Escritura técnica para técnicos

Uno de los usos más comunes e importantes de la escritura técnica son las instrucciones, es decir, las explicaciones paso a paso de cómo hacer las cosas: ensamblar algo, hacer funcionar algo, reparar algo o explicar un proceso personal (matricularse en la universidad, por ejemplo) para que los lectores puedan entenderlo mejor y, posiblemente, utilizarlo ellos mismos.

Los textos sobre procesos son extremadamente comunes en la escuela y en las profesiones. En la escuela, los profesores suelen asignar tareas de proceso. Por ejemplo, los profesores de humanidades pueden pedir una descripción de cómo evolucionó un periodo artístico o literario; los de historia, las contribuciones de los líderes de una cultura a lo largo del tiempo; los de ciencias sociales, la cronología de los inventos; los de ingeniería, explicaciones de cómo se transforma el sonido en señales eléctricas; los de negocios, cómo funciona la Reserva Federal o cómo vender un producto.

Diariamente, leemos procesos descriptivos, entre los que se incluyen recetas de cocina, manuales de uso de nuevos programas informáticos o columnas de consejos sobre cómo perder peso o cómo tener éxito en los estudios o en una profesión. Estos textos se centran en responder a una de las siguientes preguntas:

«¿Cómo se hace esto?»
«¿Cómo puedo hacer esto?»

Aunque los temas de un informe de proceso o un conjunto de instrucciones pueden variar, muchos comparten similitudes: la mayoría están escritos para explicar cómo funciona algo, la mayoría están estructurados en orden cronológico utilizando pasos numerados, y la mayoría se basan ampliamente en lo visual. Al escribir instrucciones para aprender un nuevo programa de software, por ejemplo, los escritores pueden utilizar capturas de pantalla y/o vídeos de pantalla para guiar a los usuarios a través del tutorial.

En general, es bueno tener tanto texto como elementos visuales en sus instrucciones, ya que su audiencia probablemente está compuesta por personas con diferentes estilos de aprendizaje. Sin embargo, el uso de elementos visuales puede variar en función de la audiencia y del uso previsto de las instrucciones. Los elementos visuales ayudan a aclarar un concepto que es difícil de explicar sólo con palabras. Los gráficos pueden utilizarse para mostrar el aspecto de algo, el aspecto que debería tener una vez completado el paso, cómo se hace o construye algo, mostrar tendencias o relaciones, añadir viveza al proyecto o simplemente ayudar a organizar la información. Los gráficos son útiles ya que casi todo el mundo (incluidos los niños y otras personas con un idioma diferente) puede entender las instrucciones visuales y ver exactamente lo que tienen que completar.

Tipos de instrucciones

Hay tres tipos principales de textos de procesos:

- - Procesos descriptivos: responden a la pregunta: «¿Cómo se hace esto?» Estos textos describen cómo ocurre un proceso para que los lectores puedan entenderlo mejor. Por ejemplo, escribir un proceso descriptivo sobre cómo se inscribió en un curso en línea en lugar de en persona podría ser útil para alguien que nunca ha hecho la inscripción en línea.

- - Procesos prescriptivos: son de naturaleza explicativa; prescriben cómo se hace algo (o cómo debería hacerse) para que los lectores puedan hacerlo por sí mismos. Son el tipo más común de documentos instructivos. Por ejemplo, se puede escribir una guía de procesos prescriptivos para los usuarios en la que se explique cómo realizar el mantenimiento básico de sus coches, como cambiar el aceite, comprobar las bujías o sustituir las pastillas de freno. *Los ejemplos que aparecen a continuación son ejemplos de procesos prescriptivos.

- - Los procesos descriptivos y prescriptivos combinados hacen que la idea principal del documento sea un proceso descriptivo y que haya algunas secciones que resuman cómo los lectores pueden realizar el proceso. En otras palabras, los escritores pueden abordar tanto «¿Cómo puedo hacer esto?» como «¿Cómo se hace?» en diferentes partes de un texto. Otra posibilidad es que desarrollen diferentes versiones del mismo documento para dos públicos: un público de usuarios y un público de interesados.

Cómo empezar

Al principio de un proyecto o tarea de redacción de instrucciones, es importante tener en cuenta a su público y determinar las características (el número de tareas y pasos) del procedimiento concreto sobre el que pretende escribir.

Público y situación: Al principio del proceso, defina la audiencia y la situación de sus instrucciones. Recuerde que definir una audiencia significa definir su nivel de conocimiento y familiaridad con el tema. A veces resulta útil describirse a sí mismo el público y luego utilizarlo para evaluar su mensaje al final y estar seguro de que es apropiado para su audiencia.

Número de tareas: Una consideración importante es cuántas tareas hay en el procedimiento para el que está escribiendo las instrucciones. El término procedimiento puede usarse para referirse a todo el conjunto de actividades de las que hablan sus instrucciones, mientras que tarea puede usarse para definir un grupo semi-independiente de acciones dentro del procedimiento. Por ejemplo, configurar el módem es una tarea en el procedimiento general de conectar un ordenador a Internet.

Como otro ejemplo, un procedimiento simple como cambiar el aceite de un coche contiene sólo una tarea; no hay agrupaciones semi-independientes de otras actividades. Un procedimiento más complejo, como el uso de un horno microondas, contiene un montón de tareas semi-independientes, tales como ajustar el reloj, ajustar el nivel de potencia, utilizar el temporizador, limpiar y mantener el microondas, y más.

Algunas instrucciones tienen una sola tarea pero tienen muchos pasos dentro de esa única tarea. Por ejemplo, imagine un conjunto de instrucciones para montar un columpio para niños. Un enfoque eficaz sería agrupar los pasos similares y relacionados en fases, y luego renumerar los pasos en cada nueva fase. Una fase es un grupo de pasos similares dentro de un procedimiento de una sola tarea. En el ejemplo del columpio, montar el marco sería una fase; anclar la cosa en el suelo sería otra; y montar el columpio de caja sería otra.

Enfocar las instrucciones

Otra consideración, que tal vez no pueda determinar al principio, es cómo enfocar sus instrucciones. Para la mayoría de las instrucciones, puede centrarse en las tareas implicadas o en las herramientas necesarias.

- - En un enfoque de tareas para las instrucciones sobre el uso de un contestador telefónico, tendría secciones sobre la grabación de su saludo, la reproducción de sus mensajes, el guardado de sus mensajes, el reenvío de sus mensajes y la eliminación de sus mensajes. Por otro lado, en un enfoque de herramientas para las instrucciones de uso de una fotocopiadora, habría secciones sobre el botón de copiar, el botón de cancelar, el botón de ampliar/reducir, el botón de intercalar/grapar, la bandeja de papel, el botón de tamaño de la copia, etc. Si diseñara un conjunto de instrucciones sobre este plano, probablemente escribiría los pasos para utilizar cada botón o función de la fotocopiadora.

Contenido de las instrucciones

Asegúrese de leer la sección sobre «Diseño del documento» antes de crear sus instrucciones. Incluya los siguientes elementos:

Introducción: Al planificar cuidadosamente la introducción de sus instrucciones, asegúrese de:

- - Indicar lo que la audiencia necesita en términos de conocimientos y antecedentes para entender las instrucciones.
  - Dar una idea general del procedimiento y de lo que consigue.
  - Indicar las condiciones en las que estas instrucciones deben (o no deben) utilizarse.
  - Dar una visión general del contenido de las instrucciones.

Advertencia general, precaución, avisos de peligro: Las instrucciones también deben alertar a los lectores sobre la posibilidad de estropear su equipo, estropear el procedimiento y/o hacerse daño. Además, las instrucciones deben enfatizar los puntos clave o las excepciones. Para estas situaciones, debe utilizar avisos especiales, como Nota, Advertencia, Precaución y/o Peligro.

Contexto técnico o teoría: Al principio de algunas instrucciones (normalmente después de la introducción), puede necesitar una discusión de los antecedentes relacionados con el procedimiento. Para ciertas instrucciones, estos antecedentes son fundamentales; de lo contrario, los pasos del procedimiento no tienen sentido. En algunos casos, los escritores de instrucciones pueden necesitar dedicar mucho tiempo a explicar las cosas a los lectores antes de pasar a los pasos reales del proceso.

Equipos y suministros: La mayoría de las instrucciones incluyen una lista de las cosas que debe reunir antes de iniciar el procedimiento. Esto incluye el equipo, las herramientas que se utilizan en el procedimiento (como cuencos para mezclar, cucharas, moldes para pan, martillos, taladros y sierras) y los suministros, las cosas que se consumen en el procedimiento (como madera, pintura, aceite, harina y clavos). En las instrucciones, estos elementos suelen aparecer en una lista vertical simple o en una lista de dos columnas al principio de las instrucciones. Utilice la lista de dos columnas si necesita añadir especificaciones a algunos o a todos los elementos -por ejemplo, nombres de marcas, tamaños, cantidades, tipos, números de modelo, etc.

Discusión de los pasos: Cuando llegue a la redacción de los pasos, asegúrese de considerar cuidadosamente la estructura y el formato de dichos pasos, cualquier información complementaria que pueda ser necesaria, y el punto de vista y el estilo general de redacción de las instrucciones. Un punto de vista utilizado en la escritura técnica es la segunda persona, que se dirige a la audiencia como si fuera usted.

*En general, los escritores de instrucciones deben esforzarse por hacer lo siguiente:

- - Utilizar una escritura clara y sencilla siempre que sea posible.

- - Tener un conocimiento profundo del proceso en todos sus detalles técnicos.

- - Trabaje para ponerse en el lugar del lector que va a utilizar sus instrucciones.

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