Las cuentas por cobrar (AR) se refieren a las facturas pendientes que tiene una empresa, o al dinero que le deben sus clientes. En su vida personal, un ejemplo de cuentas por cobrar sería la compra de una entrada para un concierto o evento deportivo para un amigo con el entendimiento de que le pagará más tarde. Es esencialmente un «pagaré». En los negocios, las cuentas por cobrar representan una línea de crédito extendida por una empresa, que vence en un plazo relativamente corto, que puede variar desde unos pocos días hasta un año.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Si una empresa tiene cuentas por cobrar, entonces ha realizado una venta, pero aún no ha cobrado el dinero del comprador. La mayoría de las empresas operan permitiendo que una parte de sus ventas sean a crédito, ofreciendo a sus clientes la posibilidad de pagar después de recibir el servicio.
Por ejemplo, las empresas de servicios públicos suelen facturar a sus clientes después de haber recibido la electricidad. Mientras la empresa de servicios públicos o de energía espera a que sus clientes paguen sus facturas, las facturas impagadas se consideran Cuentas por Cobrar.
La mayoría de las empresas operan permitiendo a sus clientes comprar bienes a crédito. El coste de las ventas a crédito es lo que se denomina Cuentas por Cobrar. Generalmente, las Cuentas por Cobrar (AR), son la cantidad de dinero que los compradores deben a la empresa por los bienes y servicios prestados. Las Cuentas por Cobrar no deben confundirse con las Cuentas por Pagar (AP).
Mientras que AP es la deuda que una empresa tiene con sus proveedores o vendedores, las cuentas por cobrar son la deuda de los compradores con la empresa. Las cuentas por cobrar son activos importantes para una empresa, mientras que las cuentas por pagar son pasivos que deben ser pagados en el futuro por la empresa. Básicamente, las empresas deciden ofrecer cuentas por cobrar para animar a los clientes a elegir sus productos en lugar de los de la competencia.
Es aconsejable que una empresa establezca un proceso de cuentas por cobrar para determinar los clientes que ya han pagado e identificar los pagos que están atrasados. El proceso es un simple giro que hace que las cuentas por cobrar sean rastreables y manejables.
Cuatro pasos principales para un proceso típico de AR:
- Establecimiento de las prácticas de crédito
- Facturación a los clientes
- Seguimiento de los pagos recibidos y de los pagos vencidos
- Contabilización de las cuentas por cobrar
Sin embargo, utilizando las economías de escala, el proceso puede ser diferente para las empresas grandes y pequeñas. Las grandes empresas tienen una mayor entrada de efectivo, por lo que suelen invertir en equipos de gestión de créditos altamente cualificados y en sistemas informáticos que ayuden a mejorar y gestionar el proceso de forma eficiente.
Paso 1: Establecer prácticas de crédito
El primer paso es que la empresa desarrolle un proceso de solicitud de crédito.
A continuación, la empresa decidirá, basándose en la solvencia del solicitante, si ofrecerá bienes a crédito. La empresa puede optar por ofrecer el crédito a clientes individuales o a otras empresas.
Además, la empresa establecerá los términos y condiciones de las ventas a crédito. El documento describe las obligaciones y requisitos del cliente. La empresa debe asegurarse de que cumple con las leyes federales sobre el crédito, como la divulgación completa de las prácticas de crédito. Por ejemplo, la empresa tiene que comunicar claramente los tipos de interés del crédito.
Las condiciones difieren según se trate de empresas grandes o pequeñas.
Las grandes empresas pueden optar por dar a un cliente períodos de tiempo más largos.
En cambio, las pequeñas empresas no pueden permitirse ofrecer bienes a crédito durante períodos más largos debido a su menor flujo de caja y su escaso capital. La rapidez con la que se cobre la deuda del cliente será un factor que contribuya a determinar el capital que necesita la empresa para dirigir el negocio y el flujo de caja.
Paso 2: Facturar a los clientes
Una factura es un documento que se entrega al comprador y en el que se detallan los productos y servicios que se han prestado, los costes de dichos productos y servicios, así como la fecha en la que se espera el pago.
Cada factura tiene que tener un número de factura único para facilitar su recuperación. A continuación, el cliente tiene la posibilidad de elegir si quiere recibir las facturas electrónicas o físicas. Las grandes empresas prefieren enviar tanto las facturas electrónicas como las de papel.
A diferencia de las facturas de papel, las electrónicas son menos costosas y convenientes. Por ello, las pequeñas empresas optan mayoritariamente por utilizar el correo para entregar las facturas.
Cuanto más tarde una empresa en enviar una factura, más tardará el cliente en realizar los pagos. La factura debe enviarse con prontitud.
Paso 3: Seguimiento de las cuentas por cobrar
Este paso lo realiza un responsable de cuentas por cobrar (AR). El funcionario extrae un pago depositado en la cuenta bancaria del proveedor, lo introduce en el sistema de cuentas por cobrar y lo asigna a una factura.
El funcionario también concilia el libro de cuentas por cobrar para asegurarse de que todos los pagos se contabilizan y se contabilizan correctamente, y luego emite extractos mensuales a los clientes. El extracto proporciona detalles a los clientes sobre los importes adeudados según las facturas enviadas previamente.
El proceso de seguimiento difiere en las empresas grandes y pequeñas. Las empresas más pequeñas pueden no disponer de un sistema avanzado para el seguimiento de los pagos, y pueden utilizar el seguimiento manual de los pagos pendientes mediante el uso de herramientas, como Excel. En un proceso manual, las empresas utilizan hojas de cálculo para registrar cuándo envían las facturas y cuándo reciben los pagos. Las empresas pequeñas también pueden no tener suficiente personal para nombrar a un responsable de contabilidad, por lo que la empresa puede contratar a un contable profesional para cumplir esta función.
Las empresas más grandes suelen invertir en un equipo de responsables de contabilidad para llevar a cabo el proceso de seguimiento, y utilizan algún tipo de sistema de software de seguimiento de cuentas para ayudar a garantizar la precisión. El sistema ayuda al responsable de cobros a ser más eficaz, ya que le avisa automáticamente de la deuda pendiente.
Paso 4: Contabilización de las cuentas por cobrar
El responsable de cobros establece la fecha de vencimiento de los pagos. Tras la identificación de las deudas impagadas, el departamento de contabilidad realiza los asientos del diario para registrar las ventas. El proceso implica tanto la contabilización de las deudas incobrables, o los impagos, como la identificación de los descuentos por pago anticipado.
Un «día en la vida» de un profesional de cuentas por cobrar
Los responsables de cuentas por cobrar son el personal más importante que participa en el desarrollo y la implementación del proceso de cuentas por cobrar. Sus actividades diarias suelen incluir la supervisión del dinero que los clientes deben a la empresa.
Un día típico para un responsable de cuentas por cobrar implicaría actividades como la verificación de los datos de los créditos, la clasificación de las deudas y la realización de asientos en el diario de las transacciones. El Responsable de RA también supervisa a un equipo de oficinistas, analistas y contables, además de los cobradores de deudas.
Cada día, el Responsable se asegura de que el equipo trabaje en colaboración para garantizar el éxito del proceso de RA establecido.
Por ejemplo, un cliente puede solicitar la compra de bienes a crédito. El director de cuentas por cobrar pedirá a los analistas de crédito que identifiquen la solvencia del cliente.
El director se asegurará de que, una vez identificado el cliente como solvente, los empleados de cuentas por cobrar preparen las facturas y las emitan a tiempo.
A continuación, los contables determinarán el total de ventas a crédito del día. A continuación, la información se transmite a los cobradores, incluida la fecha de vencimiento para el cobro del dinero.
El efecto de la automatización en el proceso de cuentas por cobrar
Adquisiciones:
El departamento de compras realiza el pedido y transmite una copia de la orden de compra (PO) al departamento AP. La organización recibe los bienes o servicios -ya sea a través del departamento de Recepción o del empleado que los pidió- y el proveedor envía la factura a AP. Puede obtener más información sobre el proceso completo de adquisición para el pago aquí.
Procesamiento de facturas:
Un empleado de AP introduce manualmente los datos de la factura en un sistema contable antes de almacenar físicamente el documento en papel en un archivador. La información de los nuevos proveedores se introduce utilizando las convenciones de nomenclatura de la organización para evitar la duplicación. Tanto la información de los proveedores nuevos como la de los ya existentes se coteja con fuentes internas, como el archivo maestro de proveedores, y con fuentes externas, como el servicio de cotejo del TIN del IRS y la lista de organizaciones prohibidas en Estados Unidos de la Oficina de Control de Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de Estados Unidos. Puede obtener más información sobre la facturación electrónica aquí.
Aprobación de facturas:
Un empleado de AP realiza una coincidencia a tres bandas. Un cotejo a tres bandas compara la orden de compra, el recibo y la factura para identificar cualquier inexactitud o dato no coincidente. Un gestor de AP prepara y aprueba la documentación para cualquier excepción por entrega incompleta, artículos dañados, artículos enviados erróneamente u otros problemas.
Pago:
El equipo de AP prepara el pago, ya sea extendiendo un cheque o estableciendo una transacción a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o la transferencia electrónica de fondos (EFT). Un gestor de AP, un controlador o un director financiero (dependiendo del proceso de aprobación de la empresa) aprueba el pago, autorizando al departamento a realizar un descuento por pago anticipado a un proveedor si el pago se realiza dentro del intervalo de fechas especificado en las condiciones. El pago se envía por correo de EE.UU., transferencia bancaria, ACH/EFT, empresa de transporte o mensajería.
Gestión de proveedores:
El proveedor llama al departamento de AP para preguntar por la situación del pago. Un empleado de AP investiga la pregunta y determina si la factura sigue en proceso de aprobación o si el pago está en el correo.
Actualizaciones del sistema:
El departamento de tecnología de la información (TI) supervisa el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa y cualquier hardware y software que utilice el departamento de AP. El equipo de TI aprueba e instala nuevas versiones de software según sea necesario. El equipo del director de tecnología estudia cualquier propuesta de AP de nueva tecnología y determina cómo integrarla con los sistemas heredados de la empresa.
Información y análisis:
El departamento de AP prepara y estudia las hojas de cálculo que han construido en Excel, o una herramienta similar, analizando todas las transacciones, supervisando el rendimiento y las métricas del departamento, incluidos los días pendientes de pago (DPO). El director financiero supervisa el flujo de caja de la organización mediante conversaciones con el director de AP. El director general recibe informes escritos y verbales del director financiero sobre el rendimiento de la organización.
La continua evolución de los procesos de cuentas por cobrar
Al igual que en las cuentas por pagar, los procesos manuales en los departamentos de cuentas por cobrar crean importantes ineficiencias y excesivos gastos generales, causando estragos en el flujo de caja de una empresa.
Los procesos anticuados y basados en el papel aumentan las cancelaciones de deudas incobrables e impiden a las empresas acceder al efectivo que necesitan para apoyar los objetivos de crecimiento. La empresa media cancela el 4% de las cuentas por cobrar como deudas incobrables. Para una empresa de 10 millones de dólares, esto supone una pérdida de 400.000 dólares al año.
Al implementar una solución de automatización, las empresas pueden ver una reducción del 10-20% en las deudas incobrables, devolviendo los ahorros a su negocio.