die ihnen zugeteilte PTO zu Beginn des Kalenderjahres
- Alle PTO-Anträge und -Genehmigungen werden über
- Die PTO-Zuteilungen sind wie folgt:
- 0-5 Dienstjahre – PTO-Tage pro Jahr für freigestellte Mitarbeiter; PTO-Tage pro Jahr für nicht freigestellte Mitarbeiter
- 6-10 Dienstjahre – PTO-Tage pro Jahr für freigestellte Mitarbeiter; PTO-Tage pro Jahr für nicht freigestellte Mitarbeiter
- 10+ Jahre Betriebszugehörigkeit – PTO-Tage pro Jahr für freigestellte Mitarbeiter; PTO-Tage pro Jahr für nicht freigestellte Mitarbeiter
- PTO-Anträge können während der arbeitsreichsten Zeit des Jahres nicht genehmigt werden; Wir ermutigen die Mitarbeiter, mit ihren Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, um geeignete Zeiträume für eine Freistellung während dieser Zeit zu ermitteln
- Die Mitarbeiter können bis zu fünf Tage ungenutzter PTO von einem Jahr auf das andere übertragen; alle ungenutzten PTO, die über fünf Tage hinausgehen, verfallen zu Beginn des neuen Kalenderjahres
Wir gehen davon aus, dass einige Mitarbeiter Fragen zu dieser neuen Politik haben werden. Die Personalabteilung hat eine Reihe von Fragen und Antworten (FAQ) erstellt, die hier abrufbar sind und alle Bedenken ausräumen sollen.
Wenn Sie weitere Fragen zu den PTO-Richtlinien haben, wenden Sie sich bitte an .
Wie immer danken wir Ihnen für Ihr Engagement für unser Team.