Ich möchte die Geschichte erzählen, warum ich mich entschlossen habe, eine elektronische Kartei zu erstellen und warum wir bei fortythree.me so begeistert von der digitalen Kartei sind.
Meine Herausforderung: Zu viele konkurrierende Aufgaben
Vor ein paar Jahren hatte ich mit meiner Produktivität zu kämpfen. Als Unternehmensberaterin musste ich mit mehreren Projekten für verschiedene Kunden gleichzeitig jonglieren. Außerdem gab es mehrere interne Projekte in unserer Firma. Außerdem gab es einige private Projekte wie die Renovierung der Wohnung, die Planung von Urlaubsreisen, Sport und so weiter.
An manchen Tagen fragte ich mich: „What the f***? Es gibt so viele Dinge zu tun, dass ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll!“ Gleichzeitig strömten in unglaublicher Geschwindigkeit neue Dinge in meinen Posteingang.
Ich war zunehmend damit beschäftigt, meine Aufgaben zu organisieren und die Prioritäten neu zu bewerten, um in diesem Chaos wenigstens ein wenig Ordnung zu schaffen. Ich hatte das Gefühl, dass die Zeit, die mir für meine Arbeit zur Verfügung stand, rapide abnahm, sehr zu meiner Beunruhigung. So begab ich mich auf eine Reise, um Produktivitäts- und Zeitmanagementsysteme zu erforschen.
Meine besonderen Inspirationsquellen waren Merlin Manns Blog und David Allens Getting Things Done, das mir das Konzept des Posteingangs Null und die Grundsätze für effizientes Arbeiten zeigte. Die Prinzipien von GTD sind für meine tägliche Arbeit heute äußerst wertvoll. Ein Werkzeug stach dabei heraus und wurde zum zentralen Bestandteil meiner Selbstorganisation: die Laufzettelkartei, auch bekannt als 43-Ordner-System.
Bei jedem neuen Thema, das auf Sie zukommt, müssen Sie entscheiden, ob Sie es erledigen, delegieren, verschieben oder löschen wollen. (Die berühmten 4 Ds) Heute ist die elektronische Laufmappe das Mittel meiner Wahl, um Aufgaben effektiv zu verschieben.
Hier eine Zusammenfassung:
Die Laufmappe besteht aus 12 Ordnern für die Monate des Jahres und bis zu 31 Ordnern für den laufenden Monat. Ich habe in einem früheren Beitrag beschrieben, wie man eine Laufmappe erstellt. Wenn Sie eine Aufgabe in die Zukunft verschieben möchten, müssen Sie sie einfach in den entsprechenden Ordner legen. Er bleibt versteckt, bis er fällig wird, und wird dann automatisch wieder aus dem Ordner hervorgeholt.
Dieses einfache System bietet mir viele Vorteile:
- Ich habe einen Ort, an dem alle aufgeschobenen Aufgaben landen, wenn ich meinen Posteingang bearbeite.
- Ich kann diese Aufgaben vergessen, weil ich mich darauf verlassen kann, dass das System mich daran erinnert, wenn es Zeit ist.
- Ich kann mich auf die Aufgaben konzentrieren, die heute wirklich wichtig sind.
- Ich kann den Posteingang auf Null reduzieren und die Zeit, die ich brauche, um mir den Kopf über den Posteingang zu zerbrechen, minimieren.
- Ich habe ein leichtes Planungswerkzeug.
- Ich kann mich in dieser Welt voller Ablenkungen konzentrieren.
Der Laufzettel macht mein Tagesgeschäft viel effizienter, konzentrierter und macht mehr Spaß.
Da ich selten mit Papier und meist mobil arbeite, wollte ich immer auch eine elektronische Laufzettel-App auf meinem Smartphone. Aber es gab keine.
Meine Lösung: Ein elektronischer Laufzettel
Ich habe mir eine Bürosoftware zugelegt und über ein Dutzend verfügbare To-Do-Apps sowie alle gängigen Produktivitätssysteme ausprobiert. Auch wenn es möglich ist, in Notiz-Apps wie Evernote oder auf Boards wie Trello einen Tickler-Ordner anzulegen, ist das immer umständlich. Nichts gab mir den vollen Nutzen des physischen Laufzettelsystems in der digitalen Welt. Deshalb habe ich letztes Jahr als Produktivitätsenthusiast damit begonnen, diesen speziellen elektronischen Laufzettel zu erstellen. Im Moment ist sie als App auf Android und iOS verfügbar (noch in der Beta-Phase).
EDIT: Sie ist jetzt im App Store und Play Store erhältlich. Holen Sie sie sich hier.
Für den Moment konzentrieren wir uns auf die Kernfunktionalität, aber es gibt Pläne, die App zu verbessern, während sie einfach und benutzerfreundlich bleibt.
Es lohnt sich, die elektronische Tickler-Datei auszuprobieren! Also los geht’s 😉