L’embauche d’entrepreneurs est une étape importante pour toute petite entreprise, car ils jouent un rôle crucial dans la croissance de votre entreprise. Les entrepreneurs peuvent aider votre entreprise à augmenter sa productivité sans ajouter le fardeau financier de l’embauche d’un nouvel employé à temps plein.
Selon le Bureau of Labor Statistics, les avantages sociaux représentaient 30 % de la rémunération des employés dans le secteur privé en 2018. Cela signifie que les employeurs peuvent économiser ces 30 % en embauchant un entrepreneur puisqu’ils n’auront pas besoin de payer aux entrepreneurs les charges sociales, les prestations de chômage, l’assurance maladie, les jours de maladie, les congés payés, l’indemnisation des travailleurs et l’invalidité, et d’autres avantages.
Une fois que vous avez décidé d’embaucher un entrepreneur, l’étape suivante consiste à déterminer comment le payer en toute sécurité par le biais du système de paie de l’entreprise. Avec une augmentation des cybermenaces pour les petites entreprises, il est important que vous vous assuriez que vous utilisez un système de paiement qui peut envoyer de manière sécurisée et rapide la rémunération aux entrepreneurs sans risque de cyberattaque.
Pour configurer les entrepreneurs de votre petite entreprise dans votre système de paie, suivez ces cinq étapes.
Étape 1 : Déterminer si vous avez besoin d’un entrepreneur ou d’un employé
Bien qu’il puisse être plus abordable d’embaucher un entrepreneur plutôt qu’un employé à temps plein, les entreprises doivent s’assurer qu’elles classent correctement les employés selon les directives de l’IRS.
L’IRS précise qu' »un individu est un entrepreneur indépendant si le payeur a le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat du travail et non ce qui sera fait et comment cela sera fait. »
Classer correctement les entrepreneurs est important pour s’assurer que l’entreprise suit les règles de l’IRS afin d’éviter les pénalités.
Etape 2 : Embarquez votre entrepreneur
L’embarquement d’un entrepreneur commence par la collecte de tous les formulaires et informations nécessaires. Les documents nécessaires dépendent de votre entreprise et de votre secteur d’activité, mais ils comprennent généralement :
- Un curriculum vitae : Même si un entrepreneur ne postule pas pour un poste à temps plein, votre entreprise doit recueillir un curriculum vitae officiel et faire preuve de diligence raisonnable pour vérifier ses qualifications.
- Demande : Si votre entreprise a un processus de candidature officiel pour tous les employés à temps plein, l’entrepreneur devrait également soumettre une candidature. Cela permettra de recueillir des informations importantes auprès de l’entrepreneur, ainsi que de vérifier ses compétences.
- Contrat : Créez un contrat écrit, à signer par l’entrepreneur, détaillant les critères et les conditions de la mission. Cela devrait inclure un langage spécifique décrivant la rémunération, les calendriers de paiement et les détails de distribution.
- Formulaire W-9 : Tous les entrepreneurs doivent remplir et signer un formulaire W-9 après leur embauche mais avant d’être payés. Ce formulaire de l’IRS demande le numéro d’identification d’un contribuable et une certification. Il fournit les informations dont l’employeur a besoin pour effectuer les paiements et soumettre les informations à l’IRS.
Étape 3 : Établir un calendrier et une structure de paiement
Lorsqu’on embauche un nouvel entrepreneur, il est important d’établir un calendrier et une structure de paiement clairs. Cela permet de définir les attentes avec la personne et de garder vos documents d’affaires organisés pour s’assurer que les paiements ne sont pas manqués.
Mise en place d’une structure de paiement
Il existe généralement deux façons de payer les entrepreneurs – à l’heure ou par projet :
1. À l’heure : Les petites entreprises peuvent accepter de payer les entrepreneurs à l’heure, mais cette méthode présente des avantages et des inconvénients. Elle peut aider la petite entreprise à payer un projet plus important par étapes si elle accepte de payer par soumissions de cartes de temps, ainsi que permettre à votre entreprise de suivre les dépenses du travail en le vérifiant heure par heure.
L’inconvénient de la rémunération horaire est qu’elle peut aussi être plus coûteuse pour les petites entreprises. Si les heures ne sont pas plafonnées sur un travail, l’entrepreneur peut soumettre plus d’heures que ce que l’entreprise a budgété.
Choisissez le paiement à l’heure si :
- L’étendue du projet est flexible ou peut changer
- Vous avez un budget plus flexible pour les entrepreneurs
- Le calendrier d’un projet ou d’un ensemble de tâches est incertain
2. Projet : Au lieu de payer à l’heure, une petite entreprise peut choisir de payer un entrepreneur par projet. Cela nécessite un paiement lors de la soumission et de l’acceptation du projet. L’avantage ici est que vous saurez exactement combien vous devez budgéter pour le soutien de l’entrepreneur.
L’inconvénient de payer par projet est que l’entrepreneur pourrait ajouter des frais supplémentaires dans le taux forfaitaire pour tenir compte de son temps et de tout travail supplémentaire qu’il pourrait rencontrer pour terminer la mission.
Choisissez le paiement par projet si :
- La structure et le calendrier du projet sont bien définis
- Vous n’avez qu’un budget limité pour les entrepreneurs
- Vous avez un plan d’urgence pour tout changement majeur du projet
Définir un calendrier de paiement
Une fois la structure de paiement établie, votre entreprise doit déterminer un calendrier de paiement pour les entrepreneurs. De nombreux propriétaires d’entreprise choisissent de synchroniser les paiements des entrepreneurs avec le calendrier des employés à temps plein, car cela peut permettre de rationaliser et de simplifier les choses.
Les entrepreneurs peuvent également être payés chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, chaque trimestre ou à l’aboutissement d’un projet. La fréquence doit être détaillée dans le contrat et convenue par l’entreprise et l’entrepreneur.
Si votre entreprise ne travaille qu’avec un seul entrepreneur, vous aurez plus de flexibilité sur le calendrier de paiement. La fréquence peut être fixée en fonction de la disponibilité des fonds, des méthodes de paie de l’entreprise et des préférences de l’entrepreneur. Pour des raisons de comptabilité, il peut être plus facile de payer à la soumission du travail, de la carte de temps ou de la facture de l’entrepreneur, ou de le synchroniser avec le calendrier de paie global de l’entreprise.
Si votre entreprise travaille avec plusieurs entrepreneurs, alors il est important d’avoir un calendrier de paiement fixe pour tout le monde. Cela permet de garder tous les entrepreneurs sur la même fréquence de paiement et permet à votre entreprise de suivre qui a été payé et quand.
Étape 4 : Sélectionnez votre méthode de paiement
Après avoir établi la structure et le calendrier de paiement, l’étape suivante consiste pour votre entreprise à déterminer quelle méthode elle utilisera pour payer les entrepreneurs. Il existe de multiples options parmi lesquelles les entreprises peuvent choisir. Votre choix dépend de la méthode qui fonctionne le mieux et qui est la plus sûre pour votre entreprise et vos entrepreneurs.
- Chèques électroniques disponibles par courriel : Une autre option consiste à envoyer le paiement par chèques électroniques, comme le propose Deluxe. Cette méthode permet aux entrepreneurs d’être payés rapidement et commodément tout en gardant leurs informations financières sécurisées. Les entreprises n’ont besoin que de l’adresse électronique de l’entrepreneur, ce qui élimine la nécessité de stocker ses informations financières ou bancaires.
- Carte de crédit : Les petites entreprises peuvent payer les entrepreneurs avec une carte de crédit si elles sont configurées avec un compte marchand. Si l’entrepreneur l’est, cela peut être une méthode de paiement rapide et pratique – mais il faudra un portail ou un système de facturation de la part de l’entrepreneur.
- Dépôt direct : Le dépôt direct est une méthode pratique pour les entrepreneurs et il permet aux entreprises de gagner du temps en n’ayant pas à envoyer de chèques papier. Pour payer les entrepreneurs par dépôt direct, les entreprises doivent acquérir les informations bancaires et de compte chèque nécessaires auprès de l’entrepreneur pour s’assurer que l’argent peut être correctement déposé.
- Chèques imprimés : Les chèques imprimés permettent aux entreprises de payer les entrepreneurs sans avoir besoin de toutes leurs informations de compte chèque, mais cela peut nécessiter plus de temps et d’argent. L’envoi de chèques papier nécessite que les petites entreprises adressent des enveloppes, achètent des timbres et postent les chèques en temps voulu. L’envoi d’un chèque papier peut poser un risque de sécurité s’il est perdu dans le courrier, ou même égaré au bureau avant d’être envoyé.
Etape 5 : Remplir un 1099-MISC
La dernière étape pour payer les entrepreneurs est de leur faire remplir un formulaire 1099-MISC. Le formulaire 1099-MISC est utilisé pour suivre les revenus divers, ou les revenus qui ne proviennent pas d’un employeur régulier. L’IRS exige que les entreprises remplissent ce formulaire si elles paient un entrepreneur plus de 600 dollars par an. Le formulaire est ensuite envoyé aux entrepreneurs à la fin de l’année pour qu’ils le joignent à leur déclaration annuelle de revenus.
Si votre entrepreneur s’est organisé en société, vous n’aurez peut-être pas à fournir un formulaire 1099-MISC, bien qu’il existe certaines exceptions à cette exigence, notamment pour les avocats.
Payez vos entrepreneurs rapidement et en toute sécurité avec Deluxe
L’embauche d’entrepreneurs pour effectuer des travaux pour votre entreprise est une étape passionnante dans la croissance de votre entreprise – mais le maintien de la satisfaction et du bon travail de vos entrepreneurs dépend de votre capacité à les payer rapidement et en toute sécurité.
La fourniture de paiements sûrs et pratiques via les chèques électroniques de Deluxe garantit que les entrepreneurs reçoivent le paiement sans mettre leurs informations personnelles et financières à risque. De plus, comme les eChecks ne nécessitent que l’adresse électronique de votre entrepreneur, cela peut réduire considérablement le temps administratif nécessaire pour configurer un entrepreneur pour le dépôt direct ou d’autres formes de paiement numérique.