Die Einstellung von Auftragnehmern ist ein großer Schritt für jedes kleine Unternehmen, da sie eine entscheidende Rolle für das Wachstum Ihres Unternehmens spielen. Auftragnehmer können Ihrem Unternehmen helfen, seine Produktivität zu steigern, ohne die finanzielle Belastung, die mit der Einstellung eines neuen Vollzeitmitarbeiters verbunden ist, zu tragen.
Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics machten die Sozialleistungen im Jahr 2018 30 % des Arbeitnehmerentgelts im privaten Sektor aus. Das bedeutet, dass Arbeitgeber diese 30 % einsparen können, wenn sie einen Auftragnehmer einstellen, da sie den Auftragnehmern keine Lohnsteuer, keine Arbeitslosenunterstützung, keine Krankenversicherung, keine Krankheitstage, keine bezahlten Urlaubstage, keine Entschädigungs- und Invaliditätsleistungen für Arbeitnehmer und andere Leistungen zahlen müssen.
Wenn Sie sich für die Einstellung eines Auftragnehmers entschieden haben, müssen Sie als Nächstes festlegen, wie Sie ihn sicher über das Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens bezahlen können. In Anbetracht der zunehmenden Cyberbedrohungen für kleine Unternehmen ist es wichtig, dass Sie ein Zahlungssystem verwenden, mit dem Sie den Auftragnehmern sicher und schnell eine Vergütung zukommen lassen können, ohne das Risiko eines Cyberangriffs einzugehen.
Um die Auftragnehmer Ihres kleinen Unternehmens in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem einzurichten, befolgen Sie diese fünf Schritte.
Schritt 1: Bestimmen Sie, ob Sie einen Auftragnehmer oder einen Angestellten benötigen
Auch wenn es günstiger ist, einen Auftragnehmer anstelle eines Vollzeitangestellten einzustellen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Angestellten gemäß den IRS-Richtlinien richtig einstufen.
Die IRS stellt fest: „Eine Person ist ein unabhängiger Auftragnehmer, wenn der Auftraggeber das Recht hat, nur das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder zu bestimmen, nicht aber, was und wie die Arbeit ausgeführt wird.“
Die korrekte Einstufung von Auftragnehmern ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die IRS-Vorschriften einhält, um Strafen zu vermeiden.
Schritt 2: Einbindung des Auftragnehmers
Die Einbindung eines Auftragnehmers beginnt mit der Sammlung aller erforderlichen Formulare und Informationen. Der erforderliche Papierkram hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche ab, aber er umfasst in der Regel:
- Lebenslauf: Auch wenn sich ein Auftragnehmer nicht um eine Vollzeitstelle bewirbt, sollte Ihr Unternehmen einen förmlichen Lebenslauf einholen und die Qualifikationen des Bewerbers sorgfältig prüfen.
- Bewerbung: Wenn Ihr Unternehmen ein formelles Bewerbungsverfahren für alle Vollzeitbeschäftigten durchführt, sollte auch der Auftragnehmer eine Bewerbung einreichen. Auf diese Weise werden wichtige Informationen über den Auftragnehmer gesammelt und seine Fähigkeiten überprüft.
- Vertrag: Erstellen Sie einen schriftlichen, vom Auftragnehmer zu unterzeichnenden Vertrag, in dem die Kriterien und Bedingungen für den Auftrag festgelegt sind. Darin sollten die Vergütung, die Zahlungspläne und die Einzelheiten der Verteilung genau beschrieben werden.
- W-9-Formular: Alle Auftragnehmer müssen ein W-9-Formular ausfüllen und unterschreiben, nachdem sie eingestellt wurden, aber bevor sie bezahlt werden. In diesem Formular des IRS werden die Identifikationsnummer des Steuerzahlers und eine Bescheinigung verlangt. Es enthält die Informationen, die der Arbeitgeber für die Abwicklung der Zahlungen und die Übermittlung der Daten an die IRS benötigt.
Schritt 3: Aufstellung eines Zahlungsplans und einer Zahlungsstruktur
Wenn Sie einen neuen Auftragnehmer einstellen, ist es wichtig, einen klaren Zahlungsplan und eine klare Zahlungsstruktur aufzustellen. Dadurch werden die Erwartungen an den Auftragnehmer festgelegt und Ihre Geschäftsunterlagen organisiert, um sicherzustellen, dass keine Zahlungen versäumt werden.
Zahlungsstruktur festlegen
Es gibt in der Regel zwei Möglichkeiten, Auftragnehmer zu bezahlen – stundenweise oder pro Projekt:
1. Stundenweise: Kleine Unternehmen können vereinbaren, Auftragnehmer stundenweise zu bezahlen, aber diese Methode hat Vor- und Nachteile. Es kann dem Kleinunternehmen helfen, ein größeres Projekt in Etappen zu bezahlen, wenn es sich bereit erklärt, pro eingereichter Zeiterfassung zu zahlen, und es kann Ihrem Unternehmen ermöglichen, die Kosten der Arbeit zu verfolgen, indem es sie stundenweise überprüft.
Der Nachteil der stundenweisen Bezahlung ist, dass sie für Kleinunternehmen auch teurer sein kann. Wenn die Stunden für einen Auftrag nicht gedeckelt sind, kann der Auftragnehmer mehr Stunden einreichen, als das Unternehmen veranschlagt hat.
Wählen Sie die stundenweise Bezahlung, wenn:
- der Projektumfang flexibel ist oder sich ändern kann
- Sie ein flexibleres Budget für Auftragnehmer haben
- der Zeitrahmen eines Projekts oder einer Reihe von Aufgaben ungewiss ist
2. Projekt: Anstatt nach Stunden zu bezahlen, kann sich ein kleines Unternehmen dafür entscheiden, einen Auftragnehmer pro Projekt zu bezahlen. Dies erfordert eine Zahlung bei der Vorlage und Abnahme des Projekts. Der Vorteil ist, dass Sie genau wissen, wie viel Sie für die Unterstützung des Auftragnehmers einplanen müssen.
Der Nachteil bei der Bezahlung pro Projekt ist, dass der Auftragnehmer möglicherweise zusätzliche Gebühren zum Pauschalpreis hinzufügt, um seine Zeit und alle zusätzlichen Arbeiten zu berücksichtigen, die ihm bei der Ausführung des Auftrags entstehen könnten.
Entscheiden Sie sich für eine projektbezogene Bezahlung, wenn:
- Die Struktur und der Zeitplan des Projekts sind klar definiert
- Sie haben nur ein begrenztes Budget für Auftragnehmer
- Sie haben einen Notfallplan für alle größeren Projektänderungen
Zahlungszeitplan festlegen
Nachdem die Zahlungsstruktur festgelegt wurde, muss Ihr Unternehmen einen Zahlungsplan für Auftragnehmer festlegen. Viele Unternehmer entscheiden sich dafür, die Zahlungen für Auftragnehmer mit dem Zeitplan für Vollzeitbeschäftigte zu synchronisieren, da dies die Dinge straffen und vereinfachen kann.
Auftragnehmer können auch wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder am Ende eines Projekts bezahlt werden. Die Häufigkeit der Zahlungen sollte im Vertrag festgelegt und zwischen dem Unternehmen und dem Auftragnehmer vereinbart werden.
Wenn Ihr Unternehmen nur mit einem Auftragnehmer zusammenarbeitet, haben Sie mehr Flexibilität bei der Festlegung des Zahlungsplans. Die Häufigkeit der Zahlungen kann je nach Verfügbarkeit der Mittel, den Abrechnungsmodalitäten des Unternehmens und den Präferenzen des Auftragnehmers festgelegt werden. Aus buchhalterischen Gründen kann es einfacher sein, die Zahlung bei Vorlage der Arbeit, der Zeitkarte oder der Rechnung des Auftragnehmers vorzunehmen oder sie mit dem allgemeinen Gehaltsabrechnungsplan des Unternehmens zu synchronisieren.
Wenn Ihr Unternehmen mit mehreren Auftragnehmern zusammenarbeitet, ist es wichtig, einen festen Zahlungsplan für alle zu haben. So haben alle Auftragnehmer den gleichen Zahlungsrhythmus und Ihr Unternehmen kann nachverfolgen, wer wann bezahlt wurde.
Schritt 4: Wählen Sie Ihre Zahlungsmethode
Nach der Festlegung der Zahlungsstruktur und des Zahlungsplans muss Ihr Unternehmen im nächsten Schritt bestimmen, welche Methode es für die Bezahlung der Auftragnehmer verwenden will. Den Unternehmen stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Ihre Wahl hängt davon ab, welche Methode am besten funktioniert und sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Auftragnehmer am sichersten ist.
- Elektronische Schecks per E-Mail: Eine weitere Möglichkeit ist die Zahlung per eChecks, wie sie von Deluxe angeboten werden. Mit dieser Methode können Auftragnehmer schnell und bequem bezahlt werden, während ihre Finanzdaten sicher bleiben. Die Unternehmen benötigen nur die E-Mail-Adresse des Auftragnehmers, so dass keine Finanz- oder Bankdaten gespeichert werden müssen.
- Kreditkarte: Kleine Unternehmen können Auftragnehmer mit einer Kreditkarte bezahlen, wenn sie ein Händlerkonto eingerichtet haben. Ist dies der Fall, kann dies eine schnelle und bequeme Zahlungsmethode sein – allerdings ist dafür ein Portal oder ein Rechnungsstellungssystem auf Seiten des Auftragnehmers erforderlich.
- Direkteinzahlung: Die direkte Einzahlung ist eine bequeme Methode für Auftragnehmer und spart Unternehmen Zeit, da sie keine Papierschecks versenden müssen. Um Auftragnehmer per Direkteinzahlung zu bezahlen, müssen die Unternehmen die notwendigen Bank- und Girokontoinformationen vom Auftragnehmer erhalten, um sicherzustellen, dass das Geld korrekt eingezahlt werden kann.
- Scheckdruck: Mit gedruckten Schecks können Unternehmen Auftragnehmer bezahlen, ohne dass sie alle Informationen über deren Girokonten benötigen, aber es kann mehr Zeit und Geld erfordern. Beim Versand von Papierschecks müssen kleine Unternehmen Umschläge adressieren, Briefmarken kaufen und die Schecks rechtzeitig verschicken. Der Versand eines Papierschecks kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn er auf dem Postweg verloren geht oder sogar im Büro verlegt wird, bevor er abgeschickt wird.
Schritt 5: Ausfüllen eines 1099-MISC-Formulars
Der letzte Schritt bei der Bezahlung von Auftragnehmern besteht darin, sie ein 1099-MISC-Formular ausfüllen zu lassen. Das Formular 1099-MISC wird verwendet, um verschiedene Einkünfte oder Einkünfte, die nicht von einem regulären Arbeitgeber stammen, zu erfassen. Der IRS verlangt von Unternehmen, dass sie dieses Formular ausfüllen, wenn sie einem Auftragnehmer mehr als 600 Dollar pro Jahr zahlen. Das Formular wird den Auftragnehmern am Ende des Jahres zugeschickt, damit sie es ihrer jährlichen Einkommenssteuererklärung beifügen können.
Wenn Ihr Auftragnehmer als Unternehmen organisiert ist, müssen Sie möglicherweise kein 1099-MISC-Formular ausstellen, obwohl es einige Ausnahmen von dieser Vorschrift gibt, z. B. für Anwälte.
Bezahlen Sie Ihre Auftragnehmer schnell und sicher mit Deluxe
Die Beauftragung von Auftragnehmern mit der Durchführung von Arbeiten für Ihr Unternehmen ist ein spannender Schritt auf dem Weg zum Wachstum Ihres Unternehmens – aber damit Ihre Auftragnehmer zufrieden sind und gut arbeiten, müssen Sie in der Lage sein, sie schnell und sicher zu bezahlen.
Die sichere und bequeme Bezahlung über eChecks von Deluxe stellt sicher, dass die Auftragnehmer ihre Zahlungen erhalten, ohne ihre persönlichen und finanziellen Daten einem Risiko auszusetzen. Und da Sie für eChecks nur die E-Mail-Adresse Ihres Vertragspartners benötigen, kann dies den Verwaltungsaufwand für die Einrichtung einer direkten Einzahlung oder anderer digitaler Zahlungsformen erheblich verringern.