¿Qué es la Facturación Médica Externa?
Como médico independiente con un equipo de facturación interno, es probable que haya lidiado con varias complicaciones a lo largo del proceso de facturación. Los pagos bajos y retrasados, la complejidad administrativa y organizativa, y la dificultad para encontrar personal local con experiencia para contratar son quejas comunes que muchos practicantes reportan. El proceso de facturación, como vínculo directo con sus finanzas, hace que el tratamiento de estos problemas sea aún más apremiante.
La externalización de la facturación médica es una forma de hacer frente a estas complejidades. Al subcontratar, usted deja que un tercero dedicado codifique y facture sus procedimientos. Usted envía la información, su equipo encuentra la mejor manera de codificar y facturar sus reclamaciones, lo envían al pagador y usted recibe el pago.
No se necesitan empleados internos. Al menos, esa es la idea.
Pros de la externalización de su facturación médica
PRO #1
Mayores ingresos, recibidos más rápidamente
La externalización se traduce en más reclamaciones pagadas, pagos más rápidos y menores costes generales.
Para la mayoría de las prácticas, la externalización se reduce a los ingresos. En general, la externalización de la facturación se traducirá en mayores ingresos.
En promedio, una empresa de facturación dedicada enviará las reclamaciones de forma más completa, fiable y rápida que un equipo de facturación interno. Esto significa que se pagará un porcentaje más alto con una cantidad mayor.
Aunque muchos equipos de facturación internos son funcionales, la naturaleza de la facturación médica asegura que la mayoría de los equipos perderán gradualmente su precisión y velocidad a medida que cambien las regulaciones, todo lo cual le costará a su negocio, ya sea en horas pagadas por el reentrenamiento o en ingresos perdidos.
Un ejemplo de análisis de costes
La mayoría de los consultorios con equipos internos cobrarán alrededor del 60% de sus reclamaciones, frente a un mínimo del 70% cuando se subcontratan.
Como análisis de costes simple, considere un caso en el que su consultorio envía 2.000.000 de dólares de reclamaciones facturadas en un año. Esto se traduce en 1.200.000 dólares en cobros de su equipo interno frente a 1.400.000 dólares en cobros que obtendría con la externalización. La pregunta es, entonces, si la externalización cuesta más que el dinero extra que obtendrá? Aparte del porcentaje de recaudación, las principales diferencias que hay que tener en cuenta a la hora de hacer un análisis de costes son:
- El coste del propio departamento de facturación (equipos, salarios)
- Costes de procesamiento de reclamaciones
- Otros gastos generales diversos, como el software, el hardware y el espacio de oficina
Los servicios de facturación dedicados suelen cobrar un porcentaje de sus recaudaciones como coste de procesamiento de reclamaciones, siendo la media alrededor del 7%. Se puede esperar que un equipo de facturación interno que ingrese 1.200.000 dólares cueste al menos 100.000 dólares al año, aunque hay cargos adicionales que estamos pasando por alto en este sencillo desglose. Teniendo en cuenta estas cifras, tenemos los siguientes valores para nuestro análisis:
Contratado: 1.400.000 dólares en cobros, menos 100.000 dólares en costes de procesamiento y otras tasas = 1.300.000 dólares en cobros netos.
En la empresa: 1.200.000 dólares en cobros, menos 100.000 dólares en costes del departamento de facturación = 1.100.000 dólares en cobros netos.
En general, el coste global del cobro, ya sea subcontratado o en la empresa, será bastante parecido. Hay otros costes que deben tenerse en cuenta en un análisis de costes completo, pero suponen cambios bastante pequeños en las cifras globales.
PRO #2
Mantenimiento de registros más fácil para profesionales médicos ocupados
Los departamentos de facturación son muy complejos y difíciles de organizar; la subcontratación pone esa carga en manos de un tercero dedicado.
Otro beneficio significativo y concreto de la subcontratación es la facilidad de mantenimiento de registros y archivos. Muchos consultorios tienen dificultades a la hora de organizar todos sus archivos, ya sean registros financieros o formularios de solicitud. Si se añaden cosas más complejas, como la digitalización de archivos, se pueden empezar a tener problemas más graves.
Esto se debe a que los equipos de facturación no están claramente formados en sistemas de organización de datos adecuados y a que la organización de los archivos no tiene prioridad.
Las auditorías son significativamente más fáciles, ya sean externas o internas. Las empresas de facturación médica operan bajo principios y directrices organizativas mucho más estrictas que la mayoría de las oficinas. En la mayoría de los casos, puede estar seguro de que podrán acceder a toda la información necesaria para una auditoría.
También podrá acceder fácilmente a cualquier otra información que pueda necesitar para la elaboración de informes, o simplemente a los datos que desee para su revisión.
También se reduce el tiempo de seguimiento y disminuye la probabilidad de que las reclamaciones se presenten indebidamente. Otra forma en la que esto afecta directamente a su consulta es que los clínicos y el personal médico pueden tener un acceso más fiable a la información de los pacientes cuando sea necesario. Además, se puede acceder a la información de los pacientes que es relevante para la facturación con mayor regularidad en toda la consulta.
PRO #3
Reducción de los costes de gestión de la oficina
Los departamentos de facturación requieren muchos recursos de la oficina y complican el funcionamiento general de la misma. La externalización se deshace de estas complicaciones.
El último beneficio general que puede esperar cuando externaliza es que la gestión de su oficina se vuelve mucho más fácil. Con la facturación médica subcontratada, usted cosecha los siguientes beneficios:
- Hay que contabilizar a menos personas
- Hay que procesar menos datos de nóminas
- Hay que ocuparse de menos espacio y tecnología
- Hay que contabilizar a menos personalidades individuales durante los procedimientos interdepartamentales
Esto tenderá a afectar a su consultorio en todos los niveles, desde la gestión de la oficina hasta los honorarios de custodia y los recursos humanos. Menos personas a su cargo significa menos cosas que pueden salir mal.
Especialmente cuando los departamentos de facturación se vuelven bastante grandes, la cantidad de complejidad y supervisión se vuelve difícil de manejar. La externalización elimina directamente esta complejidad y puede aportar una nueva facilidad y simplicidad a la vida cotidiana de su consulta.
Puede mejorar las relaciones y racionalizar la consulta a todos los niveles. Aunque este efecto parece marginal, no debe pasarse por alto, y a menudo puede tener un efecto agravante en la productividad de su consulta.
Contras de la externalización de su facturación médica
Los principales contras de la externalización son el coste hundido y la falta de control. Aunque, hay algunos otros aspectos menores a considerar también.
CONTRA #1
El costo hundido en la capacitación del personal hace que la subcontratación sea ilógica
El costo de la capacitación de su equipo de facturación es efectivamente «hundido» si usted elige subcontratar.
El costo hundido se refiere al hecho de que usted ya ha gastado tiempo en la capacitación y el pago del personal de facturación para hacer su trabajo. Este coste está, en efecto, «hundido» cuando elige subcontratar, se convierte en nulo e irrelevante para el futuro de su consulta.
Esto puede ser muy frustrante y difícil a la hora de tomar su decisión, pero puede analizarlo de una manera sencilla mirando el coste. Es útil tener en cuenta cuánto ha gastado en formación y en llevar a su personal a su nivel actual. Así como anotar su nivel actual de rendimiento.
Pregúntese: «¿Cuándo será necesaria una nueva formación?»
Puede ser que en su campo no se esperen nuevas tecnologías o cambios en la facturación a corto plazo. La formación de su personal ha supuesto un gasto importante, pero ha dado sus frutos en forma de cobros superiores a la media. Si es así, puede que no le compense subcontratar en este momento. Sin embargo, son pocos los consultorios que se encuentran en una situación tan afortunada.
CONTRA #2
Menos supervisión de las operaciones diarias significa que tiene menos control diario
Los equipos internos permiten una fácil supervisión de todos los aspectos del proceso de facturación; la subcontratación requiere que renuncie a cierta supervisión y control.
La supervisión puede ser una carga para algunos consultorios debido a los recursos que requiere. Pero para algunos, puede ser una ventaja poder supervisar claramente sus departamentos de facturación.
Una supervisión estricta puede permitirle obtener una respuesta rápida a las consultas relacionadas con el proceso de facturación y entender exactamente cuál es su situación en cada etapa del proceso. Para algunos, esta mayor supervisión puede estar directamente relacionada con mayores ingresos. Para otros, puede ser simplemente una preferencia por tener el control de la gestión diaria.
Si su oficina se gestiona de manera muy eficiente y experimenta poca o ninguna fricción cuando se trata de la operación diaria de su departamento de facturación, puede terminar siendo más fácil para usted mantener su equipo interno. Y, si simplemente tiene un estilo de gestión que favorece una supervisión más exhaustiva, la externalización puede no ofrecer la tranquilidad que ofrece a otros.
Al final, su decisión tendrá que basarse en algo más que en los números para determinar lo que es correcto para usted.
CONTRA #3
El crecimiento de los ingresos se retrasa temporalmente en los cobros netos
Cuando subcontrata, empieza a pagar inmediatamente pero sus ingresos aumentan con el tiempo, lo que significa que sus cobros netos pueden ser menores durante un tiempo.
Cuando elige subcontratar, pagará por los servicios de facturación subcontratados desde el primer día. Esto significa que es probable que sus ingresos disminuyan incluso con sus menores gastos generales.
Sus ingresos brutos, en la gran mayoría de los casos, terminarán siendo más altos al cabo de un año de la externalización. Sin embargo, es posible que tenga algunos problemas de tiempo que requieran unos ingresos constantes durante un tiempo determinado. En estas circunstancias, la externalización de su facturación causaría problemas dentro de ese plazo, y debería retrasarse hasta que esté preparado para asumir ese compromiso.
CON #4
Podría causar problemas potenciales con las regulaciones de la HIPAA
La información que cambia de manos más a menudo significa más oportunidades de violaciones de la HIPAA.
En teoría, si su información médica va a más lugares hay una mayor probabilidad de que se produzcan infracciones de la normativa HIPAA.
En la práctica, esto afecta a un número extraordinariamente pequeño de consultorios, ya que todos los consultorios de facturación médica deberían estar bien equipados para manejar la información médica de forma que se cumpla la normativa HIPAA. Sin embargo, esta consideración puede ser relevante para algunas prácticas a considerar.
¿Qué prácticas deben mantenerse alejadas de la externalización?
La externalización tendrá al menos algunos beneficios para todas las prácticas. Por lo tanto, tiene sentido que cualquier consultorio considere la externalización en algún momento. Sin embargo, hay algunos consultorios que deberían esperar absolutamente para externalizar. Entre ellos, los más importantes son:
Prácticas con limitaciones de tiempo para comparar opciones
La evaluación de sus opciones requiere tiempo, y no todos los servicios de facturación son iguales. Si no tiene tiempo, es mejor que espere.
Elegir un servicio de externalización requiere que se filtre entre varias opciones, que se ponga en contacto con ellos y que entienda bien sus servicios, que compare precios, etc. Si no tiene los medios o el tiempo para hacer esto ahora, no debe apresurarse a subcontratar su facturación médica sin hacer una investigación.
Es importante subcontratar su facturación a una empresa que entienda completamente las características únicas de su práctica. La subcontratación de una práctica que no es buena o que simplemente no se ajusta a sus necesidades puede terminar costándole a largo plazo, así que asegúrese de saber en qué se está metiendo. Y si no tiene tiempo para hacer esto, es mejor esperar.
Prácticas que ya tienen un equipo de facturación excelente y bien entrenado
Si sus ingresos ya son satisfactorios y en un alto porcentaje, la externalización puede ofrecer rendimientos decrecientes.
La subcontratación puede ser irrelevante para usted si su equipo de facturación está altamente capacitado, al día en su campo, y tiene un historial probado de altos rendimientos con el 70% o más de las reclamaciones pagadas.
Esto es especialmente cierto si sus rendimientos son significativamente superiores al 70%. Aunque incluso en este caso, sería bueno considerar la externalización en algún momento en el futuro. Las prácticas en esta situación pueden estar en el punto de rendimientos decrecientes.
Prácticas que requieren una supervisión directa de sus procesos de facturación
Ya sea por preferencia personal o por alguna situación específica en la que se encuentre, si necesita una supervisión directa, la subcontratación será un problema.
Ya sea que esté involucrado en la gestión de la oficina o sea un médico, algunas personas prefieren la supervisión directa de tantos procesos como sea posible. Aunque la mayoría de la gente tiende a preocuparse más por los ingresos que por inconvenientes menores como estos, ¿quiénes somos nosotros para decirle que no puede llevar su consulta como quiere?
Aunque la externalización tenderá a aumentar los ingresos, eso no significa que sea adecuada para todo el mundo.
¿Qué consultas deberían externalizar definitivamente?
Practicas con tiempo para considerar sus opciones
Si sabe que la externalización le beneficiará, el tiempo es el mayor obstáculo. Si tiene tiempo para sopesar sus opciones, empiece a buscar hoy mismo.
Encontrar a alguien con quien subcontratar puede ser un proceso multifacético y complejo, y hay muchas cosas que considerar. Si conoce a otros profesionales que subcontratan, comente con ellos sus experiencias hasta el momento. Recopile información sobre con quién trabajan, qué funciona y qué no. Es importante tener una buena comprensión de lo que busca cuando subcontrata para no tener que lidiar con ninguna sorpresa en el proceso.
En general, puede ser útil abordar las discusiones con las empresas de facturación médica de la misma manera que se abordan las entrevistas de trabajo: averiguar lo que pueden hacer por usted, equilibrar sus pros y sus contras, y averiguar quién sale ganando. Todo esto lleva tiempo, pero si tiene ese tiempo, puede esperar mejoras significativas.
Necesita un aumento de ingresos para su práctica
La externalización está casi garantizada para aumentar los ingresos. Si tiene problemas con sus ingresos, la subcontratación puede ser su mejor opción.
Desgraciadamente, no es raro que los profesionales experimenten rendimientos muy bajos por su trabajo debido a las dificultades en el proceso de facturación.
En general, es bueno que intente diagnosticar por qué está perdiendo ingresos. Considere qué procedimientos y pagadores no son lucrativos y qué puede hacer para cambiar eso.
Cualquiera que sean las razones, la mayoría de las causas de los bajos ingresos pueden corregirse mediante la externalización. Si encuentra que sus ingresos son bajos debido a reclamaciones mal archivadas, errores administrativos, presentación inoportuna o errores resultantes de las actualizaciones de CPT y CIE-10, puede esperar que la subcontratación aumente sus ingresos.
Tomando una decisión entre la facturación médica interna y la subcontratada
La subcontratación de su facturación médica está hecha a medida para usted si está buscando aumentar sus ingresos, reducir el desorden en su oficina y racionalizar su archivo. Por el contrario, si encuentra que prospera en un entorno en el que tiene mucho control y conocimiento sobre el proceso de facturación, o si simplemente no tiene tiempo para analizar sus opciones en este momento, debería retrasar su decisión de externalizar o seguir manejando su consulta tal y como está actualmente.
Elegir la externalización es complejo y debería considerar todas sus opciones. Los beneficios de la subcontratación son claros y deseables, pero definitivamente no debe apresurarse a través del proceso sin revisar varias prácticas y entender exactamente lo que quiere obtener del proceso de subcontratación.
Si está interesado en aprender más sobre cómo manejamos el proceso de subcontratación, o si tiene alguna pregunta para nosotros, llame al 1-888-783-7818 para hablar con un profesional de facturación médica hoy.