Deténganme si ya han escuchado esto: «Tenía una queja sobre mi jefe, así que se lo conté a RRHH de forma confidencial. Se lo contaron a mi jefa y ahora está enfadada conmigo. ¿No está obligado RRHH a mantener la confidencialidad de todo?»
Los empleados a menudo asumen que cualquier conversación que tengan con Recursos Humanos es confidencial y no puede ser compartida. Pero como no somos médicos ni sacerdotes, sabemos que ese no es el caso.
Como profesionales de RRHH, somos responsables de navegar por la a menudo complicada tarea de equilibrar lo que puede parecer un conflicto de responsabilidades: la necesidad de ser un recurso de confianza para los empleados y un socio eficaz para la empresa. Entonces, ¿cómo proteger las necesidades de los empleados y de la empresa al mismo tiempo? Depende de nosotros entender las políticas y las leyes, ejercer la discreción y utilizar el juicio inteligente.
Cuando RH debe actuar
Es fácil ver cómo un empleado puede pensar que ciertos temas están fuera de los límites cuando se trata de la confidencialidad. Después de todo, las quejas relacionadas con el acoso sexual o la discriminación son asuntos serios y a menudo se desea mantenerlos en privado. Pero también son asuntos legales, lo que significa que RRHH no puede mantener la información de los empleados 100% confidencial porque deben actuar de acuerdo con la ley.
Si lo que se está reportando a RRHH es una regla, política o violación legal – va a tener que ser tratado, ¡punto! Incluso si el empleado le dice que no quiere que se haga nada, sólo que usted esté al tanto de lo sucedido… usted está obligado a cumplir con las normas de la empresa, a evitar la responsabilidad legal y, lo que es más importante, a proteger a sus empleados.
Un buen equipo de RR.HH. trae sólo a las personas necesarias (o involucradas) para completar las investigaciones exhaustivas, lo que significa que, al final, algunas personas tendrán que saber sobre lo que se le dijo. En este caso es imposible garantizar una confidencialidad total, incluso si se promete con antelación.
Cuándo puede actuar RRHH
En función de la naturaleza de las quejas que violan las políticas o las leyes, suele ser sencillo evaluar cuándo romper la confidencialidad e intervenir. Sin embargo, la situación se vuelve más complicada en aquellas situaciones que dependen de la discreción de RRHH, como las quejas generales sobre los jefes o los compañeros de trabajo. Así que, ¿cómo saber qué compartir (y qué no) para llegar a una resolución?
Es clave entender por qué alguien acude a RRHH en primer lugar, y qué quiere conseguir con ello. Por ejemplo, si alguien se queja de que un gerente tiene un favoritismo flagrante, entienda lo que quiere que suceda. ¿Quieren que RRHH hable con el director? ¿Quieren saber si se han presentado otras quejas? Desde el entrenador hasta el mediador, existe un amplio espectro de funciones que RRHH puede desempeñar una vez que se entienda la razón del empleado para compartirla. Sin embargo, lo que los trabajadores a veces no se dan cuenta es que los profesionales de RRHH no suelen tomar decisiones, sino que son facilitadores. La educación de RRHH en el lugar de trabajo es la clave para ayudar a los empleados a entender cuándo y por qué acudir a ti, y también para confiar en que harás lo correcto con su información (sensible).
Entonces, ¿qué es realmente confidencial?
En general, los empleados no deberían esperar una confidencialidad sin límites, eso es un poco ingenuo. Al mismo tiempo, RRHH necesita disipar esta noción (a menudo prevalente) de que, de alguna manera, son los empleados contra la empresa. Los empleados son el activo más importante y caro de cualquier empresa. Son los que están en las trincheras haciendo el trabajo, y tienen una perspectiva importante. Por lo tanto, es crucial desarrollar una relación con ellos para que le confíen la información sobre sus experiencias en el lugar de trabajo.
Puede reducir muchas tensiones desde el principio dando a los empleados un descargo de responsabilidad sobre lo que es confidencial cuando piden hablar de algo en secreto. La mayoría de las veces la respuesta es nada, ya que RRHH no está obligado a mantener demasiadas cosas confidenciales. Dicho esto, se espera que tenga una discreción y un juicio expertos. Los buenos profesionales de RR.HH. hacen todo lo posible para limitar la exposición de la información delicada que comparten los empleados a lo que es necesario saber.
Hazlo bien y establecerás relaciones duraderas tanto con los empleados como asesor de confianza, como con la dirección de la empresa como representante fiable de la marca.