Warum Sie Aufgaben mit der 4-Quadranten-Methode verwalten sollten

Die Prioritäts-Quadranten werden oft übersehen, da es viele andere beliebte Möglichkeiten gibt, Aufgaben zu verwalten. Einige davon sind:

• Mit dem Kalender verwalten. Alle Aufgaben haben eine Zeit und ein Datum. Alles ist geplant.
• Verwalten nach Listen. Alles wird linear aufgeschrieben.
• Mit „Post-it’s“ verwalten. Die wichtigsten Aufgaben befinden sich an einer markanten Stelle, die jederzeit sichtbar ist und Sie zwingt, sie zu erledigen.

Verwenden eines Prioritätsquadranten

Heute möchte ich über eine andere Strategie des Aufgabenmanagements sprechen: die 4-Quadranten-Methode. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, warum diese Methode besser geeignet ist als die drei oben genannten Methoden.

Was bedeutet es, nach 4 Quadranten zu verwalten? Zunächst einmal ordnen Sie alle Aufgaben in einen der 4 Quadranten ein. Ein Ansatz, der als Eisenhower-Matrix bekannt ist, besteht zum Beispiel darin, Aufgaben in kritische und unmittelbare Quadranten zu kategorisieren. Dies deckt zwei grundlegende Dimensionen ab: Zeit und Priorität.

Aufgaben, die hohe Priorität haben und schnell erledigt werden müssen, gehören in den oberen linken Teil der Zeitmanagement-Matrix, Quadrant 1. Die anderen 4 Quadranten sind ebenfalls selbsterklärend.

Sind Sie bereit, die Prioritäten mithilfe eines Prioritätsquadranten zu setzen? Wir haben eine App dafür. Melden Sie sich hier an:

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Warum ist dieser Ansatz besser als die Methoden der Kalender/Post-its/linearen Liste der Aufgabenverwaltung?

1. Sie erhalten alle Vorteile der Verfolgung, wann Aufgaben fällig sind, erhalten aber auch Einblick in die Priorität. In einer traditionellen Kalenderansicht sehen Sie zwar, wann Sie etwas zu tun haben, aber Sie verstehen nie, warum und ob es fallen gelassen werden könnte. Bei einer kalendergesteuerten Organisation fehlt die Fähigkeit, Ideen und strategische Punkte zu verwalten.
2. Eine lineare Liste führt zu Unordnung und Verwirrung, weil sie eine Mentalität von entweder „FIFO“ oder „LIFO“ schafft. Wenn Sie stattdessen die vier Quadranten verwenden, wissen Sie, dass Sie nur an den Aufgaben im ersten Quadranten arbeiten müssen, was es viel einfacher macht, Ihre Bemühungen zu konzentrieren. Lineare Listen sind gut geeignet, um Ideen ohne Datum und Zeit festzuhalten, aber es fehlt ihnen an einer guten Kategorisierung.
3. In einem Post-it-System arbeiten Sie an wichtigen oder dringenden Dingen. Allerdings verliert man das Zeitkonzept. Deshalb ist man nicht in der Lage zu verstehen, welches Post-It am wichtigsten ist. Außerdem verliert man mit der Zeit den Überblick über die Post-its, was zu Informationsverlusten führt.

Vorteile einer Prioritätsmatrix

Durch die Einteilung der Aufgaben in 4 Quadranten mit Hilfe der Prioritätsmatrix können Sie die Vorteile aller 3 Methoden des Zeitmanagements nutzen. Mit der Prioritätsmatrix können Sie:

1. Übergeordnete Ideen wie lineare To-Do-Listen im Auge behalten
2. Zeit und Aufwand wie Kalender im Auge behalten
3. Mit Post-it-Notizen im Auge behalten, was Sie jetzt tun müssen

In Anbetracht dessen möchten wir Sie ermutigen, sich selbst davon zu überzeugen, warum unsere Prioritätsmatrix-App die beste Aufgabenmanagement-App für Prioritätsquadranten ist.

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