Wie lange muss man sie aufbewahren
Sie haben wahrscheinlich gehört, dass sieben Jahre der perfekte Zeitraum für die Aufbewahrung von Steuerunterlagen, einschließlich Steuererklärungen, ist. Laut Steven Packer, CPA, von der Tax Accounting Group bei Duane Morris, ist die tatsächliche Aufbewahrungsfrist nicht so einfach zu bestimmen.
„In den meisten Fällen müssen Steuerunterlagen nicht sieben Jahre lang aufbewahrt werden, da es eine dreijährige Verjährungsfrist gibt“, erklärt Packer. „Unter der Annahme, dass kein Betrug oder sonstiges Fehlverhalten vorliegt, kann das Finanzamt Ihre Steuererklärungen nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist nicht mehr einsehen.“
Die Verjährungsfrist hat einige wichtige Ausnahmen, und wenn eine davon auf Ihre Steuererklärung zutrifft, müssen Sie Ihre Erklärungen und Unterlagen länger als drei Jahre aufbewahren. Die Verjährungsfrist beträgt zum Beispiel sechs Jahre, wenn Sie Ihr Einkommen erheblich zu niedrig angesetzt haben. Die Schwelle für eine erhebliche Unterbewertung liegt bei 25 Prozent Ihres Bruttoeinkommens. Wenn Sie angeben, dass Ihr Bruttoeinkommen 50.000 Dollar betrug, es aber in Wirklichkeit 100.000 Dollar waren, haben Sie Ihr Einkommen erheblich zu niedrig angesetzt.
Die Sechs-Jahres-Regel gilt auch, wenn Sie die Kosten einer Immobilie erheblich zu hoch angesetzt haben, um Ihren steuerpflichtigen Gewinn zu minimieren. Wenn Sie z.B. eine Immobilie für 150.000 $ verkauft haben und behaupten, Sie hätten 125.000 $ statt der tatsächlichen 50.000 $ bezahlt, hat das Finanzamt sechs Jahre Zeit, um gegen Sie vorzugehen. Und wenn Sie mehr als 5.000 $ an Einkünften aus einem Offshore-Konto verschwiegen haben, beträgt die Verjährungsfrist ebenfalls sechs Jahre.
Bewahren Sie die Unterlagen sieben Jahre lang auf, wenn Sie einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einen Forderungsabzug geltend machen. Wenn Sie keine Steuererklärung abgegeben haben oder wenn Sie eine betrügerische Steuererklärung abgegeben haben, gibt es keine Verjährungsfrist für das Finanzamt, um gegen Sie vorzugehen.
Eigentumsunterlagen können ewig aufbewahrt werden
Wenn Sie eine Immobilie mit Gewinn verkaufen, müssen Sie auf diesen Gewinn Kapitalertragssteuer zahlen. Für die Berechnung Ihres Kapitalgewinns müssen Sie Ihre Unterlagen oft so lange aufbewahren, wie Sie Ihre Investition besitzen. Sie benötigen diese Aufzeichnungen, um die Kostenbasis für die Immobilie zu berechnen, d. h. die tatsächlichen Kosten, die um andere Faktoren, wie z. B. größere Verbesserungen an der Struktur, nach oben oder unten korrigiert werden.
Die Berechnung der Kostenbasis für Immobilien, die Sie selbst bewohnen, ist relativ einfach, da die meisten Menschen die Zahlung von Kapitalertragssteuern auf ihren Hauptwohnsitz vermeiden können. Wenn Sie Ihren Hauptwohnsitz verkaufen, können Einzelpersonen, die eine Steuererklärung abgeben, bis zu 250.000 $ an Gewinnen von der Steuer ausschließen, und Paare, die gemeinsam eine Steuererklärung abgeben, können bis zu 500.000 $ ausschließen. Um den Ausschluss in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie mindestens zwei der letzten fünf Jahre in Ihrem Haus gewohnt haben. Trotzdem müssen Sie Ihre Aufzeichnungen über die Transaktion mindestens drei Jahre lang nach dem Verkauf der Immobilie aufbewahren.
Wenn Ihr Verkauf die oben genannten Kriterien nicht erfüllt, müssen Sie Aufzeichnungen über wesentliche Verbesserungen mindestens drei Jahre lang nach dem Verkauf aufbewahren. In der IRS-Publikation 523 „Selling Your Home“ (Verkaufen Sie Ihr Haus) wird erläutert, welche Verbesserungen Sie zu Ihrer Kostenbasis hinzufügen können – und damit Ihre Kapitalgewinnrechnung reduzieren. Das Gleiche gilt für vermietete Immobilien.
Die meisten Makler berechnen Ihre Kostenbasis für Aktien, Anleihen und Investmentfonds, allerdings nur für Aktiengeschäfte seit 2011 und Investmentfonds seit 2012. Es ist jedoch ratsam, alle Ihre Transaktionsunterlagen aufzubewahren, falls Sie den Makler wechseln. Bewahren Sie außerdem Aufzeichnungen über geerbtes Eigentum und dessen Wert zum Zeitpunkt des Todes des Eigentümers auf, der zu Ihrer Steuerbemessungsgrundlage wird.
Es spricht nichts dagegen, Ihre Aufzeichnungen länger als gesetzlich vorgeschrieben aufzubewahren, wenn Sie sich dadurch beruhigt fühlen und das Durcheinander ertragen können. Sie können auch in Erwägung ziehen, einige Unterlagen in der Cloud zu speichern, d. h. auf einem externen Computerspeicher, den Sie mieten.
Obwohl viele Menschen ihre Unterlagen in Papierform aufbewahren, ist es auch sinnvoll, die Dokumente in elektronische Dateien umzuwandeln und in der Cloud zu speichern. Es ist eine gute Idee, zwei Sätze zu haben, für den Fall, dass einer zerstört wird.