Viele kleine Unternehmen machen sich keine Gedanken über Abwesenheit, bis sie zu einem Problem wird. Eines Tages bemerkt ein Vorgesetzter, dass ein bestimmter Mitarbeiter sich scheinbar „häufig“ krank gemeldet hat, ist sich aber nicht sicher, weil die Krankheitstage nicht erfasst wurden. Der Vorgesetzte kann auf Texte oder E-Mails zurückgreifen und herausfinden, wie oft der Mitarbeiter gefehlt hat, und ist sich trotzdem nicht sicher, was zu viel ist, wenn es um Abwesenheit geht.
„Übermäßige“ Abwesenheit ist ein Begriff, den ich verwende, um die Anwesenheitsbilanz eines bestimmten Mitarbeiters zu beschreiben, wenn er oder sie viel öfter gefehlt hat als der typische Mitarbeiter und keine triftigen Gründe für die Abwesenheit hat. Übermäßige Abwesenheit bedeutet, dass die Abwesenheitsquote außerhalb der Norm liegt, d. h. über das hinausgeht, was für Ihr Unternehmen und die Bevölkerung im Allgemeinen normal ist. Daher kann „übermäßig“ nicht an einem bestimmten Tag, einer bestimmten Woche oder einem bestimmten Monat erkannt werden. Ich ziehe es vor, für die Bewertung der Fehlzeiten ein ganzes Jahr heranzuziehen, weil ich dann nicht die Erkältungs- und Grippewellen berücksichtigen muss.
Ein Beispiel für übermäßige Fehlzeiten, das ich (überraschenderweise) recht häufig sehe, ist die Situation, in der ein bestimmter Mitarbeiter mehr krank war als der Rest der Belegschaft zusammen!!! Ein extremes Beispiel, das eindeutig als exzessiv einzustufen ist und bei kleinen Arbeitgebern die Ergebnisse ernsthaft beeinträchtigen würde.
Aber exzessive Fehlzeiten können auch in weitaus weniger extremen Situationen auftreten, so dass ein Verfahren erforderlich ist, um festzustellen, was „exzessiv“ ist. So geht’s:
- Erfassen Sie die Anwesenheit aller Mitarbeiter. Das geht ganz einfach mit einer Excel-Tabelle, in der jedes Arbeitsdatum oben aufgelistet wird und jeder Mitarbeiter eine Zeile auf der linken Seite hat. Jedes Mal, wenn jemand abwesend ist, vermerken Sie den Grund in der entsprechenden Zelle. Ich verwende folgende Kategorien für die Klassifizierung von Abwesenheiten:
- Urlaub (V),
- Urlaub (L), der Trauerfall, Krankheit, Mutterschaft usw. umfassen kann,
- Vorabgenehmigte Abwesenheit (P) für Situationen, in denen der Arbeitnehmer im Voraus darum bittet und eine Genehmigung erhält, um einen Termin wahrzunehmen oder sich um eine persönliche oder familiäre Situation zu kümmern, und
- Ungeplante Abwesenheit (U), wenn der Arbeitnehmer nicht bei der Arbeit ist und Ihnen keine Gelegenheit zur Vorabgenehmigung gegeben hat.
- Wenn Sie mindestens sechs Monate lang die Anwesenheit erfasst haben, prüfen Sie, wie viele Abwesenheiten jeder Mitarbeiter hat. Sortieren Sie die Mitarbeiter von der höchsten zur niedrigsten Zahl.
- Ermitteln Sie, wer zu den oberen 10 % gehört (d. h. die Mitarbeiter mit den meisten Abwesenheiten, die in der Regel weit über dem Unternehmensdurchschnitt liegen).
Wenn die oberen 10 % mehr ungeplante Abwesenheiten haben als der nationale Durchschnitt (der im letzten Jahr bei etwa 9 Abwesenheiten pro Jahr lag), dann haben Sie möglicherweise eine übermäßige Situation und es ist an der Zeit zu untersuchen, was mit dem betreffenden Mitarbeiter los ist. Wenn sogar die oberen 10 % unter dem nationalen Durchschnitt liegen, sollten Sie sich damit befassen, aber ich würde den Begriff „exzessiv“ nicht verwenden, auch wenn es für Ihr Unternehmen vielleicht exzessiv ist.